规范乡镇档案管理工作的必要性

孟会贞

摘要：随着我国城市化的进程不断加快，对当前乡镇的管理也显得尤为重要。档案管理作为乡镇管理当中容易出现问题并且容易被忽视的一项管理，相关工作人员要意识到乡镇档案管理的必要性并且有效快速地对其进行整理，保障在对档案有需要时能够迅速找到所需档案资料信息。文章对乡镇档案管理工作的现状进行简单分析，并提出规范乡镇档案管理工作的相应措施。

关键词：乡镇;档案管理;规范;必要性

随着信息时代的发展，各种信息不断激增，因此，在乡镇这个信息管理技术不是很发达的区域，就要加强对其的档案管理。由于档案中的资料不仅仅局限于文字和图片，还涉及到了音频等信息，除此之外，乡镇的档案资料还会包含一些对未来乡镇的发展规划。如果对这些档案资料进行科学的管理以及合理的利用，不但可以提升乡镇的档案资料管理工作效率，而且还可以为乡镇的发展起到助力作用。

一、我国乡镇档案管理的现状和问题

（一）忽视乡镇档案管理工作

由于乡镇发展速度相对于城市来说比较慢，因此，乡镇的领导一般都将工作的重点放在了经济建设上，没有重视对乡镇档案的管理工作，导致乡镇档案的管理工作存在一定的问题和弊端。我国在对社会主义新农村进行建设过程中，领导往往将民生建设以及政绩建设放在首要的位置，忽视了乡镇的档案资料管理，并没有重视到其重要性。甚至部分领导在对乡镇的的档案进行管理时，只是分配一些能力较差的人员对档案进行管理，这些人员由于没有接受过良好的教育和系统的培训，并不能意识到开展档案管理工作的重要性。这些人员也不会主动学习档案管理相关知识，只是领导让做什么就做什么，“推一下才走一步”地去工作。由于沒有经过独立的思考以及个人技能的缺失，致使乡镇的档案管理工作没有达到预期设想的管理效果。

（二）乡镇档案管理人员素质不高

由于大部门分从事乡镇档案管理工作的人员没有接受过系统的教育培训以及技能训练，甚至乡镇大部分的档案管理工作都是由他人兼职完成的，并且经常还会出现人员调动等情况，因此，乡镇的档案管理人员的工作也存在着一定的不稳定性，经常会出现一个档案管理人员工作一段时间后，就会被派遣到另一个岗位，乡镇的档案管理工作经常会出现断层，对整个档案管理都有着不利影响。

（三）没有完善的乡镇档案管理制度

乡镇的档案管理工作普遍缺乏一个统一的管理制度，档案管理人员由于没有一个统一的标准要求，其在工作过程中对档案的管理等方面就会出现问题，主要表现在以下三方面：

1.档案管理的责任分配不明确，没有对档案管理工作人员进行明确分工，影响档案的整合工作以及归档的准确度。

2.由于管理模式的问题，乡镇普遍没有对档案管理进行安保设置，乡镇的档案资料保密性不强，很多人员都可以随意调取档案资料，这就意味着档案很有可能遭受篡改、损坏等一系列风险。

3.由于档案管理没有一个有效的监管制度，因此，在乡镇开展档案管理工作过程中虽然设置了专门的档案管理监督小组，但是并没有明确他们的工作内容，这种监督无法提升乡镇档案工作管理的效率。

二、规范乡镇档案工作管理的措施

（一）提高管理人员的管理意识

想要提高乡镇管理人员的意识，就要先提高乡镇领导人员对乡档案管理的重视程度。由于乡镇的档案管理涉及的范围非常广，所以就需要领导将乡镇的档案管理作为一个重要的工作，只有真正意识到了档案管理工作的重要性，才能真正落实好乡镇的档案管理工作。因此，要在领导层形成工作管理责任制，给每个领导分配不同的工作管理板块，保障每一版块的档案工作管理准确无误，与此同时，乡镇和党委要不定期对乡镇的档案管理工作进行抽查，并聆听有关人员的工作汇报，一旦发现他们在工作过程中有问题，要及时对其进行指导和帮助，这样一来，才能确保乡镇档案管理工作顺利进行。

（二）保障乡镇档案的完整性

档案管理人员要对档案工作的要点和内容有一个全方面的认识，不断提升自身的专业技能和素质，根据乡镇档案的实际情况，保证档案资料的完整性，让档案管理工作促进整个社会的发展。总的来说，就是要对档案管理人员进行一个系统的培训，不断提升其管理意识及工作意识，并对其进行不定期的考核，这样才能督促档案管理人员不断强化自身的技能和专业知识，确保他们的管理能力符合当下乡镇发展的要求。除此之外，还要专门为乡镇的档案管理设置一个档案柜，保障所有档案的质量，并对纸质档案进行备份，减少档案丢失的情况出现，提升档案管理的效率。

（三）健全档案管理制度

乡镇在对档案进行管理过程中，首先要遵循国家的安排和规定，与此同时，在正式归档前要对档案进行检测，如果档案存在问题和漏洞要及时修正，保障乡镇档案的有效性。除此之外，还要建立一个有效的管理制度，从归档开始着手确，保证档案管理的每一步都按照规定进行，并将责任分块划分到每一个管理人员的工作职责上，避免档案出现泄密和涂改的情况。

结语：总而言之，在对乡镇档案工作进行规范的过程中，要先让管理人员意识到对档案管理的重要性，从而提升档案管理工作人员的意识，与此同时，还要保障档案资料的完整性，并健全档案管理的工作制度，做好档案管理人员的队伍建设，只有这样，才能不断提升乡镇档案的档案管理工作效率，促进整个乡镇更好地发展。

参考文献：

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