探究信息数字化建设在企业档案管理中的应用

李晓莉

摘  要：企业档案承载着企业各发展阶段的重要信息，这些信息可以为企业管理和发展决策的建立提供参考。在科学技术不断升级的现今时期，企业档案的这些显著效用愈加明显。想要进一步保证档案信息利用的充分性，助力企业建立合理的发展决策，企业就要进一步注重数字化技术的运用，保障档案管理快捷、轻松。

关键词：信息数字化;企业档案管理;应用

一、企业档案管理中存在的问题

（1）企业档案信息化建设滞后

通过对近期以来状况的分析了解到，由于原有陈旧思想的束缚，使得企业信息数字化档案管理系统还不能体现完善性，大部分企业都会把档案管理理解为冗余资料的保管，未能从企业长远发展的层面进行了解;很多企业的档案管理系统还处于信息化建设的初期环节，未能体现出将信息化管理系统数字化层面升级的意向，所以，在这样的条件下，想要保证档案管理信息数字化系统的顺畅建设，企业就应当从根本上摆脱原有陈旧思想的束缚，进一步优化升级档案管理信息数字化制度体系。

（2）保密性技术应用薄弱

企业档案是企业各发展时期信息的承载体，其中包括了企业安全生产、运营和职工发展简历，在信息技术普及性运用的背景下，企业档案资料库的安全性也愈加难以保证，从近期企业状况的分析了解到，企业档案安全管理的直接性干扰因素如下，有关工作人员职责感和风险防控意识弱化、档案管理工作在具体开展中，未能充分结合内部安全管理制度、不科学的管理导致档案资料内容流失、篡改等。除此之外，还有来自外部环境的干扰因素，如：黑客、病毒入侵等，对企业档案数据库造成严重影响，导致信息泄露、数据丢失、篡改等，使企业蒙受不可估量的损失。

（3）档案管理人员专业能力不足

在国内科技水平不断增强的新时期，信息技术和数字技术得到企业的充分运用，企业档案管理工作在这样的环境中，已将原有纸质管理模式升级至信息数字化层面。如此一来，就会对原有管理技术模式带来明显冲击，也自然会对相关人员工作提出更加严格的标准。档案管理人员应当在具体工作中体现丰富、扎實的专业理论基础，并且还应对信息技术、智能终端技术、数据技术等完全通晓和灵活运用，切实保证在对这些技术充分利用的基础上，也保证企业档案信息安全和规整的持续，进而在诸多现代先进技术的有力支撑下，切实强化企业档案管理质量、成效和能力。

二、企业档案管理信息化建设的有效对策

（1）企业档案管理制度落实

在企业所有管理工作中，档案是最具繁杂性的一个业务项目，作为企业发展中的指导性资料，档案管理的快捷性和成效性也愈发得到注重。所以想要切实体现档案管理的职能效用，就应当进一步优化档案制度和信息化数字系统。在相关工作开展中，企业需要根据本身发展态势来对相关制度进行优化，助力档案管理工作快捷高效开展。在具体管理工作进行中，需要对先进性技术设备进行优先选用，保证先进技术设备购置经费的充足，保证档案信息数字化建设基础条件的完善。并保证在相关工作开展中，助力企业各科室间的通力协作，为企业档案管理工作的快捷高效开展创造有利条件。

（2）企业档案管理信息化建设加强

在企业的档案管理过程中，进行档案信息数字化建设的同时，还需要对档案信息资源的网络共享予以实现。因此档案管理需要充分利用各种信息软件和技术，对档案管理的立卷、归档等工作予以有效保证的同时，对档案资料相应数据库予以构建，档案资源的实时查询得以实现，使档案管理能够为企业管理层以及员工提供更好的服务;通过安全管理制度、网络运行制度的构建，在企业内部局域网中提供档案数据库的查询利用服务;同时互联网中，与其他企业和用户之间形成有效信息网络互联，使档案信息网络化的资源合理共享得以实现。

（3）安全高效防护体系构建

想要保证在信息数字化技术的有力支撑下，企业档案管理过程进一步体现安全性，就可以对以下两点内容进行参考：第一，切实强化智能终端设备的安全防御能力，为企业档案资料安全规整的持续提供有利条件。第二，进一步完善企业信息数字化的安全管理制度，以防止企业档案内容流失，最小化或消除不安全因素对于企业稳定发展的干扰。不仅如此，还需要对机密信息保密制度予以完善，通过加密权限的设置、员工查阅权限的设置、信息资源共享权限的设置等，对共享范围予以明确;并对信息审计机制、数据的使用和传递机制等进行完善，对档案数据的使用加强监控力度，对信息泄露所带来的损失尽可能地减少。

（4）档案管理人员素质提高

想要保证企业信息数字化建设完善，档案管理快捷高效，就应当建立具有高度职业素养和专业能力的管理团队。所以，企业就应当以规定时间对相关工作人员实行相应培训，培训过程应涉及到职业素养教育，助力参与培训人员在强化本身职业素养和岗位技能的基础上，也能够保质保效地开展数字化档案管理工作。企业还需要逐步招录复合型管理人才，助力档案管理团队不断优化，职业素养快速发展。

科技水平逐步提升，促进了信息技术和数字技术在各大企业普及运用。档案资料是收录企业各历程信息的主要载体，可为企业发展战略的建立给出现实参考。应在档案管理环节，基于快捷、安全的角度，进一步健全数字管理制度、机制，同时注重相关人员职业素养和技能的发展，保证切合现代社会发展趋势。还应借助数字化技术将信息数字化档案管理系统进行完善，力求档案查阅频次提升，使企业各方面效益提升，助力企业持续良好发展。

参考文献

[1]聂艳萍.浅析企业档案信息数字化建设[J].兰台世界，2015（S1）

[2]王冬玲.浅析企业档案信息数字化建设[J].兰台世界，2006（21）