数字信息时代背景下企业档案编研工作转型策略分析

张瑜

摘 要：企业档案编研是企业档案资源开发利用的重要方式，数字信息时代为企业档案编研带来新的发展机遇，本文通过分析档案编研环境的变化，指出编研工作存在的问题，提出了数字信息时代企业档案编研工作的转型策略，为新时代企业档案编研工作提供一定的思路。

关键词：数字时代;信息时代;企业档案;档案编研;开发利用

档案编研是对档案信息进行深入研究开发的专业性工作，企业档案编研是企业档案资源开发利用的重要方式，也是企业档案管理部门主动挖掘档案价值，扩大档案影响力，提升档案工作地位的重要手段。

在当前数字信息时代，网络技术和信息技术迅猛发展，“互联网+”开始深入影响各个行业领域，“数字中国”建设引领下，“数字企业”的建设如火如荼，以数字档案馆（室）建设和电子文件管理为主要方向的档案信息化建设全面展开，“大数据”、“人工智能”、“区块链”等新兴技术也开始在档案管理领域有所探索应用。时代发展为企业档案编研工作形成新的环境，带来新的机遇，档案编研需求来源、内容构成、成果形式、展示途径等更加丰富多样。如何抓住机遇，积极创新，探索档案编研工作转型，激发档案工作活力，是企业档案管理部门亟待关注的重点方向。

一、数字信息时代企业档案编研环境的变化

数字信息时代技术的快速发展及国家宏观层面的不断重视，为企业档案编研工作提供了良好的外部环境，档案编研工作的各项基础条件得到有效发展。

1.档案资源类型和规模不断扩大为企业档案编研打下坚实基础

档案收集范围扩大，档案类型多样。2012年国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》为企业档案资源建设指明了方向，随着10号令的深入实施，本着应收尽收、应归尽归的原则，企业档案资源收集范围不断扩大，档案资源类型更加丰富多样，为企业档案编研工作提供了坚实的资源基础。

规模化数字档案资源使编研利用更便捷。随着企业办公自动化水平和档案信息化水平不断提升，档案存量数字化、增量电子化不断推进，促使系统化、规模化的数字档案资源逐渐形成，告别入库逐卷调档的不便，企业档案编研利用档案资源变得更加直接高效。

2.档案信息化水平提升为企业档案编研提供支持平台

企业数字档案馆（室）或档案管理系统建设有效提升了档案管理工作效率，不再受传统纸质档案手工著录整理和利用耗时较多影响，档案信息化水平提升使档案基础业务方面节省大量时间，相当于释放了更多的人力和时间用于企业档案资源挖掘和编研工作开展;档案信息化建设有效提升了档案检索效率，使档案信息检索定位更加方便快捷，为精准查档开展档案编研提供了有利条件。

3.档案利用需求更加广泛为企业档案编研提供内在动力

数字信息时代电子文件数量剧增，增加了人们获取有效信息的难度，且企业化、市场化的管理模式对多维信息需求大幅增加，对信息的时效性、准确性提出更高要求，档案利用需求更加广泛且多样化，为企业档案开展深入编研服务生产经营和重大决策提供了内在动力;2013年起我国开展的国际档案日等法定宣传日为企业档案编研和成果宣传提供良好时机，宣传展示及企业文件建设需要也是激发档案编研的有效动力。

4.新媒体环境和技术手段兴起为企业档案编研提供技术支撑

数字信息时代自媒体技术盛行为企业档案编研提供了新的宣传展示途径，通过社交网络等可使档案编研成果以更快的速度和更广阔的范围进行传播，不断扩大编研成果影响力，同时更便于与利用者互动，获取进一步的需求或建议;新兴多媒体技术等使档案编研内容可实现图、文、声、像各种信息整合，档案编研表现形式更加生动形象，更具有吸引力，能够更好地满足现代快节奏企业员工的阅读方式和兴趣习惯。

二、企业档案编研工作存在的问题

时代发展为企业档案编研工作提供了资源和硬件支撑、技术支持和需求环境，但企业档案编研长期以来传统观念及基础薄弱等原因，实现数字信息时代下档案编研工作创新转型还存在着一些亟待解决的问题。

1.重视程度不够，编研方向不准

企业以效益为中心，企业档案工作并非直接产生效益，以及长期以来普遍对档案管理仅是接收保管并被动提供利用的传统偏见，导致企业领导及档案管理部门领导对档案编研工作重视程度不够，没有意识到档案编研的重要性，缺少相关的资金和人员投入;编研工作缺少整体规划，未能与企业中心工作和重点热点事件相结合，编研方向不准，编研成果缺乏亮点或没有发挥实效，难以获得普遍关注和重视。

2.编研方式传统，编研思路陈旧

长期以来企业档案编研一直被认为是档案管理部门的事，编研工作处于库藏有什么编什么、以我为主、“闭门造车”的状态，一方面与利用者需求的契合度不高，无法满足利用者多角度、多层次需求，导致档案编研成果满意度不高;另一方面档案编研工作开放和合作程度不高，由于编研内容的专业性与档案人员的知识结构的偏差，往往只编不研，导致档案编研内容过于简单，缺乏广度和深度，整体质量不高。

3.编研形式单一，编研效果欠缺

传统档案编研主要为公司史志、大事记、组织沿革、文件汇编等，编研形式比较单一，而且这些系统性和专业性较强、篇幅较长编研成果可读性不强，往往让人望而却步，缺乏有吸引力的可读性强的编研成果;档案编研对信息化技术利用度不高，编研内容不够丰富生动，展示形式不够灵活;档案编研成果的宣传力度不够，对新型社交媒体和网络环境利用程度不高，编研成果往往深藏库房、束之高阁，难以发挥成效。

4.编研人才缺乏，编研动力不足

企业档案管理多为边缘部门，档案编研工作对人员整体素质的要求较高与企业档案管理人员数量和能力水平不足的矛盾比较突出。一是企业档案人员数量不足，档案人员多囿于传统的档案整理业务，难以有大量时间精力开展编研;二是檔案人员思路较为陈旧，创新意识不强，对档案编研不够重视，干与不干一个样，干多干少一个样，编研动力不足;三是档案人员编研技能欠缺，专业素质难以满足数字时代高质量的档案编研要求，能力不足导致对编研工作的畏难情绪明显。