信息化背景下科技档案管理存在的问题与对策

作者简介：孙慧颖（1983.07-），女，河南浚县人，中级档案馆员，本科，研究的方向：档案。

摘 要： 在信息化建设不断快速发展的今天，大数据的普及为科技档案管理提供了更便捷的方式，使办公进入了无纸化时代，大大提高了工作效率。但由于科技档案的特殊性和专业性，使得科技档案管理工作面临着诸多难题。本文旨在通过分析当下科技档案管理存在的问题，从而提出相应的改进措施，进一步缓解归档、查档等工作的压力，加快科技档案的信息化建设。

关键词： 信息化;科技档案;建设

【中图分类号】G270.7     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.37.277

引言：科技档案作为档案管理的重中之重，在档案信息化建设中起着润滑剂的作用，只有科技档案管理具有可靠性、专业性、安全性才能加速档案管理的现代化建设。科技的发展为档案管理提供了强有力的技术支撑，为枯燥乏味的档案管理工作注入了新鲜血液，调动了工作人员的积极性，从而提高了工作效率。

1 科技档案管理面临的问题

1.1 管理人员的专业性不足

在人们潜意识的认知里，认为档案仅是一些信息的整理传输，并不涉及专业性、技术性的知识，所以不需要像技术员、程序员等专业性人才，这就为档案管理工作埋下了隐患。科技档案是区别于普通的个人信息档案，其具有保密性、专利性以及实用性。针对其保密性而言，科技是第一生产力，只有科学技术不断进步才能加速现代化的实现。对于专利性而言，每一项技术的发明创造都有申请专利保护的权利，而科技档案信息的保护就尤为重要;实用性的价值就是为后人提供技术理论的参考，实现技术创新。正是这些特殊性使得科技档案管理区别于其他档案的管理，需要工作人员进行的专业的操作管理，而当前部分地区的管理员缺乏专业的技术培训、相关法律知识的普及以及创新意识的培养，使得科技档案管理层次不一，阻碍档案信息化建设的步伐。

1.2 科技档案管理方式单一

我国档案管理主要还集中于传统的纸质档案保存方式，结合网络查询方式这样单一的档案管理流程，大部分档案后续的归档、整理、分类都是人工服务，这样难免会有纰漏，其次，由于信息化的发展，科技档案资源越来越丰富，仅仅依靠人力资源难以有序地进行详细的分类和整理，不便于后期的查档、提档、转档等。同时，在档案管理工作中只注重纸质化档案的采集和保存，对其信息没有全部录入系统，这样容易导致档案信息的丢失，给一些工作造成不必要的麻烦。现阶段，档案管理主要提供保存和查询功能，在技术上操作相对简单，但是后期的档案整理和分类编号工作量相对较大，单一的人工输入方式就会难以辨别信息的价值，导致一些没有利用价值的信息被录入系统，这样不便于后期信息资源的开发和利用。

1.3 未公开信息的泄漏

由于地区发展的限制性，各区域信息化建设程度不一，对于网络技术安全的投入力度不同，导致科技档案信息泄漏，给企业、个人等带来重大的损失。其次，部分单位企业没有对当前大数据有很清晰的认知，忽略了信息化发展的价值，对其科技档案的保护没有投入足够的精力和资金，导致网络信息安全度低，容易被黑客攻击盗取科技信息。另一方面，信息网络安全系统缺乏定期的维护和漏洞修补，不能及时止损，造成大量档案信息的流失。

2 优化科技档案管理人员的对策

2.1 培养专业的科技档案管理人才

随着互联网的不断变化，人们需要不断接受新形势下的工作平台，这就需要科技档案管理人员不断提升自己，掌握科技动态，及时与管理工作接轨。首先，国家要加大对科学技术的投资力度，及时适应市场需求更新科技设备;其次，相对提高科技档案管理工作的准入门槛，对新员工组织开展入职前的技能培训和考试，让员工充分熟悉相关流程和操作;对于平时管理工作中出现的问题及时汇总解决，增强员工的应变能力;再者，充分利用新媒体资源，以线上线下相结合的模式让人员进行碎片化的学习，增强专业技能。

2.2 创新档案管理方式

传统的科技档案保存、整理等主要依靠管理人员的劳动，形式比较单一。现阶段，大数据化的发展可以有效地实现信息的保存、筛选、分类等，大大减少了工作时间和工作量，当然这些也是需要相关人员进行互联网系统操作才能实现，所以亟须改变单一的管理模式。首先，科技档案管理工作要分阶段进行，创设不同的操作部门，前期的信息收集、录入、整理等工作要下放给不同部门去完成，后期档案的分类、归档和转档等要由专业的人员进行细化和保存，建立一体化的科技档案信息系统，实行网上自动化的信息查询和专业化的档案管理;其次，对于纸质化的科技档案进行信息化处理，将以往的信息录入系统，实现信息技术全覆盖，便于后期的查询。同时，在新媒体平台积极互动，征集民意，更好地迎合市场科技档案管理的需求，创新管理方式。

2.3 加强档案信息安全建设

科技档案一般涉及重要的资源，一旦被盗取或者泄漏就会造成很大的损失，所以加强信息网络安全至关重要。从多方面加强信息安全的建构，对于纸质化的科技档案要完善档案的装订设施和保护措施;对于无纸化的信息要引进先进的技术设备确保硬件跟得上信息化的快速发展。在思想层面，要培养管理人员强烈的信息安全保密意识，从而使管理工作更加谨慎;在档案保存方面，要对文档进行加密传输和备份，防止系统崩溃导致信息的丢失;对信息系统加强多层防护，定期进行系统优化和更新，修复系统潜在的漏洞。具体到管理人员的档案保存要建立个人负责制，从而使科技档案管理出现问题时有迹可循，也能在一定程度上降低出錯率。

3 结束语

随着新媒体的兴起，信息化建设更加全方位、多领域地展开。科技档案管理在互联网的推动下逐步实现自动化、信息化管理，使大量的科技档案能够有序有编的分类和归档，有利于信息的检索和查询。另一方面，大数据的应用统计彻底解放了繁重的劳动力，传统档案的传输可能需要几天，现在几秒就可以实现公开档案信息的共享。

参考文献

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