信息时代如何做好企业档案信息资源的开发与应用

郭海军

摘 要： 信息时代下，企业的档案信息也呈现出新的特点，如信息数量庞大、信息类型丰富等，对于传统的档案管理提出了新的挑战和要求。为了更好地提高企业档案信息管理的质量，加强对档案信息价值的挖掘，本文就对信息时代下企业档案信息资源的开发和应用现状、策略进行以下详细的分析。

关键词： 信息时代;档案信息;开发;现状;策略

【中图分类号】G203     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.37.280

随着我国信息技术和科学技术的发展，当前我国正处于信息时代，对于企业的档案管理要提出了新的挑战。企业档案信息不仅真实地记录着企业员工的信息，也记录着企业的成立和发展过程，对于促进企业未来的发展起着重要的作用。信息化时代，企业也要重视实现档案管理的信息化建设，加强档案信息的数字化和网络化建设，从而更好地提高对档案信息的开发和利用，更好地发挥档案信息在惬意发展中的积极作用。

1 信息时代下企业档案信息资源开发和应用的现状

1.1 缺乏对档案信息资源的正确认识和利用

信息时代下，许多企业都缺乏对档案信息资源的正常认识和利用，导致档案管理依旧停留在纸质管理时代，档案信息的价值得不到充分的挖掘和应用。在实际的管理工作，档案信息资源管理人员的专业水平不高，信息化技术水平不高，导致档案的电子化程度较低，不利于提高档案管理的效率。甚至部分工作人员认识只需要将档案用相关的载体进行记录，如光盘和磁盘，就已经完成了档案信息的管理工作，这样的认知显然是错误的，从而影响企业档案信息资源的管理效果和应用。

1.2 缺乏统一的档案信息管理标准

因为档案管理工作不会对企业产生直接的经济效益，因此许多企业都缺乏对档案信息管理的重视，缺乏对档案信息的开发和利用，导致在实际工作中缺乏统一的管理和开发标准，进而影响档案信息的管理和开发质量。比如，不同部门之间的档案信息开发标准不同，开发步骤不同，从而使得相互之间的档案信息内容不同，不仅影响档案信息的共享，也影响档案信息的利用。

1.3 档案信息资源管理基础薄弱

由于档案信息管理工作在企业管理中长期得不到重视，所以即使部分企业认识到做好档案信息资源开发和利用的重要性，但是也由于工作基础薄弱，导致资源开发难度大，开发效果差。比如，企业的档案信息会存在资料不全面、信息录入比较随意，存在较多的人为错误，导致档案系统中的信息和实际档案信息之间存在较大的差异，从而影响档案信息的真实性和准确性，进而影响档案信息資源的开发。此外，由于档案信息管理产生的效益小，所以许多企业都缺乏对档案信息管理的人力物力投入，导致档案管理的信息化水平低，无法达到现代企业管理的要求。

2 信息时代下企业档案信息资源开发和应用的策略

2.1 提高档案管理人员的综合素质

信息时代下要提高企业档案信息资源的开发和应用程度，充分发挥档案信息在企业发展中的积极作用，提高档案管理人员的综合素质十分重要。信息时代下，对于工作人员的网络技术、计算机技术都比较高，但是当前许多企业档案管理人员的综合素质远远达不到信息化管理的要求。首先，企业要提高工作人员的档案管理理念，信息时代下，应当具备良好的信息化管理意识，提高自身管理思维的开放性，借助计算机技术、网络技术、大数据技术来充分挖掘出档案信息的价值，并将其应用在企业决策制定当中，保证企业决策制定的合理性和科学性。此外，档案管理部门要加强对各个部门之间的沟通，及时收集和整理档案信息，如加强对计算机技术部门的合作，在实现档案管理信息化过程中遇到的问题可以及时向专业的计算机人才进行请教和解决，保证档案管理信息化建设的质量。其次，企业要综合优化档案管理人员的知识结构，信息时代下，档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识，更是具有较高水平的计算机技术和网络技术，企业要定期对工作人员开展相关专业知识的培训，及时更新他们的知识，提高其综合素质水平。

2.2 加快企业档案信息资源的数字化建设

信息化时代，企业要加强档案信息资源的数字化建设，才能更好地开发和应用档案信息。在传统的档案管理中，以纸质资料保存为主，但是纸质资料在保存中容易损坏，信息的查询效率比较差，要解决传统档案管理存在的问题，实现档案管理的数字化建设至关重要。首先，企业要对现有的纸质版档案资料进行数字化，通过采用扫描、拍照等数字化技术来将其形成电子档案。虽然实施纸质版资料的电子化管理，需要投入大量的人力物力，但是可以有效地提高档案信息的安全，提高档案信息的查询效率。在实现档案数字化管理中，也要重视对纸质版档案原件的保存，保证档案资料的完整性。在档案信息数字化建设中，企业要制定统一的文件标准和规范，保证档案信息的共享性。其次，企业要做好现行电子档案信息的收集和整理，在收集电子档案时，要正确地认识到电子档案信息收集的内容，信息归档的要求和方法等，保证电子档案归档的规范性和质量。

2.3 加快实现企业档案信息资源的网络化发展

随着信息技术的发展和应用，企业要加强档案信息资源的网络化发展，从而提高对档案信息的开发和应用。所谓的档案信息网络化发展，就是将电子版的档案通过互联网来发布到相关的网站上，相关工作人员可以在网站上快速查询和调取相关档案信息，大大地提高档案信息的共享性和传递性。首先，企业在建立档案管理系统时，要明确档案系统目录的内容，保证牡蛎的完整性，因此档案管理人员需要对所有的档案信息进行检索和编辑，借助相关的计算机技术和网络技术来建立档案信息库。其次，企业在建立档案信息数据库时，要结合用户对于档案的需求来完善数据库的内容和功能，更好地满足用户的需求，如需完善目录数据库、全文数据库等。最后，企业要加强各个部门之间的合作，充分发挥出各个部门的工作优势，提高档案信息数据库的功能性，如计算机技术部门可以借助自身的专业技术来对档案进行有序化编辑。

总而言之，档案信息虽不能对企业产生直接的经济效益，但是对促进企业的稳定发展是发挥着重要的作用，是企业成长发展中非常关键的资源之一。信息时代下，企业的档案信息内容和形式都发生了很大的改变，要加强对档案信息资源的开发和应用，发挥档案信息的价值，企业必须要认识到当前档案信息管理存在的不足，结合实际制定恰当的开发策略。

参考文献

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