浅谈电子文件收集整理策略

文/中国工程物理研究院流体物理研究所 张建铭

传统纸质档案的整理工作是在文秘人员将文件收集齐全移交归档后，由档案人员参照相关标准进行。涉及文件整理的标准包括《归档文件整理规则》（DA/T 22）、《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）等。随着办公自动化系统（OA）在机关部门的广泛应用，机关文秘人员不仅要熟悉Word、Excel、CAD等纸质文件的输出整理，还将面临照片、音频、视频等各种类型的电子文件的归档整理问题，在收集阶段未进行电子文件的有效收集，在整理阶段将难以达到齐全完整，为机关人员和领导的后续利用带来不可估量的影响。如何提高机关“办文”“办事”“办会”能力，发挥决策参谋助手的作用，机关工作人员掌握电子文件归档前的整理打包是当前面临的一项重要工作。本文从修订后DA/T 22的要求变化，结合公文整理中的常见问题，谈谈对电子文件归档前的收集整理技巧。

一、树立整理到管理转变的指导思想

传统档案人员的工作重点在“末端整理”，管理工作由办公室文件秘书负责，“文”和“档”界限分明，归档前的收集整理工作由机关的工作人员或是文件秘书承担，归档后的整理工作由档案室的档案管理人员进行，档案管理工作难以深入到文件产生到利用的整个生命周期，新DA/T 22的修订是在电子文件归档整理的新要求之下进行的，在传统纸质文件的整理基础之上，对电子文件的组件问题提出了基本要求。……