会计档案电子化管理的探索与实践

随着现代信息技术的迅猛发展，会计工作由电算化向信息化转变，会计档案形成以及展现方式产生较大变化，传统的会计档案纸质管理模式已经无法适应信息化时代的发展。2012年起，财政部和国家档案局已经批准部分企业开展会计档案电子化管理试点工作。2015年12月，财政部、国家档案局联合发布了修订后的《会计档案管理办法》，肯定了电子会计档案的法律地位，明确了电子会计档案的管理要求，包括归档范围、移交及销毁等内容。会计电子档案管理的推行，一方面可以精简传统会计档案管理，降低企业成本、促进节能减排；另一方面是顺应企业信息化管理发展的需要，推进企业管理效率提升和组织变革。

一、会计档案电子化管理的优势与问题

（一）会计档案电子化管理的优势。1.提高工作效率。电子会计档案管理能够有效提升对档案管理和计算的精确性和安全性。从生成层面，人工计算的失误率高，尤其是在业务量繁重的情况下，会计档案本身的质量无法保障。从整理归档层面，手工进行分类、整理、装订等工作，流程繁杂，工作效率不高。通过系统接口，建立会计业务系统与档案系统的接口，实现会计档案电子化归档，能够极大减少纸质整理的时间，减少在纸质档案整理过程中丢失或其他失误的风险，提高工作效率。2.降低会计档案管理成本。传统会计档案管理是财务部门按照要求将记录和反映单位经济业务的重要史料和证据的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，进行组卷整理并及时向文档部门进行移交归档。由于受过去法律法规的影响以及习惯的束缚，企业产生的会计资料均为纸质文件，即使产生电子会计资料，也会打印出纸质文件存档。传统的管理方法费时费力，造成纸张、设备、库房的损耗。3.便于会计档案利用。会计档案电子化之前，查找和利用会计档案往往要办理借阅手续，审批同意后到档案馆查询纸质会计档案，由库房管理人员拿着借阅单据到档案库房中找到会计档案提供利用，整个利用过程费时费力，虽然满足了用户的需求，但是利用效率不高。会计档案电子化管理后，通过权限控制，利用人员可以通过电子档案管理系统使用年度、文件题名、责任者等字段组合查询，可以实时查找到所需要的会计档案，无需再到档案馆中查找纸质档案，极大提高会计档案的利用效率。

（二）会计档案电子化管理存在的问题。1.受传统观念制约，对电子会计档案的合规性存在质疑。随着ERP会计核算系统的应用，会计核算、报销等业务多通过计算机进行处理，系统存储的数据可以通过版式化软件转变为电子版本的会计凭证、会计账簿和会计报表。但是受以往法律法规、行为习惯以及利用要求的影响，传统观念认为纸质材料才具有合法性，电子文件的安全性得不到保障，因而即使业务流程已完全电子化，仍输出纸质文件归档。在查询利用时，外部监管或审计单位在检查时习惯于到档案部门查询纸质会计档案。因此，会计档案电子化管理的实现，必须加强政策引导及宣传，改变传统观念，推进电子会计档案实施。2.会计资料电子化程度不一。《会计档案管理办法》规定会计档案既包括内部形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等，还包括外部接收的发票、银行回单、银行对账单、收据等会计资料。随着会计电算化的普及，大部分会计业务流程实现电子化，其会计资料由电子形式产生，但仍有部分类型会计资料尚未实现电子化，例如签字版的支持性材料以及发票。目前电子发票广泛应用于电商企业，但政府机关、其他企事业单位等尚未使用电子发票，这涉及国家税务系统、企业会计核算系统的接口，电子发票的查重与认证等方面，影响会计档案电子化管理的进程，后续仍需要进行技术攻关。3.会计档案电子化管理系统不完善。会计档案电子化管理近些年起步，实施经验较少，部分企业在会计核算系统中增加模块实现归档功能，也有企业通过系统接口，在电子档案系统中实现归档功能，相关的制度不够健全，系统电子档案管理功能不具备或不完善，电子档案的准确性、完整性、可用性、安全性得不到保障。

二、实现会计档案电子化管理的具体措施

（一）推进会计业务信息化，形成合规电子会计资料。电子会计资料是进行会计档案电子化管理的基础。根据《会计档案管理办法》的要求，企业内部产生和外部接收的会计资料要符合相关要求，以电子形式进行保存，不再产生纸质文件。对于企业内部产生的会计资料，要通过计算机等电子设备形成或传输；在会计核算系统中要嵌入符合公司管理流程的审批手续，保证电子会计资料的有效性；同时采取电子签名、“四性”检测等技术措施，防止电子会计资料被篡改，保证电子会计资料的完整性和真实性。电子会计资料不能脱离业务存在，这就需要企业持续推进会计业务信息化，通过信息系统输出合规电子文件。对于公司外部接收的会计资料，可以通过建立会计业务信息系统与外单位例如银行、电商、其他企业等系统接口，通过技术手段保障接收或同步文件的真实性、完整性、可靠性、可用性。对于无法用电子手段生成的文件，例如原始凭证，可以扫描成电子文件上传到系统中，确保电子文件的完整性。

（二）完善电子档案管理系统功能，实现电子会计文件归档。要实现会计档案的电子化管理，一方面应实现会计核算业务流程电子化，另一方面还需完善系统接口功能，完善电子档案管理系统功能，实现电子档案从业务系统到电子档案管理系统的传输，实现电子档案的归档管理。对于会计核算系统，要能接收、读取和输出会计资料，对于电子档案管理系统，要能接收、处理和长期保存电子会计档案。档案系统与业务系统建立归档接口，具备接收会计核算系统传递过来的数据包、解析、存储并能保证文件不被篡改的功能，可对接收的电子会计资料进行分类、编目、命名、归档、存储等。要明确业务规则及流程，明确归档电子文件范围、元数据、版式化格式、归档时间、归档目录及要求等，确保电子文件生成后按既定规则及流程产生并归档，形成合规电子会计档案。

（三）建立电子会计档案备份存储机制，保证档案安全。电子会计档案依赖于计算机等电子设备，一旦电子设备发生损坏，存储的电子档案就会受到影响，无法保障档案的安全性，因而必须对电子会计档案进行备份存储。国家档案局2015年12月发布了《企业电子文件归档和电子档案管理指南》，第7.2电子档案离线存储：离线存储应按《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）和离线存储载体容量进行信息组织，不能用运维备份的文件组织方式来进行离线存储，更不能用系统备份文件代替离线存储文件。会计档案具备重要的凭证作用，企业应做好电子会计档案的离线备份。电子档案离线存储介质至少应制作一套，重要电子档案应进行一式三套保存，有条件的企业可实行异地保存。

三、会计档案电子化管理的实践——以江苏核电为例

2016年7月，国家档案局联合国家发改委组织开展企业电子文件归档和电子档案管理试点，江苏核电是首批33家试点单位之一，研究实现ERP会计核算系统形成的电子文件自动归档。该项目于2018年3月通过国家档案局验收。下面将以江苏核电的试点过程为例，介绍江苏核电会计档案电子化管理的实践。

（一）统筹规划，明确会计电子文件在线归档流程。公司ERP会计核算系统共有总账及报表核算、费用报销核算等10支业务流程，会计业务流程完成后进行过账结转生成会计凭证数据、科目结转数据、固定资产卡片以及账簿报表等信息，并根据归档的数据要求，开发对应的对外服务接口供电子文件管理系统（以下简称“ECM系统”）统一归档模块调用。同时，调用版式转换服务进行转换。对版式化的PDF文件，增加电子签名，电子签名信息需要包括在电子文件的元数据以及XML信息包中的电子签名段。抓取的文件存储在ECM文件库中，系统自动根据归档规则进行组卷，并提供利用。少量的纸质文件（发票等原始凭证）通过条形码建立与电子档案的关联，装盒保存备查。

（二）精心梳理，确定归档范围及元数据方案。根据《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》以及其他档案法规标准的要求，公司对财务会计类文件类别、保管期限、责任者、密级、保密期限、来源、载体类型等进行梳理，共梳理出17种会计凭证，6种会计账簿，2种会计报表，为电子会计文件的自动归档奠定了基础。同时参考《文书类电子文件元数据方案》《核电电子文件元数据》，共计梳理文件元数据69个，业务实体元数据17个。

（三）多措并举，保障电子文件“四性”。试点项目采取多种技术保障建立电子文件“四性”检测安全机制，保证电子档案真实性、完整性、可用性和安全性。从归档移交、接收、长期保存3个环节进行检测，共4大类，14个维度，26个检测项，采用多重防伪技术，混合利用数字签名、签名验真、PDF/A格式转换等技术，达到多重防伪，防止篡改的目的；采用日志审计技术，改动任何业务数据将被记录；采用身份认证技术，采用统一用户认证和权限管理功能，保护系统内的文件不被非法存取和破坏，保证授权用户合法操作，对系统中的重要行为进行审计跟踪；实现漏单管理，预设各类型文件是否应与纸质原始凭证建立关联关系，自动提示并要求确认，未确认关联予以提示；利用摘要验证、模式匹配等技术，保证数据一致性、真实性和有效性。

（四）建章立制，编写电子文件管理规范。试点项目期间，公司编制了财务会计类电子文件归档范围表、元数据规范、财务会计类文件元数据对应规则、财务会计类电子文件数据结构规范、电子签章及格式转换接口技术规范等文件，为会计档案电子化管理奠定基础。利用试点项目成果，公司编制了电子文件管理制度，明确文档管理部门负责统筹领导公司电子文件管理工作，对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控；同时编制了文档元数据规范、文件电子签名技术规范、电子文件检测技术规范，确保自动归档电子文件的准确性、完整性、有效性、可用性。

（五）应用效果。以江苏核电为例，试点项目前，2台核电机组每年平均归档会计档案3万件，需纸张15万张，按照6台机组运行50年计算，需纸张2250万张、打印成本450万元、库房面积500平方米。试点项目实施后，除原始发票等必须保留纸质的文件以外，其他的文件均通过系统产生和归档，极大减少了纸质成本、库房保管空间以及人力管理成本，经济效益明显。

四、结语

会计档案电子化管理能够简化档案管理流程，降低管理成本，提高利用的便捷程度，将会计档案管理人员从繁复的档案整理工作中解放出来，以便开展深层次的会计档案价值挖掘及信息服务。企业在实施会计档案电子化管理过程中，可能还会存在一些问题，随着国家政策及相关制度的不断完善，试点项目的经验积累，会计档案的电子化管理将逐步普遍化、规范化。