新媒体环境对高校档案管理的影响及对策

一、新媒体的概念

新媒体是相对传统媒体的一种说法。传统媒体是指以报刊、广播和电视等为媒介的信息传播方式。而新媒体则是在无线通信网、计算机网络和卫星等渠道的作用下以电脑、手机等为载体，利用现代数学技术，为使用客户提供服务和信息的方式。新媒体也是一种环境，其涵盖了所有数字化，是一种万物皆媒的形式，包括数字报刊、数字化传统媒体、数字电视、移动媒体和网络媒体等。同时，新媒体不是一个狭隘的概念，它是一个宽泛的概念，即通过各种数字工具，向客户提供娱乐服务和所需信息的形态。实际上，新媒体也可以说成是数字化新媒体。新媒体发展与数字化进程息息相关。

二、新媒体的特点

（一）及时性。及时性是指所有以新媒体获得的信息，都是最新的，及时传送到用户手中的，和以往的传统媒体不同，由于信息传播途径的改进，信息更新的速度极快，只要用户需要，一秒钟就有成千上万条不同的信息出现在用户的手边，使用户能够第一时间获取需要的信息。

（二）交互性。对于传统媒体来说，无论是报纸、广播还是电视，都是单向传播的信息，很难收到或者根本收不到用户的反馈。而在如今的新媒体下，所有的信息都是双向传播的，甚至是多向的，新媒体的用户可以对其接收到的信息进行评论、补充，表达自己的观点。同时，一些以微博、知乎等为代表的新媒体技术，真正使信息的使用者变成信息的发送者和传播者。所有用户，都可以是信息的制作者、发布者，也可以是信息的接收者。信息的来源不再局限于一些官方公众人物，任何人都可以是信息的来源地，人们也可以对其信息表达自己的看法，对信息进行补充、评论，与信息的发布者互动。满足了普通大众充分的话语权，激发了他们对于信息采纳的主动性和积极性，实现了双向交流。

（三）跨时空性。新媒体时期的信息具有跨时空性。由于新媒体信息传播工具的特点，使得其传播打破了地区和国家的界限，不同地区、国家的人们都可以一起共享信息，一起讨论信息，使地球上每一个角落都能与全世界相连接起来，这是传统媒体远远不能实现的。

（四）失真性。每一个人都能通过微博等工具传播、发布信息，然而在这些平台中，保存了一定的虚拟性，使人们之间有一定的距离，人们可以通过匿名，进行信息的传播和发布，虽然这样能够更好地保护公众的隐私，最大程度上实现公众的言论自由，但是，这样也可能会导致信息的真实性不足，可信度不高。

三、新媒体环境对高校档案管理的影响

（一）工作方式与思路之间的冲突。传统的高校档案管理工作模式过于单调、工作方式过于陈旧枯燥，难以有效地使信息达到即时共享查询。管理工作没有办法和实际工作同步。但是，新媒体的出现使档案管路方式开始寻求新的转机与改变。越来越多的人更加推崇通过网络来对高校档案进行管理，通过提升档案管理工作效率来减轻人们的工作压力，以此来保证信息的及时性，使信息更加完善。新媒体使档案管理工作中所需要的信息及时地被收集、输出并且能够应用。与传统的人工操作相比，新媒体可以使档案管理工作更加智能化、轻便化，能够减轻人们的工作压力，提升工作效率，从而减少工作时间，使档案信息管理工作更加高效快速。

（二）改变了高校档案管理工作的宣传方式。传统档案管理的宣传方式往往是落在实地，但是宣传范围不够，宣传范围局限性较强。信息的发布在一定程度上受阻，信息的持续性也不够。但是在新媒体影响下，通过网络与实体信息相结合的宣传方式，拓宽了高校档案管理工作的宣传范围和宣传途径，从而提升了信息宣传的效果，对宣传人员的工作压力和工作量也有一定的减轻效果。同时，由于新媒体的及时性，能够使人们及时与服务对象进行沟通，更加了解服务对象，在方便服务对象的同时，能使工作人员更好地对信息进行宣传。新媒体改变了高校档案管理工作的宣传方式，使宣传效果提升，也更加符合现代社会人们接收信息的习惯。

（三）新媒体在高校档案管理工作中的安全性问题。实际上，在传统媒体中档案管理工作也会出现安全性问题，但是在新媒体环境下，由于信息的传播成本更加低廉，信息传播方式更加便捷，使这一问题更加突出明显。当管理不善时，新媒体下的档案文件会比传统媒体下的档案文件更加容易丢失和泄露。所以，在新媒体环境下，应该对档案管理的安全性更加重视和在意，应该做好信息发布审核工作，以此来确保信息在流通过程中的安全性。

四、新媒体环境对高校档案管理工作的应对对策

（一）完善档案管理制度。需要在充分考虑和了解新媒体环境特点的前提下进行档案管理工作，需要依据新媒体环境来制定相对应的高校档案管理制度。各个工作部门做好沟通和交流，共同对信息的传播、共享和发布三个环节严格把关，同时注意需要对档案信息进行分层管理，以此来避免档案的不合理流出。不允许在网上发布重要档案文件，同时也不允许随意下载使用，需要对浏览对象有一定的权限设置，防止信息被他人盗用。做好信息浏览的记录追踪，便于出现信息问题时进行调查。做好网络化制度管理，对信息进行规范化设置，避免因工作人员管理不善而造成的信息外流问题。同时，各个部门之间做好信息管理工作的考核，做到奖罚严明。通过新媒体环境实现高校档案管理工作的高效性与规范性。

（二）对工作人员工作能力的优化。注重对高校档案管理工作人员工作能力的优化，使新媒体技术融入工作人员日常生活中，积极学习新媒体，对新媒体进行深入了解，趋利避害，利用新媒体的优势更好地完成档案管理工作，同时尽量减少由于新媒体弊端带来的对高校档案管理工作的不利影响。了解新媒体环境下的宣传方式方法，充分利用其优势，甚至可以创建新媒体队伍来对新媒体下的档案管理工作进行专门的整理，保证高校档案管理工作的专业性和针对性。对工作人员进行相关培训，以此来提升工作人员的工作能力，可以采取线上线下相结合的培训模式，实现培训的多样化，增强培训效果，充分利用新媒体的优势，实现高校档案管理的高效化工作。

（三）充分了解新媒体，重视新媒体。从领导层到基层工作人员，都需要充分认识到新媒体的优势，认识到新媒体的发展是不可阻挡的，是顺应时代潮流的，是无法回避的，是需要正视的，并且要求他们能够了解到新媒体是创新，是进步，需要积极运用与学习，利用新媒体来提升工作效果。同时作为新时代的职场工作者，不了解新媒体，不能很好地掌握新媒体的工作方式，是注定要被时代淘汰的，掌握新媒体，利用新媒体是他们工作提升的秘诀。对于新媒体背景下的高校档案管理工作，需要引起所有人的重视，提高学习新媒体技术的积极性和有效性。也可以适当采用激励制度，以此来调动工作人员对高校档案管理工作的积极性。

五、结语

新媒体在高校档案管理中发挥了一定的作用，但是仍然存在着一些不足的地方，档案工作者仍需提高对新媒体的认识，充分利用新媒体，创新高校档案管理工作，将档案管理与新媒体有机结合在一起。同时，需要建立相关规章制度来规范新媒体管理模式。在日常工作中，需要学习运用新媒体更好地发展工作，不得对其进行回避，利用其优势提升高校档案管理的工作效率，使档案管理工作与时俱进，紧跟时代脚步。