学生档案管理系统化问题与策略

国家档案局明确提出，档案管理需要构建完善的管理制度体系，推进档案标准化、系统化、规范化建设。随着档案信息化工作的不断推进，档案管理系统化已经成为档案管理工作的必然趋势。高校作为学生档案管理主体，在档案管理过程中应该主动适应档案工作新形势，转变学生档案管理思路，将学生档案管理系统化建设作为工作重点，进一步提升学生档案管理质量。

一、学生档案管理系统化对高校档案管理的作用

高校档案管理工作涉及人事、设施、科研、教学、资产、党政等多个方面，是对学校发展的详细记录，也是各方面原始材料的真实反映。妥善保管这些原始资料，不仅有利于学校发展的连续性，同时也能够为学校重大决策提供参考和依据。学生档案是高校档案管理工作的重要内容，传统的学生档案管理主要依靠人工来进行，不仅容易出错，而且工作效率较低，学生对档案管理服务提出了诸多不满。究其原因，一方面是档案管理人员主观意识不重视，另一方面是受管理工具的制约，使得档案管理工作增加了很多不稳定性因素。随着网络信息技术的不断发展，档案管理工作与网络数据技术和信息技术结合更为紧密，不仅推动了学校档案管理工作的开展，同时也推动了高校档案管理系统化建设。学生档案是高校档案管理的重要内容，加强学生档案管理的系统化建设是当前高校档案管理工作的一项重要任务。

学生档案管理系统的出现为档案管理系统化提供了现实条件。学生档案管理系统主要是以信息技术作为支撑，对学生档案进行数据采集管理和保存以及利用相关工作，在工作过程中严格遵照相关制度流程将学生档案管理工作以系统化的方式实现录入、查询、修改、借阅等多种功能。对学生档案工作加以规范，减少学生档案管理混乱问题，实现了学生档案信息化操作，提升了高校学生档案管理效率，减轻了档案管理人员的工作压力，让学生档案管理风险处于可控状态。学生档案管理系统化能为高校档案管理工作改革创新提供依据，更好地推进高校档案管理工作向前发展。

二、学生档案管理系统化面临的主要问题

当前我国多数高校档案管理信息化建设处于起步阶段，在系统化建设方面还存在诸多薄弱环节，例如，相应的制度标准还不够完善，系统内部专业化水平相对较低，系统管理体系相对混乱，学生档案资源利用效率低，检索功能与学生需要不符，系统化建设质量较低等。

（一）高校档案管理者对于学生档案收集整理重视程度不够。当前部分高校对学生档案管理工作重视程度不足，更多的是将主要精力和人员配备到科研档案和教学档案管理方面。档案管理人员缺乏积极性，工作方式单一，虽然建立了档案管理系统，但却很少利用，仍然运用传统方法对学生档案进行管理。同时，在档案收集和整理过程中过于放松和懈怠，没有体现出档案管理的规范意识，很多学生档案随意存放，在收集过程中没有严格把关，为后续工作埋下了很多隐患。

（二）高校学生档案管理系统化制度体系不完善。学生档案管理系统化建设需要制度支撑，但当前部分高校对于学生档案管理并没有出台专门的制度和细则，更多是遵从大门类的档案管理制度来进行。由于学生档案管理具有其自身的特殊性，如果将科研档案管理和教学档案管理生搬硬套运用到学生档案管理之中，势必会影响学生档案管理效果，也会制约档案管理工作人员的积极性。

（三）高校学生档案管理信息化水平较低。虽然当前部分高校已经初步形成了档案管理信息化系统，但在档案信息资源利用过程中还没有实现有效整合，缺少长远规划，导致档案管理信息系统没有发挥出应有作用，档案信息资源利用效率低下。在具体工作落实过程中，并没有构建起高效的管理办法，对于网络信息技术借助有限，数据鸿沟和数据孤岛问题没有得到有效解决，影响了学生档案信息资源的开发和利用。

（四）难以发挥档案系统的优势。档案管理过程中，既需要工作人员掌握档案管理的具体流程，也需要掌握一定的信息技术手段，这样才能更好地操作档案管理信息系统。当前多数高校学生档案管理人员年龄偏高，对于网络信息技术掌握得不够全面和系统，在具体操作过程中难以发挥档案系统的优势。

三、推进学生档案管理系统化建设的策略

当前学生档案管理系统化建设已经成为高校档案管理的薄弱环节，为了更好地服务学生，提升学生档案管理系统化建设水平，必须转变学生档案管理理念，构建更为完善的学生档案管理制度，推进学生档案管理的信息化进程，建设专业档案管理队伍，从多个层面入手提升学生档案管理系统化水平。

（一）树立正确的学生档案管理理念。首先，学校主要领导要转变学生档案管理理念。只有领导重视学生档案管理，档案管理部门和具体工作人员才会上行下效，认识到学生档案管理建设的必要性和必然性。在领导重视基础之上，工作人员的档案管理系统化意识也会逐步提升，才能够有效增强档案管理人员在档案管理过程中的主动性和自觉性，使档案管理工作水平得到提升。学生档案管理理念转变并不是一朝一夕的事情，既需要领导的宣传，也需要对广大档案管理工作人员的教育和引导，特别是加强一线档案管理人员的教育培训，通过系统的教育培训提升档案管理人员的责任意识、管理意识、系统意识、自觉意识。

（二）严格学生档案管理制度。当前高校学生档案管理系统化建设滞后的一个很大原因在于规章制度不完善，虽然我国针对档案管理出台了《档案法》，各地档案主管部门也针对本地实际情况出台了相应的配套措施，但部分高校在档案管理过程中并没有严格落实相关制度规定，也没有结合本校具体情况制定严格的管理制度，致使学生档案管理制度存在很大缺陷。因此，有必要从学生档案系统化建设角度出发，结合本校学生档案的具体情况制定严格的规章制度，对学生档案管理的各个环节进行严格规定，进一步提升学生档案管理的规范化和系统化水平。完善档案收集、接收、移交、归档、借阅、保密等相关制度体系，使学生档案管理制度化、规范化、常态化，同时要做好保密工作，确保学生档案不被泄露。

（三）推进学生档案管理的信息化进程。学生档案系统化建设需要以数据化作为支撑，高校学生档案管理必须与时俱进，通过信息化建设，使学生档案管理的各个环节和各项内容能够进一步简化。具体而言，一是要加强学生档案接收数据化建设，在档案收集过程中要明确各个学院的工作责任，将学生的数字档案纳入高校档案管理系统之中，一旦学生档案上传到系统，就不许对其任意篡改，如果录入信息有错误，必须严格履行相关程序，确保学生档案数据库真实有效。二是加大高校学生档案信息化投入，学生档案信息化既需要硬件支持，也需要软件更新，特别是当前网络信息技术发展速度较快，数字工具已经取代了传统的管理手段和方式，为了更好地适应学生档案管理需求，学校必须为学生档案信息化建设购进一批先进的基础设备，并与第三方合作开发适合本学校的学生档案数据管理系统，推进学生档案信息化进程，为学生档案系统化建设奠定基础。三要建立专业化的档案管理队伍，学生档案管理系统化需要具体的工作人员来落实，执行学校关于学生档案的各项政策。学校一方面需要对现有的档案管理人员进行专业培训和网络信息技术培训，另一方面要向社会吸引一批优秀的专业人才，充实到学生档案管理队伍之中。

总之，学生档案系统化建设是高校档案管理事业发展的必然趋势，在系统化建设过程中还会遇到诸多问题，因此高校有必要以问题为突破口，拿出有针对性的应对措施，进一步提升学生档案系统化管理水平，更好地适应当前高校学生档案现实需要。