新政府会计制度下强化高校经济合同管理研究

傅中琰（高级会计师）

（福建林业职业技术学院 福建南平 353000）

2019年起开始实施的政府会计制度，采用“双功能”“双基础”“双报告”等新模式，财务会计要求采用权责发生制进行核算。对于高校来说，采用权责发生制对经济合同业务进行核算，可以真实完整地反映高校的资产负债情况，揭示高校真实的财务风险。高校经济合同管理具有多业务、多环节、多部门、多岗位等特征，管理不善会导致严重的财务风险与法律风险。因此，本文针对高校经济合同管理存在的问题，研究新政府会计制度下加强高校经济合同管理的对策，对于确保高校经济合同行为合法合规意义重大。

一、高校经济合同管理存在的主要问题

（一）经济合同管理意识不强

随着政府加大对高校的投入和高校人才培养、科学研究、社会服务等各项职能的有效发挥，高校财政资金规模逐年增长，参与市场经济活动日趋频繁，签订各类经济合同的数量与种类逐年增多，经济合同管理工作已成为高校财务管理的一项重要内容。但由于公办高校资金大部分属于财政拨款，与经营性的市场主体对比存在一些不足，比如高校领导缺乏经济合同管理意识，对经济合同的风险认识不足，不重视经济合同管理专业人员的配备和培养，导致合同管理人员不具备应有的法律知识和胜任能力，从而出现经济合同条款不够严密、对经济合同实质性审核把关控制能力不足等现象。

（二）经济合同管理组织机构与制度不健全

高校在与其他经营性主体发生经济关系时，一般都以合同的形式规范双方行为，明确各自的权利与义务。然而许多高校没有建立起经济合同归口管理模式，没有设置合同管理牵头责任部门归口管理经济合同业务，而是分由不同业务部门来多头管理，例如：建设工程合同由基本建设部门管理、资产采购合同及租赁合同由资产管理部门管理、科研合同由科研部门管理、其他相关经济合同由各合同主办部门管理，没有明确各自职责分工，不相容岗位没有分离，未对高校经济合同分业务性质和收付款类别进行分级分类管理并根据分类进行连续编号，各职能部门之间缺乏有效的沟通，导致合同管理混乱。与此同时，虽然近年来各高校都在进行内部控制建设，出台了相关合同管理制度，但高校经济合同管理制度尚不健全，普遍存在着缺少资信调查和信用管理方面的规定、缺少合同纠纷管理方面的规定、缺少对合同归档评估方面的规定、缺少合同管理考核评价方面的规定等问题。此外，没有对合同管理过程实施全流程控制并制定各业务环节相关流程图，不利于合同业务的执行和控制，从而影响了合同内部控制的风险防控。

（三）合同履行与合同结算脱节

高校存在着合同主办部门在合同签订之后，未能与合同归口部门及财务部门进行有效的沟通，导致合同归口部门和财务部门不了解合同执行的具体情况，往往是合同货物（劳务）已验收或实际收款后，待办理收付款结算时才了解有关合同执行细节，合同履行与合同结算严重脱节，未能实现合同管理与预算业务及收支管理有效融合，增加了合同结算资金按约定及时收付的风险，容易造成资产保全及违约风险。

（四）合同收入没有按权责发生制进行确认核算

新政府会计制度执行后，财务会计采用权责发生制核算，应对符合确认条件的合同收入在合同履行日确认相关收入和应收债权。然而，一方面，由于合同管理没有建立沟通协调机制，合同主办部门在合同签订之后，未将各类收款合同及时传递给财务部门，导致财务部门无法按权责发生制确认应收款项；另一方面，部分高校虽已收到相关收款类合同，但没有采用权责发生制确认相关收入和应收债权，造成高校会计信息失真，也不利于合同收入的催收工作。

（五）没有对合同已履行形成支出进行确认

按照新政府会计制度要求，对于符合政府会计基本准则负债定义的义务，应确认为负债。但在实际工作中，往往没有对合同已履行形成的支出进行确认，容易造成财务风险。例如，采购合同中货物已验收并办理入库手续，但由于经办人的原因没有及时办理付款审批手续，导致没有及时确认应付债务，容易产生违约责任，也无法真正揭示财务风险。

（六）合同信息化管理程度不高

根据财政部内部控制建设要求，高校应建设内部控制信息化系统。目前，高校一般都建有资产管理系统、采购系统、预算管理系统、财务收支系统，而建有合同管理系统的高校较少，或者即使建设了合同管理系统，其功能往往仅包括了合同审批方面的流程，而对于合同的履行、变更、结算、归档及分析评估等流程没有实行信息化管理，导致无法实现全程管控与信息共享共用。与此同时，合同信息化管理系统没有与资产管理系统、预算管理系统、财务收支系统、采购及建设项目等系统进行互联互通，无法实现以预算为来源、项目建设有效推进、资产及时入账、资金依据合同及时支付的高效合同管理模式，阻碍了合同内控风险的防范。此外，由于大多数高校没有制订各类合同标准示范文本及建立客户信用评价库等原因，制约了合同管理精细化、科学化水平的提高。

二、新政府会计制度下加强高校经济合同管理的对策

（一）增强风险防范意识，重视经济合同管理

高校作为人才培养阵地，应站在全面提升高校治理能力现代化的高度，增强风险防范意识，重视并加强经济合同管理。一是高校领导层要认识到经济合同管理是高校内部控制建设的重要内容。高校经济合同管理是顺利完成经济活动、推进事业健康发展的重要保障，要从完善顶层设计、建立考核机制、优化业务流程等层面进一步强化经济合同管理，实现经济合同管理与预算管理、财务收支管理、资产管理、采购与建设项目相对接，避免财务风险或资金沉淀。二是要加大经济合同管理重要性的宣传。要以高校内部控制建设为契机，加大宣传教育力度，实现上至校领导，下至业务经办人员，人人重视与加强经济合同管理；要探索建立重大合同专项审核人才库，对于专业性强、金额大、目前合同管理队伍无法完全胜任的重大经济合同，从人才库中挑选相关的专业人才，对经济合同进行共同审核把关。三是要重视经济合同管理人员的能力提升。要配备适当的经济合同管理专业人员，加大对合同管理人员的法律法规知识、档案管理、数字化管理应用水平等方面的专业培训，以及廉政意识、风险防范意识等素质提升，提高合同审核把控能力，确保经济合同合法、规范执行。

（二）建立健全合同管理组织体系和合同管理制度

1.建立统一管理、权责明晰的合同管理组织体系。高校应根据内控要求，结合部门职责分工具体实际，建立由校领导任组长的合同管理领导小组，成员由财务、审计、技术、招投标、纪检监察等部门负责人及法律顾问组成。下设办公室，由设立法律事务办的日常办事部门或行政办公部门归口负责经济合同的日常管理工作，明确经济合同归口管理部门与经济合同分类主办部门、经济合同业务审核部门的职责权限，确保不相容岗位相互分离，保障经济合同管理的集中性、有效性和科学性。

2.实施分级分类管理，明确授权审批权限。高校应结合自身经济合同业务内容及业务性质的实际，对经济合同进行分级分类管理。区分收款合同与付款合同进行分类。对于收款合同，应明确落实合同的具体催收部门，合同收款时间和收款金额，可以考虑按各催收部门进行分类并连续编号，方便合同的催收，做到应收尽收。对于付款合同，结合学校原有已签订的合同进行疏理，按照业务的实质内容，分为基本建设合同、采购合同、科研合同、租赁合同等进行合理分类并连续编号。与此同时，要结合学校集体议事规则等决策依据，明确合同的授权审批和签署权限，按合同的重要程度及合同约定的金额大小等因素，实行分级管理，由不同管理权限的管理人员分级审批，严禁未经授权审批或越权审批，给学校带来经济和法律风险。

3.建立健全经济合同管理制度体系。为推进经济合同管理的精细化、规范化和科学化，高校应进一步建立健全合同管理制度体系。一是要建立资信调查和信用管理制度。对学校影响较大的重大经济合同，在签订合同前，应对签约方的资质、信用情况及履约水平进行全面的调查。对已与学校发生合作关系的合同签约方形成履约情况及信用情况登记表，制订信用评价指标，建立不良记录单位名册，限制或禁止不良记录单位参与学校的经济活动，管好签约对象的入口关，提早防范风险。二是要建立合同纠纷管理制度。制度应明确当履行合同过程中发生纠纷时相关责任部门和人员应及时报告，明确参与纠纷协商小组成员组成人员，需经过授权审批并按规定权限和程序办理。三是建立合同归档评估方面制度。对已履行完毕经济合同及时办理归档，建立合同履行情况定期评估分析机制，定期对合同管理全过程进行分析，归纳整理已发生的合同风险，针对存在的风险提出防范措施，并对制度加以改进。四是建立合同管理考核机制。通过建立经济合同管理考核评价体系，定期对合同管理履职情况进行分析评价，将评价结果与职称评聘、岗位竞聘与绩效工资分配相挂钩，以提高合同管理工作的效率和效果。此外，还要建立合同授权审批制度、合同专用章管理制度、合同审核检查制度和合同订立审签制度等。

4.实行经济合同全流程控制。高校应实行经济合同业务全流程控制，包括合同策划、调查、谈判等的前期准备控制，合同文本拟订、审核、签署等的订立控制，合同履行、结算、纠纷处理、变更等的合同执行控制，合同登记、保管、归档、评估等的合同后续管理控制。同时要制作办理合同各业务环节的流程图，设计办理业务各业务环节所需的表证，并做出详细说明，以确保合同管理全过程的正常运行和有效控制。

（三）建立沟通协调机制，确保合同履行与结算有机衔接

高校应建立合同主办部门、财务部门与归口管理部门之间的沟通协调机制，实现合同管理与建设及采购项目、预算和收支管理相结合，确保有预算项目资金的合同履行后及时收付款，合同履行与结算有机衔接。对于有关收入类经济合同，主办部门主动催收，财务部门及时提醒并协助主办部门做好各类应收款项的收缴工作，归口管理部门定期关注收款情况，相互沟通及时反馈，确保及时全额收款。对于支出类经济合同的应付合同款，主办部门办理相关验收及付款手续，财务部门在履行必要的财务审批手续后，按约定付款，并从立项预算经费予以列支。归口管理部门及时收集付款合同履约情况，及时反馈沟通，避免违约造成的财务风险。

（四）按权责发生制及时全面确认合同收入与合同应付款

高校应严格按照新政府会计制度的规定，采用权责发生制核算，对符合确认条件的合同收入在收款日期确认为应收债权，以签订已生效的合同及发票作为原始凭证确认债权及合同收入，不用考虑是否已收到款项，做到应收尽收；待实际收到款项时，再冲减应收债权。对于符合负债条件的各类合同应付款，按照权责发生制及时确认为合同应付款，特别是对于采购合同中货物已验收并办理入库手续等业务，应及时确认相关资产及相应应付债务，以便反映真实的资产负债情况，合理安排资金，避免财务风险。为了确保及时全面的确认合同收入与合同应付款，高校可通过以下途径来落实。

1.经济合同签订时相关部门履行会签程序。高校经济合同签订时，合同主办部门、合同归口管理部门、财务部门等合同管理相关部门应实行会签程序，以落实合同管理相关部门及具体人员应履行的合同职责，包括合同归口管理部门对经济合同的统一编号，统筹经济合同的履行、变更及归档等工作；合同主办部门的催收和办理付款审批责任，并与合同归口管理部门及财务部门及时沟通反馈责任；财务部门及时全面确认合同收入和合同应付款核算责任。通过制订合同履行情况明细表来落实，明细表应包括合同编号、合同履行主办部门和责任人、应履行时间节点及具体金额、实际履行时间节点及具体金额、合同是否变更及终止、合同履行情况等内容，实行一合同一记录，由合同归口管理部门负责归集，合同主办部门及财务部门等相关部门共享信息的管理模式。

2.合同履行时沟通反馈机制。合同主办部门对于收款合同应在合同履行日之前对合同履行人发出催款通知书，并将催款通知书等相关材料送达财务部门，财务部门按合同约定收款日期开具收款发票，以合同、催款通知书及收款发票作为原始凭证，按权责发生制核算规定及时确认合同收入及相关债权，具体收到合同款时及时反馈到合同主办部门及合同归口管理部门。合同主办部门对于付款合同应在合同履行完成后及时办理付款审批相关手续，并将经审批后付款申请等相关材料送达财务部门，财务部门对符合负债条件的及时确认合同应付款及相关债务，及时安排资金支付，并将支付合同款的情况及时反馈到合同主办部门及合同归口管理部门。

（五）建立合同管理信息系统

为提高合同管理的质量与效率，高校应根据教育部提出的建设数字化校园的总体要求，以内部控制信息化互联互通一体化平台建设为最终目标，建立和完善经济合同管理信息系统，实现合同管理系统与预算业务、收支业务、资产管理、采购及建设项目对接，以满足合同履行管理、全程监控、动态管理、合同电子化归档、信息共享等日常信息化管理需要，以利于财务部门做到按权责发生制进行账务处理，确保新政府会计制度的顺利实施。与此同时，在合同精细化管理方面，要结合高校的实际情况，对已签订并履行完毕且没有纠纷的合同进行整理和疏理，在法律顾问或法律工作者的审核把关下，制订各类合同标准示范文本，并提示签订各类合同应注意事项及风险，将各类合同标准示范文本上传至合同管理信息系统，形成各类合同标准示范文本库，提前防范合同风险；在合同数据分析利用方面，要根据现有已签订并履行完毕的各类合同，设置包含客户名称、履行合同内容、合同金额、合同期限、履约情况、合同是否变更等内容的客户评价相关表格，及时评价与记录已签客户的信用情况，以便于在签订新合同时，利用已建立的客户评价库，提早了解客户的信用情况，采取必要的防范措施，避免合同违约风险。