文书工作与文书档案管理系统的设计与实现

文/深圳市泰丰地产有限公司 李玉

一、文书工作与文书档案管理现状

文书工作与文书档案作为企业的重要组成，所涉及的内容比较复杂，历史时间长，所涉及的领域也十分广泛，生产层次和信息量非常大。我国企业领域逐步发展中收集获得的历史材料和纸质文献包括开采图纸、现场录制声像等，这些资料涉及涵盖了企业生产、营业活动中的一些原始记录和凭证，原始数据都是最真实的数据，因此有效合理地整理并保存档案显得非常重要。然而如此重要的一个环节内容，不少企业却未能重视，普遍存在的是任职档案管理的人员年龄偏大，不能完全胜任这一岗位，且学历偏低，所掌握的知识结构非常单一，在岗人员数量稀缺，也没有足够的经验，最重要的是没有自主学习的能力，这些问题严重限制了文书工作与企业档案管理的发展进程。单从文书工作与文书档案企业来看，企业对档案管理的经费调拨过少，企业高层对这一领域的重视程度不高，档案的利用率也不高，归纳不及时，整理不合规，分类不合理，管理不专业，人员不固定，如此多的问题都需要得到企业的高度重视。

二、存在的问题及其剖析

（一）档案制度不健全，管控不到位。档案整理工作，应该是一项标准规范化、科学性极强的工作，管理人员应当严谨细致地整理档案，对于企业来说更需要一套系统化、严谨的、可操作性强的规章制度去归纳整理，如果档案整理不及时，借阅程序不规范，不依照相关手续办理，则会导致资料遗失，严重违反档案管理标准和制度。经过笔者初步统计，绝大多数企业是将文书工作与企业档案管理工作分配给了行政管理岗位去执行和监督，人员上的配置并不齐全，也没有一个相应的管理标准，这不利于该工作的有效展开和收集整理。另外，企业的不重视和制度的不完善也是阻碍文书工作与企业档案管理工作进程的一个重要因素。

（二）收集不及时，管理不规范。据研究观察，文个别企业的领导高层普遍都只重视生产，只注重盈利，对档案管理工作认知很浅，意识不高。如此不重视也会造成企业在发展过程中不断产出的新档案资料受到阻碍，原始档案有损坏，新的档案资料补充不及时，导致问题越来越严重。文书工作与企业档案管理工作衔接上存在问题，这两个工作部分有区别也有必然联系，可是在如今的不少企业中，它们之间并没有紧密的联系，使得两者之间的工作配合方面没有紧密衔接，存在诸多问题。

（三）缺乏专业的管理人才。要想提高文书工作与企业档案管理这一领域的工作效率，企业不能忽视专业的管理人才。

（四）把控不严。文书工作与文书档案企业的相关管理部门、检验部门对于档案内容把控不严，在文书工作与文书档案企业的档案管理库中，存在一些档案内容不严谨以及和事实不相符的问题，造成了档案存储的严重损失。

三、相关对策

（一）健全制度，规范档案整理标准。为了规范管理，文书工作与文书档案企业应当根据自身实际情况，建立一套相对可实施的、标准的、严谨的、科学的规章办法，采用约束奖励机制对档案整理和借阅人员进行管理和限制，监督他们合理规范地整理档案以及借阅。健全的管理制度可以有效地帮助管理人员提高自身的工作效率和素质，还能辅助新档案资料存档工作的延续性开展，对档案管理人员和相关管理部门以及借阅人都是一种很好的约束管理。

（二）加强队伍建设，提高管理素质。为了改变目前的现状，应当提高相关管理人员的职业素质和修养，培训一些专业的管理知识和技能，比如学习参观、视频讲座等，针对不同的管理人员因人制宜地选择合理的科学化的管理方法，才能充分地挖掘他们的管理潜力。相关管理人员职业素质得到提高才能更加有效地整理归纳资料档案，才能确保文书工作与文书档案、企业档案资源的新增和储藏。

（三）改善服务理念，提高服务水平。要不断提高服务人员的服务质量和水平，重新帮助他们认识如何有效地管理归纳，改善他们的服务理念，把被动服务变为主动服务，让相关人员主动了解文书工作与文书档案企业的生产、经营情况，了解企业需求，利用科学先进的网络手段进行整理记录，使工作更加高效便捷。服务水平的提高代表着企业工作形象的提升。

（四）推进信息化建设、实现网络化管理。作为21世纪的现代人，应当合理有效地运用网络科技，实现数字化的资源共享，引进高水平先进人才，提供更优质更便捷的服务，既能保障借阅人得到资料参考，又能确保资料档案的有效管控。

四、文书档案管理模块

文书档案管理模块是一个工作管理理念，能有效地帮助企业做好文书工作与文书档案管理工作。

（一）文书档案管理模块。1.档案登记。电子化处理登记信息和录入，对所收集的内容进行整理和归纳分析，根据整理的信息内容进行档案生成，为每个数据建立相应的档案，为其他的档案统计和信息提供便利。2.档案扫描录入。将纸质内容的档案信息进行信息扫描录入，为网络存储的档案信息提供有效收集渠道，便于将纸质文档内容存储进科技设备，有效精准，存储时间长且便利。3.文件著录。指对最初收集整理的文件数据资料进行录入，编辑成相应的目录和方案报告，便于以后的查阅和汇报。4.案卷著录。将所有收集的数据报告进行归纳，创建新的案卷著录，将相似的、同类别的内容进行整理，总结出一系列报告，从而实现文档的分类与统一管理。5.文件归档。将所创建的一系列文件目录进行归纳整理取档，这一工作具有科学性和可行性，真正实现了文件归档。6.档案变更。将归纳的数据、文件、报告进行查阅分析，纠正错误之处，根据真实的语言进行操作和重新整理分析，从而更加满足企业的需求。7.年鉴销毁。现代科技的进步，促使企业倡导使用科学的、精准的电子化存储，把传统的纸质文档内容进行定期处理和销毁，根据不同档案的年份和年检，系统自动归纳整理，定期检测清理。对于暂时不用的文档文件，进行编辑以备不时之需。

（二）文书档案借阅与归还。文书档案借阅与归还功能主要是实现其他人员对文书档案的查询、预订、借阅、归还的管理操作。1.网上查询。为了方便管理人员的整理和收集，也为了便于随时借阅和查询。借阅以后归还和损坏的后续问题处理等，系统可以设置文件的关键词条和类别属性来显示文件状态是处于借阅中还是有存货或者有损坏等情况以及借阅人和损坏人的相关信息，根据其状态进行预订或延迟操作。2.网上预订。这样的程序应用方便借阅人员随时随地了解文件的借阅情况和借阅人信息，从而及时借阅和查询。3.档案借阅与归还。可以通过系统查询到文件的借阅情况，相关文书工作人员也可以根据这一系统显示及时调整文件的存量或是借用期限等后台操作，从而便于借阅人的查阅和借阅以及相关文书管理人员的后期维护和管理。

综上所述，该文书管理系统的设计主要包括以下几种：未预订、已预订、已借出、未归还、已归还。通过实际情况将这几种借阅状态不断地变换以提示借阅人进行相关操作。

五、总结

文书工作与文书档案管理系统的设计理念主要是注重人们的真实需求，主要目的是优化文书管理和文书档案管理的相关工作流程，从而提高工作效率。设计档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等基本功能，是为了满足相关文书工作人员的工作需求，提升工作质量和效率。