浅析计算机信息技术在现代办公自动化中的应用

随着当前科学技术的发展，国民经济水平不断提高，传统的办公方式已经不再适用于当前高校的发展状况，而办公自动化系统的不断发展以及计算机信息技术的应用，办公自动化系统逐渐被完善，办公自动化系统在高校的管理中具有重要的作用，成为高校发展不可或缺的一部分。

一、计算机信息技术与办公自动化概述

计算机信息技术是以信息管理和处理为核心的技术，通过计算机的高效运行对信息展开一系列的获取、处理、传输和保存等工作环节。办公自动化是在欧美流行起来的，后来随着我国科学技术的进步，逐渐开始将计算机信息技术引入办公管理中。这就说明了现代办公自动化系统是以计算机信息技术为基础的，借助于先进的科学技术和先进的设备对收集到的信息进行处理，能够高效完成各项办公的一种现代化办公方式。

现代办公自动化系统利用计算机信息技术对许多零散的办公信息进行收集，然后再进行高效的整理、存储以及利用，以计算机信息技术代替了过去的人力，不仅提高了工作效率还降低了工作风险。这就使得现代办公自动化系统在高校中得到广泛的应用。

二、办公自动化技术分析

随着当前我国高校对于信息的要求越来越高，依赖性越来越强，各种各样与高校发展有关的信息逐渐成为高校管理系统中的重要部分，成为高校决策者进行决策的基础。而当前现代办公自动化系统能够借助计算机信息技术的各种优势，对高校所需的信息进行有效的收集、整合、分析，满足当前高校决策的需要，所以现代办公自动化在高校中的地位越来越高。

（一）文字处理技术。现代办公自动化可以通过计算机中的一些办公软件如：WPS、Excel、word等，对各种信息进行收集加工，然后再以各种图表的形式展现出来，同时还能够对信息数据进行有效的划分。在这些办公软件中，还有一些特殊的功能，比如进行信息筛选和查找，对字体的表现形式进行设计排版，改变字体的大小和字号等，在一定程度上满足了当前高校办公需求，提高了高校的办公速度以及信息处理的质量。

（二）图形图像处理技术。办公自动化功能还拥有图形图像处理的功能，在进行办公的过程中，工作人员可以利用计算机对于高校信息中的图形图像进行分析与处理。比如：可以利用相关的电脑软件对于图像、图片进行加工、剪辑等处理，使图像、图片能够符合当前高校的需求，提高图片、图像的利用率，从而降低高校的工作成本。

（三）数据信息管理技术。数据信息管理是办公自动化中的一大核心功能，能够对高校的数据信息进行收集、组织、加工处理、储存以及交流和使用，从而能够保证数据信息的准确性，提高了数据信息处理的效率，在一定程度上可以规范数据信息加工使用的流程。同时还改变了信息采集、浏览、储存的方式，自动化办公可以使用更为逼真的图像和图表进行信息展示，同时还实现了无纸化的数据信息储存，提高了数据信息储存周期，使数据信息保留的时间更长。并且还可以通过计算机信息技术组建信息数据库，使相关人员在进行查阅的时候可以通过信息数据库提高信息的共享，从而提高数据信息的使用率。

（四）网络通信技术。通络通信是办公自动化的核心技术，通过互联网加强高校内部各个部门之间的联系，能够扩大数据信息的共享范围，能够更好地协调各个部门之间的工作。此外，还能够借助互联网人与人之间的视频通话技术，实现远距离办公。当遇到各种各样的问题时，能够及时解决，提高了高校内部办公的效率，降低了办公人员的时间成本。

（五）辅助决策。办公自动化系统可以通过计算机信息技术对高校相关的信息进行收集、整理、分析，然后将结果提供给高校的相关决策人员，能够使决策人员对于当前高校的状况有一个全面的认识，帮助高校领导作出更为科学的决策。

三、计算机信息技术在现代办公自动化中的作用

（一）优化办公环境。随着计算机信息技术在现代自动化办公中的逐渐应用，办公空间已经不再是限制办公工作的难题了。由于计算机互联网的优势，使得办公人员在任何地方任何时间进行办公，同时计算机互联网还扩大了办公的平台，优化当前的办公环境。使办公人员还可以互联网平台上进行一系列的内部工作交流，保证高校内部的相关通知以及相关技术等方面的信息能够及时地传达给高校内部的工作人员。

（二）提升信息运作效果。在当前的信息时代背景下，信息使用的效果关系着高校的生存和发展，所以为了能够保证高校稳定生存与良好发展，这就要求高校决策人员要及时全面了解自身高校的各种信息以及市场情况，在此基础上，高校的决策者才能够做出符合高校发展的决策。而当下计算机信息技术的应用，提高了信息的流通速度，能够使高校决策者更快了解自己所需要的信息，还能够为高校内部人员提供当前最新的各种市场情况，在一定程度上提高了信息的运作效果，促进了高校工作人员的工作效率。

（三）降低办公成本。由于计算机信息技术自身的特点，使得高校工作人员够在互联网上进行办公，这就在一定程度上，降低了高校办公器材的消耗。而且由于计算机信息技术的优势，使得办公人员在收集信息相关的工作中减少了时间成本，同时还降低了信息收集的资金成本。此外由于办公软件的使用，在一定程度上规范了办公流程，提高了工作标准，降低了工作失误，也提高了工作人员的效率，间接降低了工作成本。

四、计算机信息技术在现代办公自动化中的应用

（一）数据处理中的应用。数据的处理对于我国现代化自动化办公有着重要的作用，办公室工作中首要工作是将收集到的数据信息进行处理。在办公室的数据处理工作则是办公人员在一些零碎的数据中，通过查找、选择、分析然后得出一些对于特定人群有着一定作用的数据信息。而现代办公自动化能够在信息过滤、筛选、分类、处理等环节利用计算机数据库管理系统进行相关的工作，然后再通过互联网，将数据信息传递给相关的管理人员。这种现代自动化办公技术能够大大节省工作人员时间，提高工作效率，同时还能够降低因人为因素而导致的工作失误，从而使相关的管理人员能够根据准确有效的信息做出比较科学合理的决策，促进高校的发展。

（二）文字图像图形等信息的处理。在高校的办公中，文字图像等信息比较常见，而相关的办公人员的工作是对这些信息进行一系列的处理。办公人员可以利用计算机相关的文字软件如：word 、WPS等对文字进行一系列的加工处理，使文字信息变得简单明了或者丰富多彩。对于图像图形的处理同样可以借助相关的计算机软件如：PS、AR等进行一定的图片设计、美化。从而提高图像图形的信息使用效率。同时还能够提高办公室工作人员的办公效率。

（三）网络通信。计算机信息技术在办公自动化应用中的核心技术之一就是网络通信，由于以往的通信方式受空间和时间的影响比较大，信息传递效率低下，同时对于时间的消耗也比较大。现代办公自动化网络通信技术，能够克服空间和实践的障碍，实现高校各个部门之间的交流和沟通，从而降低信息传递的时间成本，提高信息的及时性，从而提高高校的办公效率。

（四）视频会议。以往的开会方式是会议的参与人员在特定的空间、特定的时间进行，这就导致了会议容易受到时间和空间的影响，可能会因为各种原因导致部分人员不能够及时参与会议。这就有可能导致会议内容不够全面或者得不到落实，进而导致高校的发展受到一定的影响。而现阶段，视频会议能够使工作人员在不同的地方参与会议，从而提高了会议信息的传播，同时还能够提高会议内容的全面性，从而推动高校健康发展。

五、结语

随着当前信息时代的发展，以往的办公方式已经不再适用于高校的办公工作。为了提高现代自动化办公的效率和质量，需要在自动化办公中引入计算机信息技术。而计算机信息技术能够提高高校获取信息以及信息整理处理的速度，从而提高信息的全面性、及时性，促进高校相关的管理人员作出更加全面科学的决策。计算机互联网技术能够促进高校内部不同工作人员的交流与沟通，使高校办公不再受到时间和空间的限制，进一步提高了高校的管理，并且使高校的工作得到优化，进而为高校的发展奠定基础。