档案管理工作存在的问题与对策

向红

重庆万州燃气有限公司 重庆 400020

合理、科学的对档案进行管理，不但可以对企事业单位所创造的效益给予标准的很亮，还能够对这些单位整体的管理水平做出精准的评价。由于档案所记录的内容是整个单位的发展史，所以对单位的日常工作能够提供完整的资料，同时对单位下一步发展，以这些档案资料为支撑，可以做出一个准确的研判，能够为单位未来的发展提供可靠的数据支撑。档案管理工作主要有两项重要的作用，一是作为考察的依据，是与其他文献不一样的，其具有一定的法律效应，因其自身特点和形成方式，其记录的事项更具客观性，使人们更加信服，因此其是一种真实凭证的存在；二是其可以作为参考，因其记录的事情具有法律效应和客观性，所以其属于最为可靠的参考依据，也是反映单位发展史最客观的材料。由此可以得出，档案管理工作对于任何的单位而言都是非常重要的，相关工作人员要定期接受和保管好档案，同时要做好档案管理的保密性工作，以防资料的泄露为单位带来不必要的损失[1]。

1 档案管理出现的问题

1.1 重视程度不够

当前，一些单位对档案管理工作的重视程度还有待于提高。认为档案管理只是进行对材料的整理，保管好材料，不是单位的主要职能部门，不能够给单位带来经济效益。这些误区的出现，致使单位的档案管理工作得不到足够的重视，这种轻视档案的行为都表明了这些人员对档案管理工作没有足够的认识，对单位的发展也是非常不利的。目前，我国尚未构建起有关档案管理的相关法律法规，导致档案管理缺乏有效的法律依据。同时，基于档案多头管理，各有政策，久而久之，势必将导致档案管理背标准化，进而，使档案无法充分发挥其应有的职能。

1.2 人事档案管理设施缺乏

伴随当前互联网发展速度进一步加快，电子化技术进一步发展，电子文本逐步代替了原有的传统纸质档案，纸质档案尽管可以对单位人事的情况进行有效的记录，然而纸质档案具有很大的缺点，比如说，无法有效的保存纸质材料，随着时间的增长以及翻阅次数的增加会导致纸张出现丢失或破损等情况，当前社会网络发展的速度进一步加快，人事档案逐步开始使用网络化经营管理，但是因为某些单位不重视档案的管理，档案管理部门没有进行网络化，造成很多管理设施缺乏，很多人事记录扫描件、复印件无法有效的向网络当中传输，造成人事档案管理过程中缺乏准确性[2]。

1.3 管理水平不高

一些自然资源部门还停留在年初收集上一年度纸质档案进行管理的传统阶段。部分单位的档案信息化管理仅限于纸质档案拍照留存，缺少系统化、信息化档案管理系统建设，在实际工作中暴露出归档不及时、保管不安全、查全查准率低以及管理混乱等诸多问题。

2 档案管理工作的对策

2.1 加强重视程度

在当前的档案管理工作过程中，要加强单位对这项工作的重视程度。首先，作为单位的负责人就要加强这方面的思想建设，加大对档案管理工作的重视性。其次，最为档案管理的直接操作者，档案管理工作人员的素质和知识结构也是十分重要的，要加强这些人员的思想建设和定期对这些人进行培训工作，使其真正掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案管理的质量。

2.2 加强硬件设施建设，强化服务意识

在实际的档案管理工作中，各单位要专门设立用来存放档案的档案室，同时，加强各方面硬件设施的配备，从而保证档案的完整性和整洁性。而档案管理的工作人员要树立正确的档案管理工作意识，以增强服务意识和主动服务为出发点，明确所要服务的方向，提高服务质量。而服务质量的好坏则是作为档案管理工作是否真正具有权威性和客观性的凭证。

2.3 加快信息化建设

依托科技进步，建立自然资源“智慧”档案馆（室），实现存量档案数字化、增量档案电子化、档案服务网格化，使档案管理尽快走上信息化快速路。充分利用云计算和大数据技术，发挥“互联网+”平台作用，真正实现“让数据多跑腿，让群众少跑腿”，为档案管理插上智慧的翅膀，推动传统档案管理的流程再造，全面实现档案的信息化全流程管理，提高档案管理的工作效率，减轻档案工作者的工作压力，实现档案管理现代化。

2.4 提高档案管理人员的素质

档案管理工作的实效能否提高在很大程度上由工作人员的素质和能力决定。也就是说，管理人员的专业素养将直接影响高校档案管理工作的质量。所以，为了适应档案管理工作的实际需求，档案管理人员必须具备更高的素养。提高档案管理人员的素质是加速档案管理事业发展的重要渠道。所以，高校应该招聘一些有文化、有专业、有技能的人才。同时，高校要注重管理人员的继续教育，让管理人员不断学习业务知识，学习现代化新技术。

2.5 规范化的完成档案管理工作

切实依据本企业实际情况，构建出较为完善的档案管理制度，切实依据文件材料内容开展分类及归档工作，积极在以往档案信息收集方法的基础上进行创新，积极使用事前监控收发文件以及登门寻找等措施，争取可以将广泛收集和重点收集相互融合起来；切实把握时间要求，遵循各种类型档案的形成规律，在适当的时机下进行收集；促使档案资料的收集范围变得更为丰富一些，既应当在实际工作的过程中收集纸质载体，也需要收集其他各种介质的载体。推动档案滚来工作向着规范化的方向转变，要求各个档案管理人员实际工作的过程中，依据现行规章制度中提出的要求，妥善完成档案管理工作。各种类型载体的档案都应当统一管理，为后续档案信息的利用做出保证[3]。

3 结语

在新世纪加强档案管理具有非常重要的意义，需要进一步对档案查验和收集制度进行完善，并且与现代化技术相结合，加强档案的管理以及资源的共享。