关于如何发挥档案管理工作效能的思路分析

孙慧颖

摘 要：随着社会生产力的不断提高，我国档案管理体制也随之更迭创新，档案管理体制的进步提高了企业的工作效率，同时推动着各大企业的产业升级，对于企业来说发挥出档案管理工作最大效能是特别关键的，它能保障企业的正常运营，对待企业日后大事件决策有着深层影响。本文从当前档案管理发挥的现状进行分析，从目前运用现状所出现的问题中提出相关建议，期望能够促进企业良好发挥出档案管理工作的最优效能，以此更好推动企业的发展与进步。

关键词：档案管理;工作效能;思路分析

引 言

改革开放后我国经济迎来快速发展时期，催生着更好、更适应市场变化的档案管理体制，无论是事业单位还是其他私企组织，档案管理对企业发展有着不可忽视的作用。做好档案管理工作能够有效的减少企业在面对产业转型或升级的难度，档案的有据可查使得企业在大事件决策上更准确，便于日后各类项目的开展，加快了企业的工作效率，因此做好档案管理工作是一项尤为重要的事情，企业充分发挥出档案管理工作的良好效能，便于企业能够根据自身发展历程进行借鉴与总结，能够有效的推动企业产业的创新与升级。

一、档案管理工作运营现状分析

（一）档案管理的配套设施缺乏保障

为了档案管理工作更优化，那么对待档案保管应更加仔细认真，档案的基础配套措施不可或缺，这样才能更加完善的保管好档案[1]。但目前大多数企业对档案保管情况并没有达到理想状态，很多企业随意将档案放在书架或展览架上，没有配套相关的资料室，这样的存放很容易让档案字迹受潮或者遗失相关资料，严重的话将泄露商业机密导致企业面临不可想象的损失;档案涉及着各个部门的工作内容，因此档案的复杂性也决定了档案管理应该更为专业化和安全性，同时档案的纸质材料容易受到蟑螂等相关动物的损害，所以在进行档案保管时还需要注意日常维护，进行相关灭虫工作，企业也可以引入高级的配套措施，采用双份档案资料进行备案，保证资料损失情况出现时还有B方案进行选择，但是目前企业仍然缺少对档案保管的基础配套设备。

（二）档案管理工作认知意识不够

从我国目前企业对档案管理工作的情况来说，很多企业将档案管理工作归功于行政管理处，忽略了基础档案管理的重要性，部分企业领导对企业发展前景难以估摸，局限于关注企业的经济收益和产业建设，轻视了档案管理工作对企业单位经济的增长作用，导致各基层人员对单位建设认知存在偏差，极大的降低了工作效率，此外企业内部档案管理工作缺乏长期性部署与监管，领导和员工对档案管理工作认知意识不强，难以具备相关的职业责任感，导致档案资料整理不全、归整散乱等现象出现，严重阻碍了企业的发展[2]。

（三）相关档案管理工作人员素质不强

由于档案资料比较繁琐和复杂，所以相关工作人员需要仔细认真的将档案进行分类，同时能够更专业的将档案进行整理与规划，这对档案管理人员的职业素质提出了更高的要求[3]。从目前来看，大部分企业的档案管理工作人员并没有进行相关的专业培训，他们无法了解档案的类别和快速将档案进行调取，导致在实际使用中出现误工误点，使得相关人员的工作效率降低，从而无法达到相关业绩业效，档案管理工作人员的业务工作能力不强、基本职业素质不够硬，使得员工的积极性受到影响，无法安心进行工作使得档案管理工作效能降低。

二、提升档案管理工作效能策略

（一）制定有效合理的档案管理工作制度

严格意义上来说，档案管理的专业性和合理性，是为了之后企业在面对企业转型或产业升级等相关重大决策上提供相关依据，在企业初期将档案规整好，随着企业的发展充实档案资料，为日后企业发展奠定基础。因此，建立一个合理有效的档案管理工作制度必不可少，它能够保证企业有条有理的开展档案工作，能够更好地发挥出档案管理工作的最大效能。企业在制度档案管理工作制度时首先考虑到档案查询的便利性，能够使得员工快速调取相关档案资料，节省相关人员对档案保管的成本;其二是更好的将档案信息交融化，利用现在的互联网技术实现档案信息的共享和互动，极大提升员工的工作效率，但需要注意对待商业机密和相关秘密档案做好防范工作，建立极强的网络屏障防止黑客偷窃相关资料，企业制度出合理有效的档案管理工作制度，提高了员工的工作积极性，更好的提升档案管理工作效能，发挥出档案管理工作应有的价值。

（二）重视档案管理工作

倘若企业忽视档案管理的工作，将会导致企业的工作效能极大降低，同时面临企业转型困难，因此在企业初期无论是领导还是员工都应该对公司的档案进行重视，去积极的学习和借鉴档案管理的措施与方法，对待档案管理不能一蹴而就，档案管理是一项不断积累不断归整的工作，因此相关人员需要更好掌握档案内容的变动，配合相关人员进行档案的调取，明确档案管理工作对企业发展的重要性。

（三）采用激励制度调动相关人员的工作积极性

为了能够调动员工的工作积极性，企业可以通过制定激励制度对相关人员进行奖惩做法，让档案管理工作更加井然有序[4]。通过对员工的物质奖励或精神鼓励，促进员工对档案管理学习的积极性，让员工主动学习优秀的档案管理措施并运用于实践中，当然对待档案管理出错的员工予以口头警戒或罚款的方式，严格遵循公司制度的相关要求，提升员工工作的责任感，在进行绩效考核时要做好公平公正，若出现贪污或栽赃状况时也应进行处罚，同时对处罚结果进行公示。

三、结束语

档案管理工作对待企业的发展起着至关重要的作用，档案管理工作的优化与创新是随着时代的变化不断升级，通过新颖的档案管理工作方法，发挥出档案管理工作效能，从而使得企业更好的去适应市场的快速发展。因此，在企业在加强档案管理工作时，首先需要明确自身企业在档案管理工作已经出现的问题，按照企业发展的实际情况进行调整，对待管理档案引起重视;此外，还可以引入高级的配套设施，创新档案管理制度，推动档案管理工作专业化;最后，跟随企业的发展历程档案信息，去回望和总结出企业之后发展方向，让企业产业迎来最大升级。

参考文献

[1] 王俊，晏宇星.探討如何发挥档案管理工作效能[J].办公室业务，2019（07）：74.

[2] 徐拥军，张臻，任琼辉.我国档案管理体制的演变：历程、特点与方向[J].档案学通讯，2019（01）：15-22.

[3] 姚飞.关于如何发挥档案管理工作效能的思路分析[J].民营科技，2015（11）：127.

[4] 韩东. 档案信息化建设若干问题研究[D].吉林大学，2011.