教学视角下的留学生档案管理策略分析与阐述

何媛媛 李维佳

摘 要：改革开放至今，我国留学生的数量不断增加。在这种情形下，我国相关教育机构对于留学生的档案管理提出了更高的要求。本文将从教学视角出发，分析留学生档案管理的现状，写明档案管理中教学方面所存在的各种问题，并提出一些可供参考的解决方案。

关键词：教学;留学生;档案管理;工作改革

一、留学生档案管理现状

（一）留学生档案管理的不足

从各个学校的档案管理来看，我国留学生的档案管理力量存在着很严重的不平衡。由于我国各个院校的留学生生源留学性质不同，所以其在档案管理方面所受到的重视度也有所不同。一部分是从我国小学教育开始直至研究生毕业，并且其考试分数合格，获得了我国相关教育部门所颁发的各等级学历证书的留学生;另一部分则是进行语言进修课程、专业课程以及进行所有学历教育以外的国外进修留学生。在我国经过小学直到研究生学习期满的学历生，由于我国教育对学历证书的需求，该类留学生在档案管理方面得到了相对认真全面的管理。不仅要保证纸质档案和电子档案的齐全，并且要在国家相关教育部门做好备案。这类留学生的学历得到国家承认，因此学生的档案也会在学生考取上一级学校时及时地进行调整和备案。相对而言，进修生则与这类学历生不同。语言进修生常常出于自身不同的学习目的与需求，学习时长不固定，在我国留学的时间较短而且经常转校，甚至本身就不需要中国的学历证明等，因此，对于进修生的档案管理工作会存在较多困难以及不足的地方。

以目前的档案管理状态来看，从事该管理工作的人员也有很多。有从事该管理行业的工作人员，也有各地校园从事教学工作的教师，再加上留学生数量不断增长，使得档案管理的难度不断增加，其工作量也不断加大。

（二）与教学相关的留学生档案管理

留学生教学档案建设是在教学、教研等多重积累的教学活动中所形成的，一般包括课程档案以及学术档案等。其档案记录是对文字、图案等具有一定保存价值的不同形式记载，是反映教学运行、管理与建设的重要性标志。我国的留学生招生工作至今已经有近60年的历史，我国有的学校甚至是近几年才开始进行留学生招生工作，所以留学生的教学工作本身还处于不断探索时期当中，教学档案的建设更是需要改进，其中的不足之处也显得尤为明显。如综合性院校的留学生，其本身的档案在学籍内容上就不够全面完整。据了解，由于一线教学教师的工作性质，在留学生课堂教学中，对于学生学习参与性与积极性、掌握学习内容的程度等方面可以做出较为客观的评价，因此，学生的教学档案管理应该是由一线教学的教师或者至少应该由相关管理人员（如留学生专职班主任等）统计入档。然而在目前的档案管理中，一般都是由各校的行政人员开展这一方面的工作，很少有从事一线教学的教师参与。这导致留学生学习情况的管理档案中与之相关的学习内容及进程等信息较少，或者对该生已有的学习情况信息也不能够更好地为其学习提供更好的服务。在正常的课堂中，教师是该课堂活动教学的主导，而学生是为了开展教学活动而组织起来的主体，只有全面地了解学生，才能够更好地进行教学活动。特别是来自国外的留学生，由于国外的留学生与我国学生情况不同，他们来自不同的国家，而且在年龄跨度，宗教信仰以及文化背景上有所不同，其汉语水平也是参差不齐，教师要想有效地开展教学，了解学生各个时期的学籍档案资料就成为必不可少的一项工作。相关的留学生管理工作人员应积极配合教师，做好与教学相关的学生学籍管理工作，这一点十分重要。

二、留学生档案的管理系统改善和设想

（一）管理系统概述

现在部分学校都会运用一套具有权威性的留学生档案管理系统，留学生的学籍管理主要在其系统中的“学生信息功能”或者“学籍管理”等这些模块中。该系统模块里所包含的内容十分广泛，包含学生应有的基本信息、分班信息、离校信息和其他奖惩信息等。可以说，该系统模块覆盖了留学生在校的全面生活信息，学校可以通过这些信息了解留学生的个人情况、学习情况等。对于招生和管理留学生的工作人员来讲，这种具有权威性的留学生档案管理系统的信息量以及管理分类已经非常完善了。但是对于教学的教师来说，这种管理系统所存在的实际利用价值并不是很高，其中还存在很多漏洞。其一，由于该系统数值并不能非常及时记录与了解学生的信息情况的变化，教师无法及时了解与掌握这名学生的最新动态。其二，该管理系统并没有做出一项专门为教师准备的系统模块。因此不难看出，该管理系统注重的是为留学生档案的管理者而设计的。相关教师如果想了解某一学生的信息内容，则需要从众多零零散散的信息窗口中去拼合，十分不方便。另外，现有管理系统中还面临着来华留学生流动性大、留学生经常转校留学，导致档案追踪性不够、不强等问题。这种情况给相关工作人员造成一定负担，同时导致教师不能够快速且全面地了解学生。

（二）改善管理系统的设想

各个学校应该继续完善已有的留学生教学档案。在各大学校中，留学生的教学档案记录并反映留学生教学单位的建设和发展这一过程，这应该是相关教学单位各项工作中的一个重要环节，是评估和衡量该教育质量与管理水平的一个依据。它为留学生的教学、管理等水平的提高创造了必要的条件，也是积累教学经验和教学过程的原始资料，利用这些资料，教师应合理推动教学法研究，促进教学组织和管理。

教师应该在一定的研究基础上积极主动地探讨、研究，进行客观分析和总结，如可以收集学生试题的答卷、作业等资料等进行分析。教授语言类的教师还可以运用多媒体现代信息技术化等手段，收集学生的语音文字等信息，建设语音数据库，从而提高自身教学质量。

留学生的学籍档案应及时充实与教学相关的内容。由于档案信息模块的内容不同，相应模块表达的信息量也有所不同，教师应根据每个管理模块的内容去实际了解和分析，学籍档案信息也应该根据教师的教学需求补充。据了解，目前各高校留学生的类型多分为两种：一种为有学历学籍的留学生，这一类学生的学籍档案一般为各高校教务部门统一管理，学籍信息从入学至毕业都有较为详尽的记录;另一类留学生为非学历生，即进行中短期语言培训的留学生，想要完善这一部分留学生的学籍档案是有一定难度的。非学历生在校学习时间不固定，入学前甚至无须提供之前的学习证明等材料，一线教师或是专职行政人员无法全面地对他们进行一个过程性的了解。同时，学生的爱好、信仰、学习爱好等大量背景信息都要求学生档案管理者以及教學者充分了解学生的情况，这其中面临的困难较多、工作烦琐，在这里就不一一说明了。如果想有效处理好这一问题，应考虑将留学生档案进行校园间共享化管理。随着信息的不断充实，即使该学生已转校，这些相应的信息也可以被新接收该生的院校直接运用，不会出现该生档案某一时间段空缺的状态，也可为新接收院校迅速较为全面地了解该生的情况提供依据。

三、结语

综上所述，相关留学生管理工作人员应积极配合教师做好与教学相关的学生学籍管理工作，学校各部门以及各学校之间应努力做到留学生档案资源共享，在各大学校当中进一步加强校际交流与合作，搭建电子信息技术平台，实现共享电子档案资源。电子档案可包含学生入学前上一阶段的学习成绩证明、留学生毕业或是离校后的服务追踪信息等，进一步完善学生的各方面信息。另外，当留学生转校时，转出学校的档案信息可以直接划为转入学校并使用，这样不仅仅可以使留学生的档案变得更加完整，也可为转入学校省去很多查找寻踪等烦琐与不必要的麻烦。由此可见，公开档案信息并努力去实现档案资源共享，对于教师充分了解学生信息起到了很大的积极作用，也使留学生的档案提高了完善程度。教师也可以利用在教学过程中不断完善的学生教学档案，将其作为教学工作的参考资料与依据，制定行之有效的教学方案，从而提高自身教学质量。

参考文献：

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