浅析技师学院档案管理的问题与对策

赵蕾

摘 要：人事档案管理是人力资源管理工作的重要内容。对于技师学院来说，人事档案管理的工作显得更加重要。随着现代科技及信息化技术的快速发展，技师学院传统的人事档案管理体系开始暴露出越来越多的问题。分析和解决这些问题和不足，对人事部门来说，意义重大。

关键词：技师学院;人事档案管理

人事档案管理工作是做好干部人事管理工作的一项基础性工作。人事档案是反映教职工学习、工作、生活等个人经历和德才水平的重要记录，直接关系着教师教学、教研、职称评定，直接关系到干部考核任用，关系到技师学院全面、正确选聘、选拔人才，是人事管理工作的效率和质量的直观体现。因此，做好人事档案管理工作对于技师学院来说，具有十分重要的意义。

1 当前技师学院人事档案管理存在的问题

随着教育改革的深化及技师学院的发展，人事档案管理在基础性工作与档案队伍建设上都取得了一定成绩，档案管理意识逐渐加强，人事档案的重要性进一步显现。但就人事档案管理现状来看，仍与时代的要求和发展的需要存在差距，具体表现在以下几个方面：

1）人事档案管理体制的科学性不强。在部分技师学院，人事档案管理并未统一归口，有的人档案在组织部门，有的在人事部门，有的在人才交流中心，一个单位的人事档案在几个部门存放，关系十分混乱。造成人事档案材料不能及时入档和传递遗失。

2）人事档案管理的现代化水平不高。相比于教学、教研等核心工作，档案工作始终处于边缘和辅助的位置，人事档案管理普遍现代化水平不高。首先，技师学院人事档案管理缺乏专业化的人才。档案工作具有较强的专业性，这就要求档案管理人员掌握档案专业理论知识和方法，接受专业的教育培训，通过专业技术资格的考核等。但就实际情况来看，真正档案专业出身的很少，具有专业资格的专职档案管理员更是屈指可数。其次，档案管理缺乏现代化的手段。由于长期投入不足，档案管理基础设施建设历史欠帐太多，档案管理软件的开发和数据更新更为滞后。现代电子设备和技术即使有所应用，也仅仅完成了一些人事档案的信息录入工作，大量的人才信息还未进行全面的开发和有效的信息化，因而也就不能实现充分共享。

3）人事档案信息内容的全面性和真实性不够。由于历史原因，在当前人事档案的十大类材料中，履历材料、自传材料、鉴定考核、考察材料、政治历史情况的审查材料等几类材料的共同特点就是信息内容较为陈旧。部分工作时间长，流动频率小的人这几类材料一般都是好几年甚至是十几年前填写的信息;而部分年轻人的人事档案中，这几类材料空白居多。“学历”材料残缺，档案内容的全面性、真实性、准确性仅仅依靠相对人提供的证件及道德自律来保证。

2 如何优化技师学院人事档案管理

人事档案管理中存在的这些问题和不足，严重阻碍了我国人事档案管理工作的提高，对于技师学院自身的发展也造成了不利影响，必须要从以下几个方面进行改革和优化：

1）更新人事档案管理理念。随着人才流动普遍化，传统人事档案管理理念局限性凸显，我们必须认识到，人事档案管理不仅是服务于人事管理而是服务于人的发展，要从人才在组织内部的发展需要出发，根据人事管理需要形成并提供相应的人事档案，而且要整理提供满足人才流动后体现其历史能力与业绩的档案信息材料。管理者要具备社会视野在管理档案信息上与时俱进，实时更新。

2）改革技师学院人事档案管理体制。在人事档案管理上，首要的是实现垂直领导和管理，成立院级的档案管理中心和建立各层级的人事档案管理网络模式至关重要，成立权威的管理机构，可以及时的处理随时可能出现的矛盾，解决纷繁复杂的问题。

3）健全技师学院人事档案管理制度。在学院内部，应健全查阅、转递、保管保密等制度，确保将人事档案纳入档案工作体系中。同时，建立档案信息交流制度并认真执行，这样才能将管理工作做实做细。

4）提高技师学院人事档案管理的现代化水平。充分利用计算机开发人事信息管理系统，使其不仅仅在检索、编目、借阅、统计等方面发挥作用。要建立计算机网络，改变单机作业现状，建立具有速度快、数据准、容量大等特色数字化信息平台，实现开放式档案信息

共享。

5）务实人事档案信息基础性工作。做好人事档案的收集、整理、归档工作。提高人事档案管理人员的档案意识和责任意识，必须充分认识到，人事档案原始记录是作为一种具有法律效力的凭证。要努力拓宽信息渠道，辨别信息来源，广泛收集人事档案材料，充实人事档案内容，尽量使之齐全完整。在档案材料收集、整理过程中，要坚持原则，实事求是，严格把关、科学鉴定，维护人事档案的真实性和可靠性。进一步加强对年龄、学籍、工作时间等信息内容及原始材料的核查审定，提高信息数据的可靠性。要全方位提高技师学院人事档案管理者的素质，尤其是使用信息管理系统和相关数据库的技能。要持续加强管理人才队伍的建设，从新进管理人员中挑选专业性强、积极性高的人加入到人事档案管理队伍。要对现有人员进行专业知识培训，提高其专业素质。适当引入竞争机制，保持队伍活力，不断满足人事档案管理的新需要。

6）提升档案管理人员的专业素质。档案管理人员往往从事的是文档保管以及接收工作，经常不受重视，很多档案管理人员也觉得个人的工作根本没有前途。因此，要想提升档案管理人员的专业素质，必须要注意以下几点：第一，提高档案管理人员的工作观念，所有的档案管理人员都必须要有奋发向上的精神，必须要充分意识到档案工作的重要性，特别是在信息时代，信息资源是非常关键的。第二，针对档案专职人员和兼职人员开展专业的培训教育。档案工作具有相当强的专业性，而且在岗的非档案工作人员占据较多，所以对档案管理人员的专业培训至关重要。不可以只是重视培训的形式化，必须要切实加强档案管理人员的工作技能，丰富管理知识，科学制定培训计划，有效组织培训内容，积极提升培训水平。第三，制定完善的激励制度，充分调动档案管理者的工作积极性和主动性。档案管理人员长时期与各种档案打交道，工作十分枯燥，很有可能出现职业倦怠的情况，所以技师院校必须要给予其适当的物质奖励和精神鼓励，促使他们高效完成创新性工作和基础性工作。

7）将档案运行工作作为学校年度重点工作计划的组成部分。作为技师院校的档案部门，在管理过程中必须要进行绩效管理，进而方便档案管理人员认真做好自己的分内工作，提升工作效率。应该将档案管理工作列入学校年度工作目标中，在这个基础上，让档案部门拥有一些考核权限，分解档案工作内容，所有的工作内容都必须要给予其对应的分值。不仅要将部门作为单位来考核，而且必须要考核立卷归档单位的分管领导和兼职档案员，将岗位责任制真正落实到位。对每个层面的违规人员，必须要結合实际情况，给予适当的惩罚。如果个人或者立卷归档部门有不错的年度完成效果，应该给予其奖励。

总之，技师学院人事档案管理工作是学校档案管理的重要组成部分，在学校建设和发展中起着重要作用。随着社会经济和技师学院教育事业的迅速发展，原有档案管理模式已不能适应技师学院事业发展。在这种情形下，技师学院人事档案管理改革势在必行。更新管理理念，改革管理模式，健全管理制度，提高人事档案管理的现代化水平和信息内容的全面性、真实性是优化技师学院人事档案管理的有效手段。

参考文献

[1]赵子叶.高校人事档案整理工作存在的问题与优化策略[J].农家参谋，2018（21）：244.

[2]张爽.高校人才档案管理的现状及对策研究[J].中国管理信息化，2018（21）：156.