溯洄从之六十载 奉献担当创新局
——云南省档案馆馆藏民国档案管理精准到件

■ 杨健生

2020年9月3日，随着最后一卷民国档案卷盒盖上“已制作目录”标记，云南省档案馆总计制作843万条民国档案文件级目录，馆藏民国档案全面实现“精准到件”管理，尘封的档案宝库吹沙现珠，烨烨生辉，取得业务工作重大突破。然而回顾过往，欣喜转瞬化为默然，数十年数代人，孜孜不倦埋首黄卷故纸，前辈寂然杳无音，英才敛彩鬓毛衰，抚今追昔复何言，惟存清志继史迁。云南档案人在这漫漫征程中积淀的甘于奉献、持之以恒、敢于担当、勇于创新的精神值得纪念传承，并藉此向默默无闻、奉献一生的前辈致敬。

甘于奉献 构建资源

云南省档案馆馆藏民国档案154个全宗30万卷，总排架长度约18千米，数量多，价值高，系统性和完整性较强。云南省档案馆能拥有丰富的民国档案资源，既受惠于历史的眷顾，更得益于几代档案工作者默默奉献。

一方面，民国时期云南战乱规模不大，地方政府总体过渡较为平顺，档案留存较为完整，以及抗战期间，众多政府机构、企业、大学西迁昆明，又为抗战物资、人员转运枢纽，加之滇缅作战和滇南防御战事频繁，产生大量档案并留存云南。更重要的是，在中国共产党的领导下，云南举行昆明起义，政权和平更替，档案得以较为完整移交。

另一方面，新中国成立以来，尤其是云南省档案馆1959年建馆以来，几代档案工作者接力续力，不断从机关、厂矿千方百计收集、搜集民国档案，一有散存的民国档案线索就及时走访联系，及时将这些珍贵档案集中到馆保存，并持续开展全宗划分、案卷整理编目等工作，于1998年全部实现以案卷为单位管理和系统排列，为馆藏民国档案资源系统管理奠定坚实基础。

在这40年间，馆藏民国档案保存地点多次迁移，从城市到山沟，又从山沟返城，再两次搬迁馆址，云南省档案馆工作人员肩挑背扛，辗转搬运，虽条件简陋，生活不便，工作繁重，却始终严守纪律，坚守责任，数十名老前辈为管好这些民国档案奉献一生，寂寥落寞，却无怨无悔。

代代接力 再启征程

老一辈构建了丰厚的资源，管好用好珍贵的民国档案就是后来者的责任。但仅凭案卷目录及完整度较低的人名卡片，查找民国档案，能准确寻获者十之三、四而已，开展档案专题研究，经年累月，勉力而成，仍不免挂一漏万，全面建立文件级目录成为馆藏民国档案规范管理的必然要求。

由于民国档案与当代档案差别较大，加之工作经费短缺，导致具备目录制作技能的人员少，完成馆藏民国档案文件级目录制作注定是个艰巨而漫长的征程，但云南省档案馆认为只要不计名利，埋头苦干，代代接力，愚公终能移山。

2001年，云南省档案馆抽调工作人员和外聘临时人员组成“目录中心”，启动民国档案文件级目录制作工作，2009年改组为“档案数字化中心”，仍负责民国档案文件级目录制作，始终保持10余名目录制作人员，秉承默默无闻、甘于奉献、团结奋进的传统，老同志毫无保留地传帮带，年轻人坦荡胸怀虚心学，目录制作数量逐年增长，到2015年总计制作7.4万卷200余万条目录，用15年时间完成24%馆藏民国档案文件级目录制作。

抢抓机遇 加快推进

2009年，经积极争取支持，云南省档案馆启动数字档案馆建设，到2015年底，已制作文件级目录的民国档案全部完成数字化，余下超过2/3的馆藏民国档案“等米下锅”，被迫停下数字化步伐。同时，国家加大重点档案保护与开发工作力度，云南省档案馆必须挑起艰巨的国家重点档案基础目录体系建设重担。新形势和新要求给馆藏民国档案文件级目录制作工作带来巨大压力，而充足的经费投入更是加快档案事业发展的重大机遇，我们必须把握形势，抓住机遇，尽快啃下馆藏民国档案文件级目录制作这块“硬骨头”。

与多数地方一样，云南省档案馆首先想到的办法是外包服务。2016年，经积极争取，我们首次将民国档案文件级目录制作经费从过去每年30万元左右，增加到近100万元，并采用外包服务将目录制作人员扩大到30余人，通过近1年的实践，每个月的进度较外包前平均提高了1倍。但如照此以往，我们还需要20余年才能完成任务，与事业发展需要差距甚大。更重要的是，外包服务后的人均工作效率并未提高，员工制作目录数量少，返工多，收入低，流动性大，造成外包公司的管理和培训成本持续加大，继续增加人员提高进度已然有心无力。

分析原因，我们发现由于民国档案目录制作业务及制作人员社会供给的特殊性，如果不解决好工作效率低下问题，仅依靠扩大资金投入和外包服务，所增加资金投入的边际效应周期将不断缩短，很难突破难题。我们深感压力如山，如果投入不足导致发展缓慢尚情有可原，而资金保障到位却仍不能完成任务，就只能愧对前人、愧负时代。

积极探索 遭遇挫折

创新方法，提高效率，成为加快推进民国档案文件级目录制作的当务之急。2016年底，我们针对拟制“文件题名”这个影响工作效率的主要难点，进行分解剖析，观察到整个过程包含识文断句阅读档案、理解和记忆档案内容、思考归纳，组织表述文字及书写等步骤，过程较为复杂，脑力和时间消耗多，是制约效率的“症结”所在。同时，受惯性思维影响，我们还认为阅读档案、思考、归纳“文件题名”的过程只能依赖工作人员的个人能力，没有提高效率的空间。

基于以上判断，我们把提高效率的突破口放到利用计算机工具，减少记忆消耗以及节约书写时间方面。未及认真分析和严谨把握有关规范，我们将“文件题名”的“责任者”“事由”“文种”等三要素分解为三个著录字段，在计算机屏幕上排列显示以获得完整题名的效果，并用电子表单著录以提高书写速度的方法，以减少脑力和时间消耗，提高效率。

经过近半年实验，这个方法虽将目录制作速度提高约30%，然而这样的“文件题名”不符合有关标准，已经制作的1.6万卷40余万条目录面临报废窘境，幸而通过编写计算机程序进行修改和完善，才避免了数十万元损失。挫折让我们清醒，虽然创新是破解难题的唯一途径，但创新来不得半点投机取巧，尤其忌讳肤浅和浮躁。

执着追求 创新破题

失败并不可怕，真正可怕的是畏惧失败而否定或不敢创新。紧迫的任务要求我们必须担当责任，继续探索并尽快找到提高民国档案文件级目录制作效率的方法。

云南省档案局立即组织人员成立课题组，对民国档案的基础知识、文件材料特点和规律、国家有关规范、各地经验、世界和全国有关档案目录数据库建设等方面情况，进行深入学习和研究。我们终于认识到民国档案文件级目录制作“工作步骤多”“需记忆内容多”“耗费脑力”“难以规范表述”等只是表面现象，制约工作效率的原因主要来自三个方面：一是缺乏科学的“文件题名”内容、结构和表述用语等规范，导致目录制作人员对目标结果和实现过程模糊不清，效率低下；二是缺乏阅读民国档案文件材料的科学方法，存在大量无效劳动；三是没有科学把握计算机技术在目录制作方面的特殊作用，技术方法落后。

基于扎实的实践经验总结和理论研究，我们确立民国档案文件级目录是给“当代人阅读和使用”的基本观点，摒弃“用语要体现民国时代特征”这一似是而非的习惯观念，明确以现代公文用语和标题规范作为“文件题名”表述用语和拟制规范，为创新民国档案文件级目录制作方法构建内核。在此基础上，我们首次明确“文件题名”中，“事由”要素的基本功能是回答好“什么时间、什么地点、什么人、做了什么事”，并结合汉语叙事逻辑，创立“元素构成法”，将“时间+地点+（机构+身份）姓名+事件主题或事项名称”作为“事由”一般构成元素及表述顺序，首次为“事由”构建了清晰、完整的内容和结构规范。

科学解决“文件题名”规范标准问题，彻底打开民国档案文件级目录制作方法创新的大门。我们充分利用计算机技术，将“文件题名”构成元素信息查找与记录、组织表述语言等三个步骤融为一体，将过去归纳拟写题名的方法，转变为逐项查找“文件题名构成元素信息”，同步记录到电子表单，并自动合成“文件题名”的方法，即大幅提高制作效率，又有效提高“文件题名”的准确性、完整性和规范性，实现民国档案文件级目录制作方法的突破。

为进一步提高效率，我们充分吸收前辈有关民国档案研究成果，立足制作目录的需要，总结“文件题名”各个构成元素和各著录项目所需信息在民国文件材料中位置的一般规律和采集方法，形成“文件解构法”及常见情况应用示例集，指导制作人员快速准确采集制作目录所需信息，刚从高校毕业的年青人迅速成为合格的目录制作人员，有效突破民国档案文件级目录制作人员短缺的难题。我们还建立了目录质量审核验收方法，对所制作目录进行100%审核，提高目录质量。

创新的研究成果于2017年下半年投入应用即取得立竿见影的效果，月进度较过去提高3倍左右，目录规范化水平也大幅提升。2018年该课题成果获得国家档案局优秀档案科技成果奖励二等奖。

成功创新破题，让我们底气十足，积极争取国家档案局在国家重点档案基础目录体系建设项目和资金方面的大力支持，更不负国家档案局信任，注重提高项目资金使用效率。我们压实工作责任，长期坚持晚上、周末、节假日加班，全力制作馆藏民国档案文件级目录，每年都超额完成国家档案局下达任务的绩效目标，仅用4年就制作21万余卷560余万条民国档案文件级目录，全面完成馆藏民国档案文件级目录制作任务，较过去预计时间缩短20余年。

成效明显 继往开来

馆藏民国档案文件级目录制作工作的高速推进，有力保障档案数字化，2019年云南省档案馆成为“全国示范数字档案馆”，馆藏民国档案查阅利用方便快捷，高校学生查档络绎不绝，有的学者几乎每周必到，更有远在上海、重庆等地的学者每年都来查档，实现每天有人用，利用数量年年有增长。

馆藏民国档案实现“精准到件”管理，使隐没的珍贵档案揭开尘封的面纱，为争取和实施好国家重点档案开发及省档案文化产品开发项目提供有力支撑。近年来，云南省档案馆开发的档案文化产品已达30余种，承担的抗战档案史料汇编项目高效推进，出版的《滇军抗战史话》《云南近代交通史话》《云南省档案馆馆藏老商标》等图书广受欢迎，制作的《档案中的滇越铁路》《档案中的滇缅公路》等电视专题片用丰富的档案史料生动讲述云南故事，举办的《红军长征过云南》等展览成为党员干部开展四史教育的网红打卡点，南侨机工档案成功入选世界记忆工程亚太地区名录。

馆藏民国档案文件级目录制作工作的成效虽然明显，但我们明白，实现“精准到件”管理，只是补上基础业务的短板，要深度开发利用民国档案资源，还需要更大作为。2018年底，我们启动馆藏民国档案人名目录专题数据库建设，按照精心制定的业务规范，从每件民国档案中采集有价值的人名、身份及与之有关的机构、地名、时间、档案主题等信息。该专题数据库第一期项目已采集190万条数据，虽然仅覆盖1万余卷档案，却充分展现查找档案“精准到页”的效果。所采集的数据初步具备从多维视角勾勒民国时期云南社会立体轮廓的能力，政府机构、军队、学校、厂矿、基层社会的组织结构得到清晰呈现，社会分工、民生业态得以全景展现，人物和社会群体关系逐渐明朗，为档案大数据应用奠定基础。

更为突出的是，通过该专题数据库建设，还从民国档案中采集到中国工农红军长征过云南时的红军人员、革命武装“滇桂黔边区纵队”人员、中国共产党组织人员等数据1万余条，涌现出一批革命历史研究的新资源。民国档案人名目录专题数据库的探索，充分揭示了档案专题数据库建设的广阔前景，为后数字档案馆建设时代指明了发展方向。

民国档案是云南省档案馆的重要特色资源，经60年持续努力，实现精细科学管理。深度挖掘开发民国档案资源已成为新的工作方向，我们将传承几代档案工作者积淀的优秀品质，满怀信心，埋头苦干，不断创新，向新的事业高地再出发。