试论档案部门在突发公共卫生事件应急工作中的功能定位与发挥

■ 钟奕思

近来，我国正处于防控新冠肺炎疫情工作的关键阶段。面对突如其来的灾难，举国上下万众一心，众志成城，全力参与到这场没有硝烟的人民战争之中，为防控疫情积极努力。在这场没有硝烟的防控攻坚战中，档案部门和档案人员冲锋在前，主动扛起防疫责任，努力为疫情防控工作做出应有贡献。

本文以此次防控新冠肺炎疫情工作为例，试析在面对突发公共卫生应急事件时，档案部门应如何发挥自身功能，参与疫情防控攻坚战。

一、档案部门在防控工作中的功能定位

（一）基础定位——普通防控主体

疫情当前，上下一心，举国上下都是防控工作的重要参与者，任何机构或个人都是防控疫情的基本构成单位。档案部门作为国家机构的组成部分，责无旁贷地承担着防控主体的义务，必须遵守《中华人民共和国传染病防治法》《突发公共卫生事件应急条例》等相关法律法规，落实党和国家关于疫情防控的决策部署，加强自身机构和人员管理，完成疫情防控的基本要求。

（二）专业定位——信息服务、历史守护、宣传促进

档案部门肩负着集中统一管理档案和有关资料，维护历史真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务的基本职责与任务，同时也是政务信息公开查阅场所。因而，档案部门在参与突发公共卫生事件应对工作时，其功能定位还应进一步结合自身功能职责与工作任务，突出专业定位，发挥专业优势。其一，各级各类档案馆（室）可以说是集中统一保管该地区该单位或该专业档案资料的中心，丰富的档案信息资料记录着当地或本单位的历史，也蕴含着前人的无穷智慧，可以为处理当下事务提供参考。而档案部门的日常工作内容就包含了档案编研、信息挖掘、档案信息资源整合等，从而在档案信息资源开发方面积累和具备了丰富的经验与技术，具备突出的信息整合、专业优势，在应对突发公共卫生事件时可以发挥这方面的专业特长，为各级各类单位提供相关情报参考，发挥辅政功能。其二，档案部门承担着守护与记录历史、传承人类文明的重大责任，公共卫生事件的爆发、应对、防控和相关事件正是国家重要的历史，档案部门有责任加强相关档案的收集保管，守护国家和人类历史。其三，档案部门保存着丰富档案资料，掌握了重要信息资源，既是一个重要的信息中心，更是一个丰富的知识宝库，因此，在重大疫情防控等突发公共卫生事件应对工作中，档案部门还可以积极发挥信息流传、知识传播功能，传播国家应对疫情取得胜利的历史、及时提供政府信息公开查询，发挥档案宣传教育功能，引导人民正确应对疫情，消除群众恐慌。因此，在突发公共卫生事件的应急工作中，档案部门除了发挥普通防控主体的基础功能定位外，更应发挥自身的专业优势，利用自身资源，发挥好信息服务、历史守护的功能，进而通过相关信息资源的传播，协助相关部门做好舆论宣传、文化传播的工作，全力推进防控疫情攻坚战的胜利。

二、档案部门发挥功能的具体措施

在防控疫情攻坚战等突发公共卫生事件应对工作中，档案部门责无旁贷，应准确把握自身功能定位，积极发挥基础功能和专业优势，为防控疫情、夺取胜利做出“档案贡献”。

（一）高度重视，自觉贯彻落实防控政策法规和中央决策部署

疫情当前，档案部门要统一思想认识，提高政治站位，牢记初心使命，主动扛起防疫责任；认真学习贯彻习近平总书记重要指示精神和党中央、国务院决策部署，自觉遵守国家法律法规，把疫情防控工作作为档案部门当前最重要的工作来抓，精心组织，严密防控，将各项防控措施抓实、抓细、抓落地，加强档案馆（室）的日常检查和安全防护工作，确保档案人员防疫安全，确保疫情防控期间的档案实体和信息安全，提高档案部门疫情防控的科学性和有效性；严格按照国家和各级各单位的工作安排，坚决服从统一指挥、统一协调、统一调度，积极参与疫情防控工作，主动承担任务，积极履职尽责，增强疫情防控工作的针对性、实效性；[1]动员档案人员积极参与防疫工作，在力所能及的情况下通过担任志愿者等方式支援防疫前线，为打赢疫情防控阻击战做出贡献。

（二）创新工作方式，灵活解决档案服务、政府信息公开查阅需求

疫情当前，档案部门更要自觉扛起责任、主动作为，综合考虑各方面因素，积极采取有效措施，统筹做好疫情防控期间的档案工作，既要加强日常管理，保障正常运转，更要针对疫情形势下各级政府部门、所在单位、社会利用者的利用需求，创造性地提供契合疫情需要的信息查阅服务。针对疫情防控要求减少人员聚集的要求，创新工作方式，通过网络和电话等远程途径，提供档案查档和政府公开信息服务，尽量避免人员聚集，减少不必要的人员接触，灵活解决急需的档案及政府信息查阅需求；同时，及时发布查档通知，方便群众获得特殊时期的查档指引，在落实防疫措施的同时，及时高效提供利用服务。例如，在此次疫情期间，上海市、区两级综合档案馆1月28日至2月13日通过远程查档共受理民生档案查档申请1888件，仅2月3日一天就受理市民群众查档申请231件；陕西省档案馆由于疫情期间提供远程查档解决群众问题，收到了一封承载了浓浓谢意的感谢信——在河北某机关工作的刘某，因调动工作需要查阅他1990年在陕毕业时的就业政策文件，没想到通过电话咨询，不到半小时就完成异地查档。[2]各地国家综合档案馆特事特办，因地制宜、顺势而为，通过远程服务满足群众查档需求，解决人民群众迫在眉睫的难题，也受到了人民群众实实在在的赞叹。

（三）加强信息资源开发，主动服务疫情防控工作

特殊期间的档案服务工作，除了创新形式、以远程查档的方式解决信息服务需求，档案部门更要以主动的态度自觉投身档案服务，挖掘疫情环境下的潜在档案信息服务需求，主动地提供契合疫情需要的信息查阅服务。例如各级国家综合档案馆可以结合防疫工作需要，加快现行政府信息文件收集，以便提供利用；组织档案编研人员，深入挖掘馆藏档案资源，将党和政府应对疫病疫情、自然灾害等突发事件的档案资料汇总编辑成档案参考材料，及时报各级领导同志参阅，为政府决策提供参考；医务机构的档案馆（室）加强对以往病例档案的分析，进而形成本单位应对传染病的工作经验总结，为本机构收治病人、加强日常管理提供参考；进行主题数据库建设，打破地区间、机构间、行业间的壁垒，加强各地区、各单位的档案信息资源整合挖掘和区域间应对突发公共卫生事件合作协作，使档案信息发挥更大作用。此次疫情期间，福建、天津、辽宁、广西、湖南等多地档案馆从馆藏档案中查找出当地2003年抗击“非典”、应对东北鼠疫所形成的相关档案，进行细致梳理，形成档案参考专报、工作综述等档案参考文献，为各级政府领导决策和有关疫情防控职能部门工作提供借鉴和参考。天津市档案馆《天津市2003年“非典”疫情防控工作综述》一文更是涵盖了组织领导、监测排查、疫情监控、社区防控、农村疫情防控、宣传教育、信息发布、通讯指挥、资金保障等9个方面。[3]湖南省岳阳市馆长余友安同志亲自撰写的调研报告《17年前岳阳抗击非典回顾与启示——对我市当前疫情防控的一点思考》更是得到了市领导的充分肯定。[4]

档案部门在疫情期间利用服务工作中的主动作为，除了提供契合防疫需要的信息为政府机关决策提供参考之外，还可以进一步挖掘档案资源中的历史文化素材，推出档案在线展览，讲述中国人民发挥智慧对抗传染疫情的故事、典故等，满足疫情期间人民群众的精神文化需求。例如，在疫情影响、闭馆暂停对外开放期间，“浙江省档案馆”微信公众号推出网上展览参观指南；“苏州工商档案管理中心”微信公众号推文向公众介绍珍贵奇妙的三维虚拟展览[5]，方便群众足不出户就能在家观展，感受世界记忆遗产档案独特、珍贵的魅力。

（四）做好相关档案收集，守护保存国家珍贵历史

疫情防控档案是党和政府领导人民抗击疫情的真实记录，对工作查考研究、经验借鉴具有十分重要的价值，也是国家和社会特别的、重要的历史记录。在疫情期间，各级各单位档案部门除了提供查阅、满足档案信息需求、促进疫情防控工作外，也要增强档案收集意识，从长远考虑，做好战“疫”期间形成的文件材料的归档、移交和档案保管等工作。在疫情防控期间，要充分利用现代通讯技术，灵活采用电话、办公网、短信、微信、移动客户端等适宜方式，积极加强对疫情防控材料收集归档工作的业务指导，明晰归档范围和保管期限，积极争取将档案工作纳入防控工作的总体部署，做到疫情防控档案应收尽收、应归尽归。

疫情防控档案的收集，不仅要包括中央、省市各级政府为做好疫情防控工作发布的行政命令、文件及各部门各单位为贯彻政策法规和中央部署而下发的相关文件、各医疗机构的病例档案等常见的文书档案、专业档案，还要特别注意特殊载体档案的收集——例如医生的诊疗记录、工作笔记，反映抗击疫情典型人物、典型事迹、记录普通民众在特殊时期生活状况的摄影、录音、录像、视频、媒体报道，歌颂战“疫”精神的书法、绘画、雕塑、诗歌、散文等文学手稿等艺术创作类的实物档案等等，这些都是生动形象的历史记录，是珍贵的疫情防控档案。

（五）结合热点进行档案工作宣传，增强社会档案意识

结合疫情防控工作社会热点，利用新媒体平台及时推送档案工作信息，不仅可以促进与助力疫情防控工作，还可以用生动活泼、贴近群众的形式进行档案宣传，增强社会档案意识。此次疫情期间，各地档案部门微信公众号反应迅速，纷纷推出相关内容：有及时发布档案部门工作动态、传递信息、提供档案服务指引的，也有利用档案文献编研、档案信息资源开发成果，适时推送战“疫”相关的文史故事、特色档案线上展览的，还有宣传档案人员坚守在业务岗位、加班加点，为公众、为疫情防控工作提供查档服务及档案人作为志愿者深入社区防疫一线等典型事迹的，更不乏发挥档案专业优势、及时快速记录疫情期间群众生活的。“秦风档案”微信公众号报道，陕西省档案馆工作人员用视频的方式记录了城市街道一天的场景，与以往的车水马龙形成鲜明对比，如今只剩下坚守在抗“疫”一线的工作人员。“时光特攻”微信公众号展示了其收集汇集的各具特色的防疫特色“小区出入证”。[6]这些结合热点、充满正能量的档案宣传，不仅可以拉近档案部门与社会民众的距离，满足群众的精神文化需求，还增强了人民群众对档案部门、档案人员的了解，有助于提高社会对档案工作的认识，迁移默化之中增强社会档案意识。

三、结语

面对突如其来、危害极大的突发公共卫生事件，档案部门应自觉扛起责任、主动作为、积极参与，切实采取有效措施，发挥档案部门职能，统筹做好档案工作，为突发公共卫生事件应急工作做出档案部门的应有贡献。