电子出图章背景下对我省勘察设计单位数字化图档管理系统建设的思考

■ 李 昂

引言

按照云建设〔2015〕644号《云南省住房和城乡建设厅关于在勘察设计行业全面实施电子出图章的通知》的要求，自2016年6月1日起，云南省勘察设计单位，在基本建设程序的各勘察、设计所有阶段产生的正式成果资料，都要使用电子出图章，其中建筑、市政行业所有项目必须全面执行电子出图章制度。

面对变革，我省勘察设计单位需做出积极调整，才能在电子出图章背景下解决好工程档案管理面临的新问题，新挑战。

1 电子出图章与实体出图章的差异

1.1 盖章方式不同

根据《云南省建设工程勘察设计管理条例》的要求，建设工程勘察、设计成果提交建设单位时，应当有设计、校对、审核、审定人的本人签字和打印实名，并加盖由省建设行政主管部门统一制作颁发的出图专用章。盖章文件作为委托方或施工单位实施项目的依据。

使用实体出图章时，设计文件在经过勘察设计单位内部质量管理流程的校对、审核、审定环节相关人员签字确认后，由出图章管理员在设计图纸上手工盖章完成签章工作，设计文件生效。

使用电子出图章后，全省勘察设计单位通过单位唯一账号密码登陆云南省勘察设计咨询业管理信息网，根据要求录入设计项目名称、地址、所用资质等项目相关信息，同时选择各勘察设计单位提前在该网站录入备案的本单位设计人员与设计项目进行绑定，生成出图章png 图片，插入设计电子文件中，再将带有出图章的设计文件打印为纸质文件，提交各流程相关人员签字完成后生效。电子出图章由网络系统生成，以打印的方式完成盖章。

1.2 保管方式不同

带有出图章的设计文件具有法律效力，勘察设计单位对盖章文件承担法律责任。实体出图章在单位内部由专门部门和人员按照严格的规定进行管理和使用，出图章与勘察设计单位所在地、出图章管理部门，甚至出图章管理员绑定，盖章工作必须在单位内部由专人完成。

电子出图章为图片形式的电子文件，出图章“实体”只存在于数字世界的虚拟环境中，可被无限制复制，经网络传输或优盘等载体传递，出图章一经生成，便不再具有“唯一性”，可以在勘察设计单位以外的任何地方，由任何人进行使用，不再受到时间、空间和特定人员的限制，出图章保管工作由保管出图章实体变为保管出图章电子文件。

1.3 携带信息量不同

实体出图章上刻有出图章编号，出图章有效期，单位名称，单位拥有的所有勘察设计类资质和各资质的等级。只要在对应资质范围内承接的工程设计项目，无论设计项目类型，如市政、建筑、勘察、风景园林等；无论设计项目包含多少设计阶段，如方案设计、初步设计、施工图设计，设计文件都使用同一个出图章盖章。

电子出图章包含单位名称，制章日期，随机生成的出图章编号，项目名称，单位资质，出图章用途，出图章有效期信息，还含有机读二维码，扫描二维码可链接到云南省勘察设计咨询业管理信息网，进一步获取设计项目各专业参与人员，项目负责人，签章注册师出图章创建时间等更为丰富的信息。由于电子出图章携带的信息需要根据设计项目实际情况进行录入，不同项目出图章不同，同一项目不同设计阶段的出图章也不同，出图章与设计项目的关联性变强。

2 使用电子出图章带来的影响

2.1 传统设计和管理流程被改变

使用实体出图章时，设计单位内部设计流程为设计→校对→审核→审定→人员签字→盖出图章，出图章盖章环节为设计流程的最后阶段，盖章时可通过纸质设计文件上的人员签字，判断该文件是否已经符合设计质量流程控制的要求。出图章一般由档案部门管理和使用，在设计文件完成盖章的同时即办理文件归档手续。使用电子出图章后，设计流程变为设计→校对→审核→审定→盖出图章→人员签字，先有带出图章的图纸，才有相关人员签字，出图章盖章环节在整个设计流程中的位置被前移，出图章盖章不再是设计文件生效的最后关卡，出图盖章工作与归档工作全面脱离，勘察设计单位内部设计流程和管理流程受到影响。

2.2 归档文件的完整性，真实性，有效性受影响

设计流程的改变造成盖章与归档工作脱节，两项工作间存在时间差，带有出图章的纸质设计文件需要在不同专业相关人员手中流转，完成补签之后，由工程组移交档案部门归档，档案部门只能被动接收工程组移交归档的设计文件，无法判断文件是否存在漏归，不归的情况，影响文件的完整性，成套性。

电子出图章携带大量项目相关信息，决定了设计文件图签上的项目名称、相关人员、专业、设计阶段等信息与电子出图章信息相互对应才是有效文件。设计过程中可能出现项目名称调整或打印错误，随意更换参与人员，混淆设计阶段等，造成设计文件与电子出图章信息不一致的情况，有些信息需要通过扫描二维码才能核对，给档案部门的接收和归档工作带来了困难，稍有疏漏，就可能影响归档设计成果文件的有效性。

电子出图章可被复制，传递，且携带的项目信息不会因为复制传递而失效或无法读取，使用电子出图章盖章的文件的出处难以追溯。电子出图章以打印的方式完成盖章，无法利用使用实体出图章时对纸质文件上的出图章盖章图案、痕迹等特征鉴别文件真伪，判断文件真实性将十分困难，如果出现设计质量问题，举证和追责的难度将大大增加。

2.3 电子文件管理难度加大

电子出图章本身就是电子文件，并与设计成果电子文件相关联，档案部门应将其纳入设计成果电子文件的范围进行保管。由于电子出图章一经生成，可在设计过程的任何环节被随意添加到设计电子文件中，而添加有出图章的设计电子文件不一定就是最终用于归档的成果电子文件，档案部门对设计成果电子文件的管理必须前移并整合到设计流程中，对电子出图章及其使用行为进行管控，同时对盖章电子文件版本进行识别，才能确保收集到的电子文件为技术状态的最终成果，由于设计过程中文件和出图章都在电子环境中流转，依靠人工或制度管理已无法胜任此项工作，加大了电子文件管理的难度。

3 电子出图章背景下数字化图档管理系统构建

从设计基础软件CAD，到结构PKPM，照明DIALUX，再到现阶段大力普及BIM 技术所使用的Autodesk Revit，勘察设计单位设计工具已全面数字化。从设计工作流程来看，利用计算机软件形成的设计电子文件的全生命周期，可完全不依赖于纸质文件而仅在全数字化环境中运行。传统的双轨制，双套制管理，实际上弱化了电子文件管理工作，无法完全满足电子文件管理目标的真实性、可靠性、完整性和可用性要求，而数据库、三维模型等电子文件是无法被打印成纸质文件进行保管的，也体现出这种管理模式的局限性。建立以电子方式管理电子文件的单轨制数字化管理系统，更适合使用电子出图章的勘察设计单位。

3.1 设计文件电子签名系统

有效设计文件需包含出图章和签字，出图章电子化后，签字成为唯一需要在纸质文件上人工完成的工作。一家大型设计院一年产生的图纸数量在20万至30万之间，电子签名可提高工作效率，减轻人员负担，清除设计工作数字化最后的障碍。

设计文件电子签名系统要符合电子签名法相关要求，生成的电子签名为法律规定的可靠电子签名；同时按照设计→校对→审核→审定的设计工作一般流程进行按流程顺序的批量签名而非同时批量签名，以利于签字人如使用手写签名时一样，对设计文件质量进行管控。

经签署后的电子文件如发生变动，签名即失效；签名人通过账号密码等管理并授权使用本人电子签名。

3.2 设计文件出图管理系统

出图管理系统通过接口与云南省勘察设计咨询业管理信息网相连获得项目电子出图章，并比对经电子签名系统完成签署进入出图管理系统的设计文件与电子出图章信息是否一致，在电子签名系统的配合下为设计文件添加出图章，提取标准图签上含有的设计阶段、子单位工程、专业、图纸版次、张数等信息，建立项目设计文件目录树，搜集CAD 等设计电子文件，统一电子文件保存格式。

出图管理系统对电子出图章的使用进行全程控制，实现电子出图章在系统内部运转，不外流、不错用；通过建立项目文件目录树，全面搜集设计电子文件，实现电子文件的归档预整理，同时完成电子文件版本控制，避免出现版本不清，版本混乱的情况。

3.3 设计文件档案管理系统

通过档案管理系统，工程组可对出图系统中已经预整理的项目设计电子文件目录进行整体移交归档，移交档案管理系统的电子文件为最终成果文件。档案管理系统支持对设计文件之外的项目相关电子文件的导入；在对项目保管期限，起止日期、密级等完成著录后，归档电子文件进入档案管理服务器单独保存，减少勘察设计单位为保存图纸等持续增长的纸质成果文件而投入的人力、房屋、设备等管理成本。

档案管理系统对归档项目类型、规模、项目所在地、委托方、合同金额等信息建立分类索引，在方便查找利用的同时，对项目进行统计分析，形成设计项目案例库，提高设计文件复用率，提升设计工作效率，并根据用户授权审批情况，提供设计成果电子文件在线预览，电子文件下载等服务。归档后的成果文件可以电子文件或打印为纸质文件的形式提供给委托方。

4 结语

通过电子签名、出图管理、档案管理各系统间相互配合，无缝衔接，构建起勘察设计单位数字化图档管理系统，设计电子文件从形成伊始便在系统内部闭合的全数字化环境中运行、保管和利用，配合元数据等手段记录电子文件的操作运行情况，解决使用电子出图章后可能出现的设计成果文件完整性、有效性、真实性问题，避免电子出图章外流。建设数字化图档管理系统，既适应我省勘察设计单位设计工具数字化的现状，又是使用电子出图章后的客观要求，同时也符合电子文件单轨制管理的档案管理改革新方向。