试论档案规范管理的重要性及策略

（山东省菏泽市单县服务业发展中心，山东 菏泽 274300）

档案作为记载真实资料的重要载体，也是企事业单位领导作出决策以及对员工进行考核的重要依据。但是因各种因素，档案管理还存在很多不规范的地方，因此积极探寻档案规范管理的策略具有重要意义。

一、档案规范管理的重要性分析

（一）档案规范管理是新形势下档案管理的新要求

步入21世纪后，我国无论是政治还是经济均发生了翻天覆地的改变，企业、单位经营环境也不断改变，而档案资料作为企业、单位重要记录资料，详细地记录着企业、单位的重大决策，发展规划，在企业、单位的发展中发挥重要作用，而实现档案的规范管理方便企业、单位通过查看这些档案明确自身未来的发展方向，是实现自身稳定发展的重要保障。

（二）档案规范管理是提高管理水平的重要手段

档案管理作为企业、单位日常管理工作的重要组成部分，同时也是企业、单位文化建设的重要组成部分，加强档案的规范管理，有助于帮助自己树立良好的社会形象，并通过档案回顾自身在经营、管理过程中存在的问题，并作出整改方案，明确自身未来的发展方向，可见档案规范管理是提升管理水平的重要手段。

（三）档案规范化管理是促进企事业单位长远发展的保障

做好档案的规范管理，保证档案收集、整理、归纳、利用各个环节的规范，提升了档案的质量，方便企事业通过回顾这些档案分析自身的发展历程，总结自身的发展经验，档案记录了企业事业单位在发展过程中的重要思想以及面临的诸多困境，通过对这些内容进行整理，有助于为企事业未来的发展提供指引[1]。

二、档案规范管理的策略分析

（一）树立档案规范管理的理念

档案管理部门在其所在的企业或者单位中占据着至关重要的位置，因此该部门的管理理念将在一定程度上对企业或者单位未来市场的判断与决策产生影响。“思想先行强根基”，因此要想实现档案规范管理，首先需要从事档案管理的部门及工作人员自身要树立规范的档案管理理念，要顺应时代发展步伐，积极转变观念。企业或者单位则应该将档案规范管理所需经费纳入年度财务预算范围中，每年适当增加用于档案管理的资金投入，并购置档案管理所需的仪器和设备，确保档案规范管理工作得以顺利开展。

（二）规范档案管理的各个环节

1.规范档案的收集。完整、全面、及时、确地收集档案资料是不可或缺的环节，这也是确保、档案标准的基础。作为档案管理人员，在收集档案的过程中，应着重以下几点：一是，要在明确档案资料收集范围的前提下，了解和掌握档案和材料信息的形成；二是，应该采用各种科学的方法整理与收集档案，例如：内部收集和外部收集相结合、垂直收集和水平收集辅助、常规收集作补充的收集方法。

2.规范档案鉴别。规范鉴别各种档案材料是确保档案真实性、完整性、实用性的重要手段。内容详实的档案能够将记录的事实真实情况反映出来，从而为企业或单位作出决策或者人才选拔等提供重要的依据。因此，档案的鉴别必须始终坚持取材有依据、去伪存真、合理舍材等，并注意在特殊情况下要注意对具体问题的具体分析。针对收集到的档案材料，严格按照相关规范执行，采用多看、多查、多辨、多筛等方式，从而确保档案内容真实、客观、准确。

3.规范档案的整理。规范档案的整理指的是档案在被鉴后，将各个形成材料作为一个独立的单元进行处理。规范档案的整理的目的是使档案中涉及的材料更加系统化、标准化。规范档案整理一般要求包括：分类准备、布置有序、目录明了、装订整齐。其中，分类和整理作为档案整理工作的关键环节，必须遵循内容判断、性质判断、统一标准判断的原则，严格执行《中国档案分类法》等相关条例的规定。

4.规范档案的保管。档案在有序整理后下一个阶段便是保管，当前档案的保管主要是参照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《干部档案工作条例》等法律法规，再结合各个企业或单位档案管理的相关要求开展。规范档案的保管应该从以下两个方面着手：第一，安全工作环节细化，为了避免安全隐患，在日常管理中必须确保档案的安全，即档案库房、阅览室、办公室符合“三防”的规定，将档案放在安全合理的环境中，延长档案的使用寿命。第二，在管理上，要更加注意确保对档案中信息的整体安全控制[2]。

（三）建立规范的档案管理制度

俗话说“不以规矩难成方圆”，制度是所有工作得以有序开展的前提和保障，因此要实现档案管理的规范，便需要制定相应的制度，通过制度对档案管理人员的行为予以规范，并将管理责任落实到相应负责人身上。详细而言，企业或单位应该从自身实际工作情况入手，在遵循《中华人民共和国档案法》等相关法律法规的基础上制定符合自身单位的档案管理制度，从而保证档案管理工作有法可依，有章可循，实现档案管理的规范。除此之外，还应该将档案管理的规范程度纳入档案管理人员绩效考核中，从而增强工作人员的责任意识，确保档案规范管理[3]。

三、结语

综上所述，伴随着我国经济的迅猛发展，档案的价值越来越突出，社会各界对档案管理的要求越来越高，因此必须高度重视档案的规范管理，要采取有效的手段确保档案管理的各个环节规范，将档案的价值充分发挥出来。