体育事业单位档案管理分析

徐敬

（湖北省襄阳市体育运动中心，湖北 襄阳 441057）

一、体育事业单位加强档案管理工作的重大作用

伴随着国家经济的不断发展以及社会的不断进步，国家体育事业单位档案资料在不断增多，档案管理工作在单位中的重大作用逐渐凸显出来。我们国家社会主义建设的重要基础是事业单位，单位的档案管理工作也属于政府公共服务的一种，因此需要建立健全事业单位的档案管理工作。进一步加强体育事业单位的档案管理工作、使用先进化的技术对其进行完善，可以使档案管理工作更加便捷，这是档案管理人员关注的焦点。

二、体育事业单位档案管理问题分析

（一）档案管理工作人员的素质有待提高

部分工作人员素质不高，这是导致体育档案管理工作无法顺利实施的主要因素。有的单位领导会出现重经济效益、轻日常管理的现象，一般都会认为体育档案管理工作难以协助单位获取更大的经济效益，所以在人力、物力以及资金方面时常会出现不足。在日常工作阶段，大多忽视体育档案管理工作，有些工作人员以为确保档案资料的完整性、不发生资料遗失就足够了，该种观念意识直接导致体育档案管理工作水平低下。

（二）档案管理模式与实际发展不相适应

目前，体育事业单位档案管理模式和实际不符，欠缺必要的硬件设施。在日常体育档案管理工作中，依旧沿用较为传统化的人工统计管理方式。因为体育单位内部档案管理资料众多，该类粗放式管理模式势必会加大工作人员的压力，从而影响档案管理工作的质量。运用人工统计的管理方式，难以达到档案管理工作的最终目的。纸质档案资料整理会耗费诸多时间与精力，枯燥冗长的工作内容会加大员工失误的几率，也就无法确保体育档案工作的水平及精准性。

（三）档案管理制度不完善

现今，体育档案管理机制不健全，对于相应职责的划分十分模糊，相关工作人员很容易发生工作上的问题纠纷。体育事业单位档案资料编制体系不够细化，档案资料纸张的运用和档案归档、修建标准有出入。这样一来，不但加重了档案管理工作人员的工作量，还使得档案管理工作水平低下。另外，部分档案管理部门的相关程序不健全，尤其是关键档案资料的借阅、查阅流程不严谨，这极易导致机密文件遗失。体育事业单位档案管理不管是在前期的编排与划分上，还是后期的管理过程中都相对混乱，并未严格依照有关规章制度进行。值得注意的是，体育事业单位档案管理监督机制不完善，部分监督管理部门受到来自内部环境和人为因素双重因素的影响，导致档案管理工作滞后于单位发展。

（四）信息化建设比较落后且利用率不高

随着社会的不断发展，信息技术在各个领域的应用越来越广泛，在体育事业单位档案管理中融入信息化建设，但是由于体育档案管理工作得不到重视，资金投入不足，在信息化建设方面比较落后，相关的工作人员并没有熟练掌握信息技术，因此在工作中采用传统的方式进行管理，信息技术的利用率不高。而且体育事业单位档案管理工作的效率也受到了限制。一部分纸质档案在使用的过程中出现了破损丢失等情况，严重影响了后续的使用工作。此外还缺乏专门的维修管理人员，导致信息系统中存在诸多的漏洞，使得体育档案管理工作中出现各种各样的问题，难以紧跟时代发展的步伐。

三、体育事业单位加强档案管理的具体方法

（一）加强基础设施建设，实现档案的统一管理

体育事业单位在进行档案管理的过程当中，需要加大物质投入，根据体育事业单位自身的情况，对原有的设备进行更新，对原有的体制进一步完善，为体育事业单位档案管理工作提供支持。体育事业单位需要依据相关规范，在单位中配置硬件设备以及软件设施，及时更换硬件设施。同时还需要进一步加强设备的管理工作，通过这种方式在最大程度上保证体育事业单位全面开展档案管理工作。另外，体育事业单位自身的管理工作也要与时代接轨，要建立健全档案管理系统，使用先进的科学技术建立档案。同时也需要将传统的纸质档案逐渐转换成现代化的数字类档案。由于传统的纸制档案存在很多的问题，现代化的数字档案更加便于储存，并且安全系数非常高，在信息存储备份中也相对便捷，符合当前档案管理工作地发展要求。因此，在当前阶段，需要进一步加强档案的管理工作，及时转变原有的档案管理方式，建立统一的规范，对于电子档案进行定期杀毒，同时还需要加强软件设施的保护，只有这样才可以保证体育事业单位所存储的档案信息安全，保证档案的自身价值。

（二）不断提高档案管理工作人员自身的素质

事业单位的档案管理工作需要关注档案管理人员自身素质，重视不同科室之间的配合工作。基层事业单位需要高度关注各个不同单位的档案管理工作，让不同单位进行有效配合，从而使档案管理工作更好地服务于工作本身，服务于社会。体育事业单位如果想要使用先进的网络技术进行档案管理工作，就需要针对传统的管理方式以及形式进行改革创新。因此，档案管理工作人员需要与时俱进，从不同方面提高自身的创新能力。另外，还需要积极学习现代化的档案管理技术，在最大程度上提高自身的技术运用能力，满足当前档案管理工作的实际要求。为此，体育事业单位需要运用不同的方法，对于档案管理人员进行知识培训。同时，还需要进一步加强专业知识的培训工作。为此，管理员也需要严格遵守相关制度以及规范，依照相关的流程进行工作，规范自身的工作行为。通过这种方式才可以不断提高自身的综合素质，也可以认真地做好档案管理工作。

（三）不断地提高管理人员对于自身工作的认知

档案管理工作人员要不断提高对于档案管理工作的认知，同时还需要充分认识到档案管理工作的重要性。对于管理人员来说，需要高度重视档案管理工作，并且认识到自身在体育事业单位当中所发挥的重要作用，在此基础上，才可以提升自身的管理意识，提高档案管理水平。因此，需要进一步强化现代化的档案管理工作，使用先进的技术进行管理。另外，档案管理工作人员要转变原有的工作理念以及工作方法，使用自身的创新思维进行档案管理工作。进一步完善原有的管理制度以及规范，进一步加强资金的投入，建立专门的管理部门，同时认真做好档案的管理以及存储和查阅工作，配备相应的消防设施，通过这些措施，可以保证档案安全。

（四）进一步提高档案管理的安全可靠性

由于国家体育事业单位的档案资料具有一定保密性，档案管理工作需要建立严格的档案保密制度，由专业人员进行档案保存工作。为此，对于档案的查阅以及使用，需要严格地做好登记。另外，针对一些比较重要的档案信息，还需要专门进行特殊保管，档案管理人员要及时做好档案的备份，预防资料丢失或者档案破坏，避免对体育事业单位造成损失。

（五）开展信息化建设，提高档案管理工作质量

信息化时代，体育事业单位要始终与时俱进，建立健全档案管理机制，合理运用信息化技术，逐步扩大系统建设投入力度，从根本上加大信息化技术和档案管理工作的实效性。首先，运用计算机等设备来予以扫描。针对纸质档案，实施电子化存档，保障纸质档案和电子档案的双重管理。利用信息化技术构建数据库，将体育事业单位中的各类档案进行分类归纳整理，在使用时通过检索能够快速提取档案，同时进行档案的备份，确保档案的永久保存。其次，要筛选和对比档案管理系统的价格、功能和实现方式，且在此基础之上采用与本单位实际情况相符的档案管理系统，进而显著提升信息化水平。通过信息化技术打造动态化档案管理系统，针对工作人员与单位发展情况实施动态化管理，且将关键信息融入其中，加以完善。在档案管理系统中，可以建立一个内部的系统，便于内部各个部门的联系。加强部门之间的联系，便于档案管理部门开展高效的管理工作，逐步提高管理水平。此外需要注意引进专业人才做好档案管理系统的维护工作，避免受到网络病毒的入侵，若造成信息的泄露，不仅影响体育事业单位的档案管理工作，还威胁各项业务信息的隐私和安全。

结束语

综上所述，本文对体育事业单位档案管理中出现的问题进行了详细研究，在此基础上提出了解决措施。要不断增加资金投入，建立完善的制度以及使用信息化的方式进行档案工作管理。体育事业单位要结合实际情况以及时代背景开展日常的档案管理工作，不断提高体育事业单位档案管理工作的效率以及质量，更好地展现体育事业的风采。