数字化档案管理的应用现状及未来发展探讨

闫雪

（鹤岗市不动产登记中心，黑龙江 鹤岗 154100）

引言：数字化档案是基于现代化电子信息技术为依托的档案的管理与应用体系，它对于档案的管理来说，产生了很大的突破与革新，使得对于档案的管理更加的经济实用简便，促使档案的管理从庞杂化走向简约化，轻便化。这大大的扩展了传统电子档案管理的途径，并且弥补了传统档案管理的不足，促使档案管理更加的方便实用。数字化档案管理不仅可以突破传统档案管理中的低效性、风险性，还能节省办公场地、提升经济效益，一举多得。因此，数字化档案管理是事业单位档案工作的必然发展趋势。

一、数字化档案管理的应用现状

（一）数字化档案管理的优势

数字化档案管理的优势主要体现在两个方面。第一个方面表现在数字化档案管理便于检索和查询，可以根据关键词进行搜索，得到想要的资料，而不是像之前去档案室一排一列的翻找，很大程度上节约了时间，也避免了翻找资料时打乱其原有排序。减轻了工作人员的负担，减少工作量，同时也提高了查找档案的效率，也是对劳动力使用的一种解脱。另一方面，数字化档案管理很大程度上减轻了收集资料和编排顺序的工作量，减轻了人力负担，在以前需要定时的对档案顺序进行整理，仔细查找资料是否全面，还需要一个较大的档案室来放置档案，也较容易被别有用心的人看到。对于档案的收集与管理工作来说，管理工作人员需要付出辛苦的劳作对数字化档案进行分类、编排管理，如果没有一个统筹的平台对数字化档案进行统一的编排和管理，数字化档案的分类管理只能是零星分散的工作。因此要加强对数字化档案管理平台与系统的建设，通过特定软体技术的开发实现对数字化档案管理与运行的科学化合理化的分类与编排是至关重要的。

（二）数字化档案管理的不足

目前我国数字化档案管理发展的时间较短，仍处于初级阶段，还存在着很多问题。所以如何解决数字化应用带来的负面影响是目前主要需要研究的。为了提高数字化应用工作的效率，就要从计算机技术上进行突破。通过研发适配的系统采集以及处理软件，让数字化档案管理更为高效与合理，进而推动数字化档案的采集与应用的实效性，让数字化档案管理过渡到实用性、集成性的管理模式。目前在我国的数字化档案管理及应用中，相关工作人员的整体素质水平不够高，对于数字化应用的意识还没有上去，能力水平也不够，导致数字化档案管理没有得到很好的应用，没能发挥出其真正的效用。而且现在数字化档案管理的技术还不够成熟，无法满足全部要求，所以在技术层面有关部门要加强研究，从技术层面对数字化档案管理进行改进，满足对大量档案的收集、整理及存放，对其进行合理的管理和应用，让其在以后的创新研究中，体现出独一无二的优势，为我国经济实力的提升做好铺垫，进而让社会知识文化技术能够扩大应用范围。

二、数字化档案管理的未来发展分析

（一）管理理念服务化

目前对于数字化档案的处理，大部分时间都交给了资料的收集与整理，却没有发挥出档案的服务性能。因此在未来的发展趋势中，档案的服务功能必须得到体现。 首先，数字化档案管理应该主动的了解用户的需求，有针对性的提供信息服务，而不是被动的等待着用户提出要求；其次，数字化档案应该具有综合性， 能够通过档案关联等途径为用户提供更多的潜在需求档案，使档案服务突破原先“一档一查”的局限性，更契合当前用户的实际需求。此外，数字化档案管理还会进一步整合档案信息，使之在服务环节中更为具体、直观。

（二）管理内容网络化

在现阶段，宏观意义上的数字化档案管理就是把纸质的资料内容输入到电脑中进行信息化管理，并没有发挥出数字化档案管理的最大优势。在如今网络如此发达的时代，人们已经习惯了在网络上查找、分享信息，网络已经成为了最大的交流平台。数字化档案管理应该充分利用网络的便捷性及广泛性，将档案与互联网结合起来，拓宽其范围，方便人们进行查找。需要注意的一点是，互联网是存在一定的风险的，企业必须做好相应的防卫措施，确保信息安全。

（三）管理人才复合化

工作人员是数字化档案管理的实际操作者，可以说是决定了企业数字化应用的优劣。人才是数字化档案管理的关键因素，人才匮乏也是制约当前数字化管理效果的重要原因。数字化档案管理作为一种新型的档案管理方式，其在管理对象、管理手段、管理目标等内容上和传统的档案管理都有着不小的差别，因此，旧有档案管理人员难以适应新时期的档案管理需要，复合型人才的重要性日渐突出。所谓复合型人才，指的是既有丰富的档案管理经验，同时对信息技术又有着不错基础的人才 ，也就是说，能够同时处理档案管理的专业问题以及一般性的信息问题的人才。复合型管理人才主要来源于以下两种渠道：第一，高校在档案专业的教学中，根据时代发展趋势，加强电子档案的课程教授、丰富学生技能；第二，事业单位根据档案工作需要安排管理人员信息技术培训。

三、总结

数字化档案管理已经成为了不可阻挡的趋势，尽管它仍然存在着一些问题，但是其好处也是不可忽略的。企业应该接受数字化应用的转变，致力于解决其带来的负面影响，使数字化档案管理向着管理理念主动化、管理内容网络化及管理人才复合化的方向发展，发挥出数字化档案管理的巨大优势。