试论事业单位档案的电子化和现代化管理

赵妍

（河北省保定市蠡县民政局，河北 保定 071400）

一、当前事业单位的档案管理

首要面临的问题是规范化问题。目前的档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。

二、事业单位文书档案管理信息化的建设举措

经过多年的努力，事业单位在文书档案管理信息化方面取得显著的成绩，电子文件和档案信息资源日益丰富，但其发展空间依旧较大，在推进过程中难免遇到各种问题，主要包括信息化标准体系不全、基础设施不完善、信息安全保密不到位和档案信息利用率较低等，只有迎难而上，才能妥善解决这一系列问题，持续加快文书档案管理信息化发展步伐。

（一）完善信息化标准体系。在实体档案管理方法及模式的影响下，事业单位文书档案管理信息化的规范和标准较为复杂，难以统一，导致文书档案信息工作标准不一致，增大传递及传输档案信息的难度。这就需要事业单位积极建立文书档案收集、整理、归档和利用等工作的实施标准，促使文书档案管理信息化工作越来越规范。同时要基于专网系统构建文书档案信息化管理平台，进一步夯实档案管理基础，加快信息化建设进程。

（二）更新升级软硬件设施。针对管理文书档案的软硬件设施配置应做好准备、规划，确保软硬件设施跟上文书档案管理需要，顺利推进信息化。例如事业单位要在信息技术和网络系统的支持下购进先进的数据收集设备、计算机控制设备，并及时更新、升级，使其适应信息化管理需要。并且在新科技持续取得突破的情况下，事业单位的档案人员要不断革新工作理念，不管是收集还是利用都要以最大的效率服务于其他工作，能够依托办公自动化系统扩展其模块、功能，由处理文书、管理文件、管理档案构成三个既相互联系又独立的模块组成。

（三）做好档案安全保密工作。事业单位的电子化文书档案具备特殊性，一些档案还具有公开性，另一些档案则需要保密，要求软件系统中对于特定文书档案的查看应设置权限，只允许相关人员查阅。对于单位的保密文件，为保证其安全性，应注意加密处理，限定加密的期限和时间，过了保密期才能由相关人员解密查看。为确保文书档案信息的安全性，档案人员还要妥善保管移动硬盘、光盘等档案保存载体，并在数据备份方面使用两种方式：一个是利用服务器存储和本机备份，即在两台服务器上使用磁盘阵列技术，把所有档案数据和数字化影像存储起来，每天还要在PC机上备份，每半月针对单位所有PC机的数据库实施数据同步操作，确保数据库数据信息的一致性；另一个是利用实物介质进行存储和备份，把所有文书档案数据和数字化影像刻录成光盘，一式两份存放在防磁柜里，同时在移动硬盘中保存所有档案信息、数字化影像。事业单位还应设计研发一套档案软件，分类整理类型不同的文书档案资料，同时设置好综合档案管理系统的权限，方便规范使用文书档案资源，创建文书档案的利用及工作台模块，在档案利用中对电子文书进行浏览、打印、下载等，也可以在线申请或借阅电子文件等，管理好系统的收藏和消息，合理设定文件的上传及下载等任务。如果使用重要的文件或保密性文件，就必须提出申请，在通过审批之后才能以确保档案安全为前提，实现单位文书档案信息的借阅。

三、规范化的现代化和电子化档案管理

首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。

随着现代化和电子化档案管理方式方法的迅速发展，事业单位必须提高电子化档案管理和分析处理的能力，提高档案管理人员的综合素质，提升档案信息数据的安全性。档案管理的时代性要求事业事业单位文书档案是组成国家档案的重要部分，有效补充国家档案信息的完整性，其对单位信息形成全面的记载，作为档案人员务必要与时俱进，充分认识文书档案管理信息化的重要作用，在完善信息化标准体系的同时，及时完善软硬件设施，做好档案信息安全保密工作，促进档案信息共享，从而满足单位的现代化发展需要，更好地服务于经济与社会的发展。