探究优化档案信息化建设的理论路径

李增祥

一、档案信息化建设的现实需求

从目前档案管理活动的发展趋势与应用诉求看，发挥技术优势，提供优质档案服务，已经成为该资源应用的重要发展方向。对于当前推进档案信息化的建设工作而言，要注重从多元角度出发，深度解决信息化建设的现实需要，实现档案价值。

（1）时代需要：档案管理创新的必然走向。当前已经进入信息化时代，各项活动流程都需要随之变化，因此，档案管理需要通过信息化建设适应时代发展要求。根据我国有关档案管理法规及政策内容，实施电子档案规范化管理，积极研发档案信息查询服务是信息化发展背景下，对档案管理工作的重要要求。因此，档案管理信息化作为信息化时代的核心内容，要立足具体的档案管理类型和内容，借助信息化技术凸显自身优势和特色，适应时代发展趋势，有效解决传统管理活动的各项问题。

（2）行业需要：档案管理创新的必然趋势。从当前档案管理活动的发展趋势看，信息化建设将成为优化该工作的重要途徑，并成为解决传统问题、推进管理活动创新的重要契机。从档案管理的规模看，当前档案管理日益推向社会、推向市场，档案管理的对象与用户群体规模不断扩大，传统的管理方式根本无法适应这一新变化。因此，只有发挥信息化技术的应用优势，才能有效应对日益扩大的档案管理规模。从档案的存储管理看，相对于传统的纸质管理而言，当前使用数字化、信息化的方式存储、管理档案，已经成为必然趋势。通过发挥技术优势，使档案能够以更加安全、稳定的方式进行存储管理。从档案管理效率看，传统的纸质管理方式，无法及时查询到档案所处的位置和状态，并且很难满足大众多样化的档案应用需要。因此，只有充分发挥信息技术的检索优势和展示优势，才能实现档案资源的快速、高效管理。

（3）大众需求：档案管理创新的必然选择。档案是一种记录社会变化、诠释时代发展、承载大众记忆的客观形态。当前档案已经不再是单一的“纸质存储”，大众有查询档案的新需求，而对该载体中的“档案文化”进行深度挖掘，也成为档案资源价值应用的重要表现。在信息化环境下，通过数字扫描、存储档案，能够避免纸质档案出现遗失或者损毁现象。同时，借助信息化平台和数据搜索优势，便于大众及时查询个人档案信息，优化档案管理的服务价值。不仅如此，通过发挥信息化建设优势，可以深度挖掘和解析档案资源中所具有的丰富文化内涵，诠释档案的文化性与休闲性，延伸该资源的应用价值。

二、档案信息化建设的内容与技术要求

档案是社会发展的重要资源，在其中科学、客观地记载了社会、行业，乃至大众的生活变化。推进档案信息化建设是档案管理工作与信息化时代全深度融合的发展形态的要求，是在信息化技术应用进程中综合形成的全新管理模式。综合分析档案信息化建设的内容及发展要求，对当前创新档案管理工作有着重要意义。

（1）档案信息化建设的内容。档案信息化建设是使用信息技术开展档案管理工作的系统化过程。档案信息化建设旨在用信息技术来管理纸质和电子等多种档案形式，在拓宽档案资源的基础上，创新档案资源的管理方式与利用方式。通过发挥信息化技术优势，逐渐实现档案资源规范化管理。在该建设过程中，旨在实现三层目标：其一，重视技术应有优势，将信息技术全面、广泛融入档案管理过程中，将信息化技术与档案管理的各个环节、程序相融合;其二，利用技术载体整合档案资源，整合档案信息，使档案资源走向社会，真正融入大众生活，以技术的形式展示档案内容，将让档案从传统的“静态纸质内容”升级为新的“动态内容”;其三，要注重档案信息化建设，并且将该环节作为全社会信息化建设体系的重要组成部分。

（2）档案信息化建设的技术要求。在推进档案信息化建设时，除了要诠释服务理念与文化内涵外，也要注重构建完善的技术体系。大致上看，在当前开展档案信息化建设时，要注重满足如下要求：一要具备良好的布线系统，尤其是要确保数据传输的精准性与安全性，并且确保该系统便于维护和有效管理;二要有可靠安全的网络系统，结合档案管理对象的特殊性，构建便于使用的档案管理系统;三要注重建设良好的身份验证系统，确保档案信息管理与传输的严密性，避免被他人窃取;四要注重开发完善的数字化系统，从存储、查询、服务和文化建设等方面，都要注重对数字化技术进行合理改造与融合。

三、标准规范、成熟技术与内容挖掘：档案信息化建设的理论路径

（1）标准化保障：统一信息化建设标准，规范档案管理机制。档案信息化建设过程中，要确保档案信息资源的内容共享，确保档案信息化资源的通用性与实用性。因此，档案管理过程中，要从传统的“被动接受”向新的“标准统一”转型，通过制定统一的信息化标准，确保录入的档案内容能够在统一信息化平台中得到资源共享。相关档案行政管理部门要注重对档案服务机构和业务部门进行指导与管理，在制定科学统一且执行性强的管理机制基础上，合理引导档案服务机构开展档案信息化建设。

（2）技术化保障：重视技术应用，完善档案信息化平台建设。档案信息化建设的基础是完善而系统化的技术平台，这也是确保信息化建设的核心动力。结合档案管理活动内容看，在推进信息化建设时，要做到：①完善数据库建设。通过发挥数据库技术优势，丰富档案资源储备，为档案信息化提供数据优势，通过完善数据库技术、相关连接软件和工具，使用户能够通过互联网平台搜索档案内容;②完善档案安全系统建设。档案信息有秘密性与个人权益的要求，在信息化建设时，很容易受到病毒、木马等攻击，因此，当前推进档案信息化建设时，要注重构建极其安全且稳定运行的档案管理系统;③注重构建完善的档案信息化平台。在档案数据的数字化录入、存储、搜寻和服务应用等过程中，要注重发挥信息化优势，为档案管理搭建规范化的数字平台。

（3）服务化保障：重视内容与文化挖掘，延伸档案管理工作空间。在当前档案工作管理过程中，推进文化与信息化建设相结合已经成为档案管理的发展方向与趋势。在此过程中需要按照档案馆藏资源的内容情况，积极诠释特色优势，通过发挥信息化技术优势，将能够反映共同文化记忆的内容进行数字化表达与展示，实现档案资源的价值挖掘。同时，在推进档案信息化建设时，要注重满足大众对档案资源服务的需求，通过发挥信息化技术的展示与传播优势，构建开放性、大众性的服务体系，通过面向用户需要，实现档案资源价值。

四、结论

在信息化环境下，档案管理部门要充分结合信息技术应用的时代环境，在传承传统档案管理工作经验的基础上，对档案资源进行数字化存储和管理，并且通过发挥信息化技术优势，构建档案服务新模式。通过信息化建设，实现档案管理科学性、实用性，乃至服务性的全面融合。