公共图书馆固定资产管理问题研究

欧彦祺

[摘 要]公共图书馆的固定资产是图书馆保障读者服务、履行社会服务职能、建设覆盖全社会公共文化服务体系的物质基础，固定资产管理是公共图书馆管理工作的重要组成部分。本文以福建省图书馆为例，分析了公共图书馆固定资产管理中存在的问题，并提出了相应的解决措施，希望能为其他公共图书馆加强固定资产管理提供参考。

[关键词]公共图书馆;固定资产;资产管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.20.012

[中图分类号]F123.7;G258.2[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）20-00-02

0     引 言

《中华人民共和国公共图书馆法》指出，公共图书馆是社会主义公共文化服务体系的重要组成部分，明确了新时代我国公共图书馆事业的发展方向，因此，我国要大力扶持公共图书馆事业发展。福建省图书馆成立于1911年，是福建省内最大的公共图书馆。随着现代技术的不断发展，读者对公共图书馆功能上的需求发生了质的改变，原有的空间布局已不能满足读者的需求。2018年，福建省图书馆在旧馆基础上进行了功能优化改造，在全面盘点固定资产时发现固定资产管理存在漏洞和不足，通过分析这些问题并提出解决措施，以期提高福建省图书馆固定资产管理工作水平，为其他公共图书馆乃至其他行政事业单位加强固定资产管理提供参考。

1     福建省图书馆固定资产管理现状

1.1   固定资产详情

福建省图书馆固定资产种类多样、数量庞大、价值不一，管理不易。福建省图书馆的固定资产分为五大类，分别是：土地、房屋及构筑物类资产，通用设备类资产，专用设备类资产，家具用具类资产以及图书文献资源类资产。截至2019年年底，馆舍面积总计27 819.78平方米，通用设备2 983余台，专用设备155余台，家具用具类资产4 261余件，各类文献资源404万余册。

1.2   固定资产管理体制

福建省图书馆采用固定资产三级管理制：一级为资产综合管理部门（资产管理部），下设馆级固定资产管理员;二级为资产实物管理部门（现代技术中心、物管科、采编中心），现代技术中心负责IT类资产管理，物管科负责家具、空调等公共用品资产管理，采编中心负责文献资料类资产管理（其中，使用古籍特藏文献征集资金购置的古籍特藏文献由特藏部管理）;三级为资产使用部门（馆各部门），下设各部门资产管理员。在资产管理中各责任部门各司其职，形成职责分明、齐抓共管、用者有责的资产管理联动机制。

2     固定资产日常管理与清查时存在的问题

2.1   缺乏固定资产管理意识

福建省图书馆为加强固定资产日常管理，提高固定资产使用效益，防止国有资产流失，制定了《福建省图书馆固定资产日常管理办法》，但各部门学习与认识不足，固定资产管理意识淡薄，导致福建省图书馆固定资产各分馆之间、部门之间以及因人事关系变动（退休、离职、部门调动等）进行家具、设备、图书等调拨时没有及时办理相关手续，资产综合管理部门无法及时掌握固定资产的变动情况，给每年度的资产清查与盘点增加了很大的困难。

2.2   固定资产清查与盘点难度大

福建省图书馆固定资产种类繁杂，数量多，存放位置分散，清查与盘点难度大，要耗费大量的人力、物力与时间。首先，自改扩建工程实施以来，福建省图书馆绝大部分的固定资产异地搬迁至省体育中心外迁服务场地，因空间限制部分固定资产仍存放于湖东旧馆与福州市图书馆。其次，中共福建省委机构编制委员会办公室于2011年3月29日同意设立福建省少年儿童图书馆为福建省省图书馆的直属机构，2013年1月5日经福建省事业单位登记管理局核准登记为正科级独立法人事业单位。2011年3月29日-2013年1月5号期间福建省少儿馆尚未有独立的账户，经费收支均在福建省图书馆，该期间内福建省少儿图书馆购置的16万余件的固定资产尚未进行无偿调拨。此外，汽车图书馆等延伸服务点、正谊书院以及各街道社区分馆等固定资产均属于福建省图书馆管理范围。

2.3   图书文献类资产的盘点与处置存在困难

第一，图书等文献类资产在图书馆总固定资产中占据了相当大的比重，由于图书馆实行通借通还，从进入到流通环节，图书等文献资料的盘点工作比较复杂，且难度大、涉及面广、准确性差。据笔者所知，许多公共图书馆建馆几十年来都忽略了文献资料的盘点工作，绝大多数只对家具、设备、房产等资产进行清查。随着购书经费不断增加，新增图书越来越多，同时福建省图书馆又受到改扩建工程的影响，临时过渡场馆面积有限，图书等文献资料的盘点与剔旧工作迫在眉睫。然而现阶段因技术限制，固定资产管理系统与图书管理系统分属于两个不同的平台，难以有效对接。图书文献类资产入库时，图书管理系统中的图书数据皆按册多笔录入，而固定资产管理系统则按批单笔录入，并没有针对每一本图书建立独立的资产账目，处置时难以从相关软件中找到具体对应的明细操作。第二，文献类资产具有特殊性，难以适用固定资产的统一折旧规定，而我国对图书文献类资产的报废处置也尚未出台相关规定，给图书报废工作制造了困难。第三，作为国有资产，一些还有价值的老旧图书下架后该如何更好地利用與流转，以满足不同群体的多样化阅读需求也是一个令人深思的问题。

2.4   固定资产日常管理不规范

福建省图书馆清查与盘点时存在账实不相符的现象，体现在有账无物和有物无账方面。固定资产管理系统的基础数据由财务账面直接导入，导致资产类型划分存在偏差，部分家具类资产与设备类资产相互混淆，资产名称过于笼统，又因年代久远难以做到账实相符，资产数量变动也没有及时更正;没有及时处置报废的固定资产，造成清查盘点时资产盘盈与盘亏;资产使用部门提出资产购置采购申请时，出现资产实物管理部门未能及时审核或者未经资产综合管理部门复核的情况，导致购买时超出省级行政事业单位固定资产配置预算标准;工作人员调离或退休时未按照三级管理负责制要求填写个人固定资产移交清单，未按要求办理资产移交手续就许可办理离岗手续时，无法确保资产的安全完整;资产实物管理部门的资产管理员未参照标签管理规范粘贴资产标签，导致标签粘贴不规范、不美观、易脱落，部分职工没有养成保护标签的意识，随意撕毁标签等。

3     公共圖书馆加强固定资产管理的措施

3.1   建立健全的公共图书馆固定资产管理制度，完善固定资产管理体制

首先，加强固定资产管理意识，充分认识到固定资产管理工作在整个图书馆工作中的重要性，推动图书馆工作全面有序开展。只有意识先行，行动上才具有主动性和自觉性。领导者的意识与观念更对单位工作的发展具有引领性和决定性作用。因此，公共图书馆的领导必须将固定资产管理视为一项关键工作，积极主动地组织固定资产管理工作，确保资产管理部门根据本馆的实际情况，积极探索与之相适应的资产管理配套实施办法，建立健全固定的资产管理制度，如固定资产的购买、领用、验收、调拨、处置等，使固定资产的日常管理工作在各方面都有章可循。其次，固定资产管理不仅是资产综合管理部门的工作，更与每一位馆员的利益息息相关。因此，公共图书馆应该聘请专家学者以及固定资产管理系统的服务人员，就日常管理过程中存在的问题及软件的使用情况进行答疑解惑。馆领导、资产综合管理部门以及各部门的资产管理员等相关人员应该定期参加固定资产管理主题培训大会，提升管理人员的专业素养，提高固定资产管理效率。每年至少面向全馆职工举办一次图书馆固定资产讲座，普及固定资产日常使用和管理的有关知识，使大家形成“固定资产，人人有责”的观念。最后，笔者在调查中发现许多公共图书馆并非缺乏固定资产管理制度，而是缺乏跨部门的制度衔接，因此，公共图书馆要通过有效的内部控制手段加强部门之间的有效配合。人事部门在馆员办理人事关系变动手续时应让馆员填写资产移交清单，如涉及部门调动、离退休等资产移交，待手续办理完结后方可进行人事调动，从而确保国有资产的安全完整。同时，移交人、资产实物管理部门经办人、资产综合管理部门经办人应在移交清单上签名，移交的资产由资产综合管理部门会同资产实物管理部门调配管理。

3.2   高度重视图书文献类资产的管理

图书文献类资产的管理既是公共图书馆固定资产管理的重点，也是难点，厘清图书文献类资产是当前公共图书馆资产管理工作的核心。随着现代技术更加智能化与个性化，公共图书馆应协同固定资产软件公司开发更符合图书馆特性的固定资产系统，通过云计算和大数据，借助共享平台与图书管理系统相互衔接、信息共享，实现图书的精准匹配与“一站式”管理，打破图书文献类资产与其他类资产分头管理的局面，节约时间和人力成本，特别是在图书文献类资产的处置方面，更应该重点把控报废处置流程，保证国有资产的完整性。另外，现阶段许多公共图书馆受馆舍面积的限制，不断购买新图书与日益饱和的书库之间的矛盾导致图书馆不得不处置那些使用率低但仍具有价值的图书文献。针对这一问题，公共图书馆应盘活图书文献类固定资产，可以通过建立仓储式图书馆，利用物联网以及共享经济提高固定资产使用效率，实现社会价值最大化。

3.3   规范固定资产盘点工作

要定期盘点公共图书馆的固定资产，每年至少进行一次全面盘点工作。馆领导做好动员工作，成立以馆长为组长的资产清点工作小组，责任明确，落实到人。资产综合管理部门制定各部门的固定资产盘点明细表并下发给各部门，各部门的资产管理员负责本部门的资产清查工作，在规定时间内对照明细表先行盘点。资产综合管理部门会同资产实物管理部门以及业务部门资产管理员进行核对复查。资产综合管理部门对各类资产现场拍照并归档整理、对固定资产软件后台的数据进行调整、对新增的资产以及条码遗失的资产粘贴标签，做到账、物、卡相符，同时还要对超过使用年限、无法使用的资产或未达到使用年限、但已损坏不可再使用和修复的资产按规定予以报废。

主要参考文献

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[收稿日期]2020-09-03