如何推进机关事业单位档案管理工作规范

哈米达·加加林

摘 要：目前在我国社会经济发展过程中，机关事业单位承担着为社会以及国家服务的责任，起着很重要的作用。而档案管理工作在机关事业单位中也扮演着重要角色，在单位发展的过程中起着缺一不可的作用。但是，在机关事业单位档案管理的过程中还是存在着一些不足，制约着其的发展。基于此，本文根据如何推进阿勒泰市档案馆的档案管理的工作规范及对策进行分析、探讨。

关键词：机关事业单位;档案管理;工作规范

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.062

当前，在社会经济建设的过程中，机关事业单位在其中扮演着十分重要的角色，也承担着极其重要的社會服务责任，档案管理工作作为其运营过程中的关键部分，能够有效的促进单位的发展。但是档案管理工作在现阶段的管理中由于各种因素的限制，其工作效率与质量各方面都较低，使事业单位在发展的过程中受到了一定的制约。因此，基于现状，事业单位应该正视其存在的问题，并通过有效地途径与措施进行改善，使档案管理工作更加的规范化、标准化，从而有效促进机关事业单位的发展。

1 构建完善的档案管理体系，明确管理职责

在信息化时代，机关事业单位档案管理规范化，首先，需要构建完善的现代化档案管理体系，明确负责档案管理工作人员的职责。在具体工作中，要保证各项档案管理工作都是严格地按照单位所建立的制度体系实施的，降低违法违规管理档案现象发生的概率。其次，针对不同类型的档案需做好分级、分类管理，这样在后期的档案调用过程中，也能够快速的对应查找到所需要的档案。在机关事业单位日常管理工作中，还应当将档案管理划分为一项重要的管理工作内容，结合单位发展的实际情况，制定详细的管理工作计划，成为专业化的小组管理团队，依照档案类型、重要程度等，有针对性地推进各项档案管理事宜，逐步推动档案管理工作的规范化。

2 当前机关事业单位档案管理工作中所存在的问题

2.1 对档案管理工作不重视

在机关事业单位中，档案管理的性质决定了这项工作存在复杂性和琐碎性，并且档案管理工作是一项长期的工作，所体现的业绩水平比较不明显。因此，部分机关事业单位档案管理人员并不重视这项工作，对档案管理的重要性认识也不够，在进行档案管理时只是简单地记录、整理和抄写，并未将档案管理工作放置日常的机关事务当中。由于档案管理的意识不强，形成了自上而下的忽视档案管理的氛围，使得档案管理人员的工作积极性降低，档案管理混乱，这很大程度上降低了机关事业单位档案管理工作的顺利开展，不利于机关事业单位的建设。

2.2 档案管理人员专业素质欠缺

档案管理工作比较复杂，要求参与工作人员具有很高的素质，但是，开展档案管理工作的过程中，有些工作人员管理档案工作的能力比较差，无论是专业技能，还是相关理论知识都欠缺，很难满足管理档案的需求。另外，有些机关事业单位安排在管理档案工作岗位上的人员，都是一些年龄比较大的工作人员，这些人因为学习的动力欠缺，致使机关事业单位档案管理工作的效率在一定的程度上受到了很大的影响。

2.3 档案管理制度未完善

完善的档案管理制度是档案管理部门做好档案管理的基础，通过档案管理制度可以有效规范档案管理部门在进行档案管理工作的行为，促使机关事业单位档案管理工作趋向于规范化、标准化和合理化。但是，目前在大多数的机关事业单位中，其档案管理制度还未完善，导致档案管理部门在进行档案管理时无法参照相应的制度进行，使得档案管理混乱。比如在档案信息在收集时没有明确的收集范围，或者没有按照相应的管理原则对档案进行整理和保存。有的机关事业单位即使制定了相应的档案管理制度，但是其制度执行能力并不强，在日常管理工作中并没有参照管理制度进行，存在档案管理随意性较强的问题，这很大程度地影响了后续档案管理工作的顺利进行。

3 解决机关事业单位档案管理工作问题的有效策略

3.1 提高档案管理人员的素质

机关事业单位的档案管理工作具有较强的专业性以及政治性。因此，机关事业单位在任用档案管理人员时需要充分考虑其专业能力及政治素养，择优选择档案管理人才。同时，在任用档案管理人员之后，要定期对其进行专业培训，通过开展业务培训、知识讲座、经验交流等多种形式，提高档案管理人员的专业水平和综合素质。

3.2 合理完善档案管理制度

完善的档案管理制度能够为机关事业单位的档案管理工作的开展提供可靠的依据，因此，机关事业单位若想在新形势下，有效开展档案管理工作，就要结合自身的发展情况以及社会的发展趋势，针对档案管理工作中存在的问题制定出合理的管理制度，让档案管理工作的开展有章可循，这样也能够减少档案管理工作中的问题。基于此，机关事业单位需要结合档案管理的实际工作状况，对以往的档案管理制度进行完善，根据档案的收集、审核以及接准等多方面的工作情况建立制度，若是档案外借需要相关人员办理相应的手续，确保档案有迹可寻，若是发现档案资料遗失的情况，就能够进行有效的查找。

3.3 完善档案收集工作，提升管理质量

机关事业单位需安排专人负责各项管理工作，从而让档案管理基础设施建设进一步加快。同时把相关规定内容结合起来，不断完善档案库房的管理工作人员与基础设施，安排专门的人员具体负责每个人的档案。同时，库房应具备防火、防盗，以及防潮等多项功能，且铁制存储柜也不可少，以对档案进行妥善储存，配备好空调、灭火器等灭火与控温的设备与管理工具。另外，结合实际管理需求，对档案管理制度予以进一步完善，优化其档案功能，保证档案记录内容更加真实，增强其客观性，并向事业单位提供更可靠的参考依据，帮助其有效落实各项决策，让事业单位能够更好地开展人才选拔工作。

3.4 注重档案的信息化建设

随着信息技术的不断发展，在新时期，事业单位应注重档案的信息化建设，便于整合资料，设立电子档案可以不断完善事业单位的档案数据库，便于利用有关的数据展开综合性分析，而且可以便于后期查询并浏览有关数据，为考核工作提供参考。机关单位可以将档案数据作为基础，不断丰富工作人员的个人信息，凸显他们的特色，可以实现对档案的动态化管理。

4 结束语

总而言之，机关事业单位应该重视对档案管理工作的重视，更新单位管理理念，创新事业单位的管理手段，加强对管理队伍的构建，推动机关事业单位档案管理工作向规范化标准化的方向发展，进而为社会的发展提供自身的力量。

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