信息时代背景下做好档案管理工作的有效措施探讨

摘 要：随着科学技术和信息化技术的深入发展，信息技术依然在不知不觉渗透进我们生活的每一处，在各行各业中都有信息化带来的影响。而档案管理工作实则就是将信息进行总结整合，为人们展示较为清晰可见的数据。档案管理工作的有效進行，有利于直观展现社会发展的总体趋势，对研究社会的可持续性发展进程有着十分重大的影响。在这个越来越深入的信息时代背景下，档案管理工作将要进行新的变革，将信息技术与档案管理工作的有机结合具有无比的现实意义。在这个背景下，本文主要探讨了当前档案管理工作仍然存在哪些问题，以及在信息时代下档案管理工作的有效策略。

关键词：信息时代;档案管理;措施探讨

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.105

档案管理水平的高低与否在很大程度上，也影响到其他各种工作的展开是否能够顺利，在信息时代的大背景下，相关工作人员要重视相关工作的展开，根据新时代背景下的新要求不断进行创新完善。在社会中的竞争越来越激烈的情况下，档案管理工作要提高工作效率，才能在新时代立足。为了达到在信息时代将档案管理工作进行新的发展的最终目的，管理者都应当从当前的信息中查找自身的不足之处，并加以完善，再根据时代的新要求，将档案管理工作的质量与效率上升到新的高度。

1 档案管理工作在当前面临的问题

1.1 管理人员综合素质较低

当前许多单位的档案管理人员皆不具备专业的档案管理知识，档案管理者通常由其他岗位的工作人员进行兼职、代职等。其原因便在于单位不在意档案管理工作的展开，对档案管理工作的重要性较为轻视，没有建立专业的档案管理体系。在这样的前提下，逐渐在发展中形成了不良循环，导致工作人员也缺少工作的积极性。在实际的档案管理工作中，较多管理者的综合素质方面无法紧跟时代的发展，对当下的信息技术了解程度较浅，对信息化的档案管理工作较为生疏，无法胜任新时代中的档案管理工作[1]。而正因为单位主体的不重视，相关人员的技术培训机会匮乏，导致其工作能力较低，影响到档案管理工作的整体质量。

1.2 管理方式不够合理科学

在进行档案管理工作环节中，传统的管理方式只是单一的人工进行操作，或是多人合作进行组合管理。在这样的模式运行下，很容易造成工作环节中出现许多的问题漏洞。首先，在人工进行管理的模式下，很容易将大量的档案文件堆积起来，导致工作材料难以进行及时的总结汇集与更新。其次，由于在传统的档案管理调取中，对调取档案的数量有着明显的限制，从而导致档案调取的效率不高，难以发挥其真正的作用[2]。最后，在工作中，许多管理档案的相关工作人员综合素质不高，导致完整的现代化档案管理工作难以进行。一些规模较小的事业单位，对于档案管理的方式并不清晰明确，缺乏大量准确地相关规定，从而使得许多与档案挂你相关的工作，在进行时十分混乱，在进行号码的编制时也不够科学合理，对在进行需要档案相关的工作时，往往造成许多不必要的麻烦。而档案管理的收集不科学，往往也会在获取资料中花费大量时间、精力等，导致原有的工作安排被打乱，工作效率不高。

1.3 档案信息安全性不高

许多部门与单位在进行档案管理时，往往忽视档案管理信息化的建设，对其的重要性往往认识不足，导致档案管理信息技术无法向着更深的层次推进。在一些地方，虽然档案管理的信息化建设已经逐渐开展起来，但在管理设施上仍旧较为传统老旧，对档案管理的安全性能有着极大的影响。档案管理虽然在很大程度上降低了管理成本，但是在信息安全方面却不尽如人意。档案信息管理本身就不受到管理者的重视，无疑是最重要的原因。在普遍情况下，所有的档案信息都存在同一个服务器内[3]。在此背景下，许多不法分子利用网络的安全漏洞，将档案中的信息进行盗取，导致安全问题层出不穷。同时，我国的档案信息安全保障平台建设还不够完善，就进一步的加剧档案丧失的安全风险。在信息化的时代背景下，不法之徒的手段在日益增长，若档案管理的手段仍然使用传统老旧的方法，就将极其容易遭受网络风险的破坏，对党档案内的资料安全具有极大的威胁。

2 档案管理工作在信息化时代下的策略

2.1 提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员在实际的档案管理工作中，占据了十分重要的主体地位。要确保档案管理工作能够顺利运行，并在此基础上将现代信息技术融入其中，必不可少的便是要注重提高管理人员的管理水平。不仅需要档案管理人员能够熟练的掌握与档案相关的知识，还需要档案管理工作人员能够运用一些与现代信息技术相关的技能。在现代化信息技术逐渐深入的背景下，档案管理工作人员需怀有坚定的使命感，具有宏大的时代观念和意识，在现代化档案管理中不断探索完善。对于管理方来说，可以定期组织相关的技能培训，加强管理人员之间的交流沟通，互相交流在工作中的一些心得经验，使得档案管理人员能够在这个背景下熟练地运用现代化档案管理方式方法。

2.2 完善档案管理的工作方式

在传统的档案管理中，往往存在许多不够科学严谨之处。档案存储方法较为传统、老旧;档案内容容易丢失;档案读取利用效率低下等等，这些不恰当的档案管理方式都不再适用于适宜发展的现代社会。对此，需要将信息化的现代内容融入档案管理的方式中，不断对档案管理进行完善。首先，可以采用科学的管理方法。将繁多杂乱的档案内容通过信息化的手段，进行大致分类，构建出较为完整的档案系统，再在此基础上，构建不同的子系统。其次，需要强化管理的秩序。作为一项与其他工作有着千丝万缕联系的工作，档案管理必须减少不必要的重复工作，以此提高自身的工作效率，更好地与其他工作进行对接。要做好档案的登记工作，根据大数据对秩序进行总结

完善。

2.3 健全信息化档案管理的安全体系

在档案管理工作中，信息安全是对工作的首要要求，但是由于档案管理储存和保管方面有其特殊性，进而对信息安全的保障要求更高，为信息安全工作的展开带来了许多困难[4]。在进行信息化档案管理时，管理房方可以着眼于当下对于信息安全的保障所能提供的现代化技术支持。可以聘请专业的安全技术保障人员，对信息存储的情况进行定期的评估和检查，同时将现代化的档案信息管理平台迅速搭建起来，在平台上进行技术的总结完善。在各岗位上，有意识的培养工作人员对档案信息的敏感度，提高安全保密意识。在档案管理工作中，定时定期做好备份工作，将内网与外网进行隔绝，注意电脑设置中对防火墙、杀毒软件等的具体设置。信息安全的保障工作，需要多方进行合作交流，以此构建完善的档案信息管理保障体系。

3 结语

综上所述，在信息技术不断深入的现代社会，各行各业都应结合新时代的特点，对现有的工作进行反思与总结。信息技术的快速融入社会，不仅方便了生活、学习和工作等等，更将他们的效率有了大幅度的提高。现阶段，将信息技术运用到档案管理工作中，便是新时代背景下对档案管理工作的二次变革。管理者应当顺着时代的潮流，更新自身对档案管理工作的理念，积极转变固有观念，加强对档案管理制度的创新，促进信息时代背景下档案管理工作质量与效率的提高。

参考文献

[1]刘灿.信息时代办公室档案管理工作的改革与创新[J].兰台内外，2020（16）：10-12.

[2]杨晓宁.浅议信息时代档案管理工作面临的问题和对策[J].计算机产品与流通，2020（07）：112.

[3]姜霁纯.信息时代办公室档案管理工作创新研究[J].办公室业务，2020（08）：115-116.

[4]杨靖梅.信息时代档案管理工作创新研究[J].中国管理信息化，2020，23（08）：192-193.

作者简介

周西华（1984-），女，大学本科，中级，研究方向：档案管理。