浅析单位档案管理服务模式的创新策略

吴云红

摘要：档案管理作为事业单位内部管理的一项重要事务，其主要特征包括系统性、多维性与基础性。在新时期应重视创新意识，加强对档案管理服务方式与内容的改进，使档案资源发挥出相应的效用，为单位的持续快速发展服好务。

关键词：事业单位;档案管理;服务模式;创新

档案是记录单位发展历程信息的主要载体。随着社会的快速发展，事业单位中所形成的档案数量不断增多，档案类型也更加多样化[1]。现行的档案管理方式难以满足当前档案管理工作的要求，使得档案资源的价值得不到体现。对此，事业单位应与时俱进，积极创新档案管理服务模式，充分发挥出档案的作用，更好地推动单位自身的发展。

一、档案管理服务模式创新的必要性

长期以来，档案管理服务模式主要集中在对档案资料的搜集、整理、记录方面，供相关人员查阅。随着信息时代的到来，档案管理也逐渐引入了信息技术，极大提高了档案管理效率。不过单位档案管理工作仍面临着不少问题，制约了档案管理事业的持续发展。第一，档案从业者的业务能力相对较低，信息化技术掌握不熟悉，对档案管理专业知识了解不多，从而导致档案管理水平难以得到大幅提升。第二，档案管理工作仍得不到充分的重视。基于传统观念的影响，单位内部对档案管理的重要性认识不足，认为这是一项可有可无的工作。在这样的观念下导致部分档案管理人员缺乏工作积极性，习惯按部就班开展工作。第三，档案资源得不到有效的开发与利用，利用方式较为单一。针对上述问题，单位应探索档案管理服务机制的创新办法，以期充分发挥出档案资源的价值，引起单位内部人员的重视，更好地配合档案工作，促使档案管理水平的提升。

二、事业单位档案管理创新与服务模式的改革内容

（一）加强档案管理数字化建设

为进一步推进档案管理信息化进程，单位应积极应用相关数字化技术，包括数据库技术、数字加密技术、扫描技术、身份认证技术[2]。通过将纸质档案扫描处理为数字档案，将其保存在相关存储介质上，便于对档案信息的保存与更新。

（二）应用相关自动化技术

档案管理模式要实现自动化管理，这正是当前档案管理信息化建设中的主要任务。因此，需引入相关自动化技术，提高档案管理自动化水平。其中，主要技术有电子标签、扫描识别、COR识别等技术。通过这些技术实现对电子档案的自动化检索、删选、关键词查找等，从而大幅提高单位档案信息的自动处理水平与批处理效率。

三、事业单位档案服务模式的创新对策

（一）加強对档案资源的开发利用，充分了解档案服务对象的需求

对档案资源进行合理的开发与利用，使其发挥出应有的效用，这正是档案管理的最终目的。单位档案管理部门与档案管理员都必须转变观念，重视对档案资源的利用，要深刻认识到这项工作开展的意义。然后抛弃过去“重管轻用”的思想，克服“不求进取”的消极思想，档案人员要真正热爱这项工作。在此基础上抛弃过去“闭门造车”的思想，主动开展相关市场需求调研活动，搜集不同用户对档案资源的需求。然后，有针对性地制作满足不同需求的档案管理制度模式。档案员应增强以人为本的服务观念，主动开展好档案服务工作。同时，通过组织专题讲座、咨询服务等活动，让档案资源走出库房，走进单位、走近群众，从而使档案资源获得更充分的利用。

（二）进一步完善单位档案资源的开发与利用制度

单位应结合自身实际，构建一套较为完整、可行的档案规章制度，并严格加以落实。其中，要重点完善档案资源的开发利用制度。第一，健全查（借）阅登记制度，要求借阅人必须将信息填写清楚，特别要详细填写查（借）阅档案的用途，档案利用的作用等。这有助于了解档案资源的实际作用，而且也便于明确是否需要进行跟踪调查[3]。第二，通过电话随访或实地调研，了解档案利用效益的准确资料。档案人员可主动上门服务，了解档案利用后所产生的相关效益，为档案资源的充分利用搜集更多资料。第三，严格遵守档案管理中的保密要求，对于涉及单位保密信息的档案资源一律按相关规定做好保密处理。在网络化档案资源开发中对保密档案应做好物理隔离或逻辑隔离处理。

（三）加强对档案管理人才的培养，提高档案服务质量

人才属于单位发展的主要资源，抓好档案人才的管理与培训工作是提高档案管理质量，创新档案服务机制的前提。为此，单位应加强对档案队伍建设，招纳一些专业人才，如档案管理人才、信息技术人才等。这样为提高档案管理信息化程度做好人才储备。同时，定期组织教育培训活动，着重教授关于档案管理的前沿知识，档案管理系统操作方法、电脑使用技巧、档案管理系统的新功能、新特点等，促使单位档案队伍整体信息化素养的提升[4]。在教育培训中要注重对档案人员服务意识的强化，使其具备较强的服务意识，使其能更主动地投入到本职工作中。

结语：总之，在新时期事业单位应紧跟时代发展脉搏，创新档案管理机制与服务模式，为单位自身发展以及社会发展提供更优质的档案服务，让档案资源的价值得到充分的体现。

参考文献：

[1]李爱民.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].新一代，2019，（20）：248，524.

[2]顾永芳.事业单位档案管理创新与改革初探[J].科技经济导刊，2016，18（34）：265-265.

[3]王泳霁.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].赤子（上中旬），2016，33（15）：126-126.

[4]王建春.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].人力资源管理，2017，26（9）：118-118.