档案安全保障管理机制的构建探讨

杨爱丽

【摘要】受种种因素的影响，很多单位档案管理依旧采用传统模式，造成大量问题出现，对档案的作用发挥产生阻碍。在这种背景下，相关单位必须明确认识档案管理的重要作用，并与时俱进，有效提升档案的安全性，避免遗失、错漏等问题出现，为档案应用及其作用发挥夯实根基。本文首先简单介绍构建档案安全保障管理机制的重要性，然后详细分析构建档案安全保障管理机制应遵循的原则，最后提出机制构建建议，希望可以为档案安全提供一定的支持和保障。

【关键词】档案;安全保障;管理机制构建

随着改革开放进程的不断推进，我国已经步入发展转型的关键时期，档案对相关工作开展的影响越来越大。但是，在实际管理过程中，很多档案管理部门的管理理念以及所用管理模式比较滞后，引发了比较多的遗失、错漏等安全问题，档案应用效率也相对较低，极大阻碍了其作用发挥。在这种背景下，要想更加高效地完成本职工作，将档案的作用更大程度地发挥出来，保证档案的完整性，相关单位必须从自身实际入手，通过先进技术理念的有效应用，开展档案安全保障管理机制构建，从而为档案管理工作的顺利展开及其安全提供更有利的支持和保障，提升档案利用效率，推动我国档案事业进一步发展。本文展开档案安全保障管理机制的构建探讨有重要的现实意义。

一、构建档案安全保障管理机制的重要性

随着时代的快速发展与社会的不断进步，档案管理工作受到越来越多人的重视。在这种背景下，如果继续按照传统模式展开档案管理工作，不仅会造成固有问题越加严重，甚至还会影响档案的作用发挥，对我国的可持续发展产生一定的阻碍。同时，综合考虑目前工作情况以及过往经验发现，构建档案安全保障管理机制有以下几点重要意义：

（一）更好地约束档案管理人员。从主观角度入手进行分析可以发现，过去工作人员在进行档案管理时，多以自身实际经验为依据展开。但是，因为不同员工之间的理解与经验有着比较大的区别，所以在实际工作展开过程中，档案管理部门内部经常出现严重的冲突与矛盾，工作综合价值也相对较低。在这种情况下，构建更为完善合理的安全保障管理价值可以更好地约束所有工作人员，让他们按照统一的标准展开工作，从而在有效提升档案管理安全性以及可靠性的同时，为其日后的长远发展提供更有利的支持和保障。

（二）推動管理团队完美发展。在展开档案管理的过程中，制定更为科学合理的安全保障管理机制，可以帮助管理团队中的每个工作人员了解最新的技术理念，并以此为基础展开管理工作，从而有效避免相关安全问题频繁发生，推动档案管理团队向着更为完美的方向发展，进而为后续工作的高效顺利展开夯实根基。

二、档案安全保障管理机制的构建原则分析

档案作为我国各方面发展建设都需要的重要资源，对我国的可持续发展可以说有着决定性的影响。但是，现在档案管理却依旧有一定问题存在，极大影响了其作用发挥。所以，构建更为合理的档案安全保障管理机制迫在眉睫。但是，要想提升管理机制的科学性，相关单位以及工作人员应该按照如下原则开展工作：

（一）全面监控原则。档案管理工作涉及的内容非常复杂，一个不小心就会导致安全问题出现。因此，档案安全保障属于系统性极强的一项工程。相关单位在工作开展过程中，必须严格遵守全面监控原则，综合考虑所有环节，然后展开细致的规划与架构，从而有效杜绝安全隐患，切实保障档案安全，为档案的作用发挥夯实根基。

（二）相对稳定原则。在档案安全管理机制建设过程中，要想保证该机制符合自身实际，又可以满足长远发展的需要，拥有足够的持续性，相关单位必须严格遵循相对稳定原则，对管理机制进行完善创新，从而有效防止“朝令夕改”的情况出现，杜绝人力、资源等成本的浪费，切实保障档案安全。

（三）实事求是原则。档案管理保障体系构建对档案的作用发挥以及我国的可持续发展都有着至关重要的影响。但是，因为实际情况不同，各个单位可使用的资源有比较大的区别。在这种情况下，在进行保障机制构建的时候，相关单位应该按照实事求是原则，立足于自身实际展开管理机制优化建设，绝对不能照搬照抄其他国家或者单位的管理方案，这样才可以保证管理机制符合自身需要，避免形同虚设的情况出现。

（四）效率效益兼顾原则。在构建档案安全保障机制的过程中，相关单位应该按照经济学原理展开更为细致深入的分析评估，从而有效避免该机制给企业带来经济压力，同时便于统一指挥管理，兼顾经济效益以及安全保护效率。

三、构建档案安全保障管理机制的建议

（一）健全完善组织机制。经实际分析发现，档案虽然可以为我国的发展建设起到极大的推动作用，但是，要想将其作用充分发挥出来，切实保证档案安全性，必须要切实做好组织机制的构建完善工作，绝对不能采用简单方式展开工作，这样才可以取得更为优秀的成果。同时，在设定组织机制的时候，相关单位应该从多方面入手展开细致深入的分析，并以有效提升综合效益为主要目标。例如，在进行档案管理岗位招聘的时候，应该在要求相关工作人员贯彻落实招聘规范条件的同时，赋予其灵活调整的权利，这样才可以招聘到更多综合素质优秀的档案管理人才，完成高质量管理团队构建，为相关工作的顺利展开夯实根基。除此之外，在设计组织机制的时候，相关单位可以适当借鉴和模仿其他单位的成功经验，然后综合考虑自身实际展开重新规划，进而使自身的工作效率与工作质量都得到进一步提高。

（二）健全完善风险机制。风险机制是相关单位在进行档案安全保障管理机制构建过程中必须要深入思考的重要内容，其实际情况对安全管理机制的贯彻落实有着决定性影响。从客观层面分析发现，所有机制在展开的时候，必然有一定风险存在，假如没有切实可行的应对策略的话，会导致风险发生几率大大增加，影响到档案管理效率以及质量。所以，在进行安全保障机制构建的时候，相关单位应该综合考虑自身实际情况，例如重新梳理档案存放环境，对其重新展开风险评估，优化可能发生问题的地方。同时，选择更为科学合理的风险应对方案。由于每个单位的实际情况不同，因此其档案管理所面临的形势也有一定的差异存在。在这种背景下，单位应该按照自身实际制定更为合理的风险应对机制，从而有效降低风险发生几率，保证档案安全。另外，类型不同的档案，其重要性也存在差距。所以，在进行风险机制健全完善的过程中，相关单位应该以更为谨慎的态度展开工作，进而为后续工作的顺利落实夯实基础，取得丰硕的工作成果。

（三）健全完善制度機制。制度属于档案安全保障管理机制不可或缺的重要内容。虽然，目前很多单位所采用的传统管理办法取得了比较优异的成绩，也创作出了比较高的价值。然而，随着时代的快速发展，各种新技术理念正在不断涌现，传统管理制度已经不符合时代发展需要，并且没有办法与新理念充分融合，很容易对档案管理工作的展开造成消极影响。所以，要想更加高效地完成档案管理工作，保证档案安全，取得更为显著的管理成绩，相关单位必须进一步完善自身的制度机制，对目前自身所实行的管理制度进行深入分析，找出其中存在的缺陷，然后加以完善，并细致记录档案的形成过程及其发生的变化。同时，在档案成型后期，应该展开更为严格的审核检查，以此来保证档案的有效性以及准确性，并为问题出现时追责夯实根基。另外，切实做好档案的保管与维护工作，保证档案放置环境始终处于干燥状态，防止档案出现破损、遗失等问题。如果在维护时发现档案损坏，必须立刻向相关部门汇报，等待专业人员对其进行处理，避免造成更大的损失，进而为档案价值的有效发挥起到更大的促进作用。

（四）健全完善人员管理机制。随着时代的快速发展，档案安全保障管理机制也随之变得更加完善，有效保障了档案安全及其作用的发挥。但是，要想为后续发展提供更有利的支持和保障，相关单位还应该不断健全完善自身的人员管理机制，加强对档案管理人员的培训力度，提高他们的专业素养以及责任意识，只有这样，他们在工作展开过程中，才会严格遵守相关规范，正确操作，为档案的安全保存夯实基础。另外，单位还应该打造更为科学合理的奖惩机制，落实相应的奖惩手段，从而充分调动档案管理人员的主观能动性以及团结合作意识，让他们通过积极合作完成相关管理任务，进而在引导工作人员更加高效解决档案管理问题的同时，为后续的工作展开打下坚实的基础，将档案的作用更大程度发挥出来，为自身的可持续发展以及我国的现代化发展贡献更大的力量。

四、结语

总而言之，随着社会主义市场经济的快速发展，档案对我国经济发展与现代化建设的重要影响受到越来越多人的重视，其使用频率也越来越高。但是，通过实际分析发现，很多单位在档案管理的过程中，所采用的方法比较传统，很多工作人员的管理观念比较落后，并没有认识到自身所承担的重要职责，造成档案遗失、错漏等安全问题频发，对档案的作用发挥造成了极大的消极影响。要想切实转变这种情况，相关单位应该严格按照全面监控、相对稳定、实事求是以及效率效益兼顾等原则展开工作，并综合考虑自身实际情况进行档案安全保护机制构建，从而有效提升档案管理效率以及安全性，为人们的查询利用提供更大的便利，将其作用更大程度发挥出来，进而为中华民族伟大复兴中国梦的实现作出更大的贡献。

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