加强高校毕业生档案管理，提升人力资源效用

霍海波

【摘 要】 高校毕业生档案主要是记录学生的学习成绩、在校情况以及表现等，这不仅是了解学生信息的主要途径，还是公司选拔、录用人才的主要参考依据，对于毕业生未来的实习就业具有十分重要的意义。因此，高校一定要重视对毕业生的档案管理、提升人力资源效用，促进本校应届毕业生的就业。本文通过简单分析目前高校毕业生档案管理过程中存在的不足之处，对高校如何加强毕业生的档案管理、提升人力资源效用提出了几点有用的建议。

【关键词】 高校毕业生  档案管理  人力资源效用

引言：毕业生的档案资料对于未来的就业应聘等具有十分重要的作用，在毕业之前学生的相关资料由学校代为保管。如今，有关部门不断出台新的教育改革政策和措施、教育事业有了很大的进步与发展，因此与之相对应的，有关高校也应当充分重视起对毕业生的档案管理工作，不断发现档案管理过程中存在的不足之处并及时解决改进，使相关管理人员能够恪尽职守将毕业生的档案管理得更加规范、细致，进而更好地为我校的毕业生的就业问题服务。

一、目前高校毕业生档案管理过程中存在的不足之处

1. 对学生档案管理重视程度不够

首先，教育政策以及课程标准的不断推行使得我国的教育教学越来越规范和严格，因此部分高校将重点放到了学校的教学管理上，进而忽视了档案管理对于本校毕业生就业的重要作用，没有充分重视起学校的档案管理工作，甚至相关管理人员也没有充足的档案管理的能力和有关经验，毕业生档案摆放杂乱无章且不符合标准;并且，由于高校相关知识宣传不到位，学生完全意识不到档案对于自己未来就业的重要性，对于自己的学生档案保存在哪里也并不知情，两者都会对此后毕业生的工作调动、升职应聘等造成不必要的麻烦。

2. 部分高校档案管理技术落后

就跟前文中提到的那样，高校档案管理人员经验不足或者说是能力技术有限，对于毕业生档案的管理与存放有许多不规范、不合理的地方，而且学生的档案多为纸质版，不仅占据空间而且容易损坏和丢失，在某些情况下纸质档案的存放与寻找会有许多困难。再加上部分高校对于畢业生档案的存放不是非常重视，尽管学校中的计算机信息技术以及数字资源应用到了图书馆、教育教学等多个方面，但是科学技术在档案管理这方面的应用仍旧比较少见，费时费力。

二、高校如何加强毕业生的档案管理、提升人力资源效用

1. 提升相关人员的意识及能力

首先，加强本校毕业生的档案管理是高校的重要管理工作之一，同时也是该校教育教学工作的重要组成部分，因此，为了保证毕业生的顺利就业，高校一定要承担起保存、管理毕业生档案上的重要职责，加强宣传档案管理的重要性，通过开展相关知识讲座、知识竞赛、线上答题活动等不断提高师生对于档案作用的认识、从思想上促进大家对于档案管理的重视程度以及毕业生档案管理规范化。其次，高校也要加强对毕业生档案管理人员相关技能的锻炼和培训，增强相关人员的毕业生档案存放的规范程度，督促管理人员认真负责做好本职工作。

2. 完善本校毕业生档案管理体系

既然档案问题关系到本校毕业生的未来就业，高校一定要给予其高度的重视，注重管理人员的任务分配，在工作人员职责分明的情况下促进档案管理的规范化;同时高校还要实施奖惩制度，严格监督管理人员的有关工作，激励相关人员恪尽职守、将自己的本职工作做好，保证将毕业生的档案管理落实到实处。最后，高校还要建立一个专业的毕业生档案管理团队，不断提升该队伍的专业管理素养、工作能力以及工作态度，促进高校档案管理工作的的规范化进步与发展。

3. 实现科技化档案管理

随着我国科技的不断进步，科学技术在教育领域的应用不仅为学生的学习发展提供了极大的便利，在一定程度上还减轻了教师的工作负担、提升了高校的教学管理效率，尽管如此，科技在教育领域的应用主要集中在教学上，将科学技术应用于毕业生的档案管理工作的还是寥寥无几。因此，为了真正促进档案管理的规范化、提高高校相关档案工作的管理效率，高校一定要借鉴国外优秀的档案管理经验、实施科技化档案管理，不断提高工作人员的档案管理能力以及工作素养，促进毕业生档案电子录入、修改、保存等一体化发展。

结论：总而言之，高校的毕业生档案对于学生顺利就业至关重要，而随着高校毕业生数量的逐年增加，学校的档案管理工作过程中存在的问题也逐渐显现出来。因此学校一定要充分意识到档案管理的重要性，并不断发现本校毕业生档案管理工作中存在的不足之处和需要改进的地方，通过完善不断提高工作人员的管理意识、完善学校档案管理体系、促进科学技术在档案管理方面的应用等措施提升人力资源效用，逐渐引导本校的档案管理向科技化、规范化方向发展。

参考文献

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