新形势下公共卫生突发事件医疗卫生档案管理探索研究

摘 要：公共卫生突发事件医疗卫生档案管理面临内容多样性，工作复杂性和手段信息化的特点。本文通过对新形势下公共卫生突发事件医疗卫生档案管理的内涵及作用、基本要求与常见技术的分析，重点探讨当前医疗卫生档案管理存在的问题及优化策略，旨在为公共卫生突发事件应急决策提供信息保障，有效提升卫生机构医疗档案管理水平。

关键词：公共卫生;档案管理;突发事件;医疗卫生

引言

2020年春节，一场突如其来的新冠状病毒引发的肺炎疫情在全球范围内爆发，进而演变成为一场公共卫生突发事件。在应对这场重大公共卫生突发事件过程中，有关医疗资源、防疫进程、卫生物资以及部分人员信息均需要纳入医疗卫生档案之中，进而为国家职能部门的公共卫生管理提供信息来源。根据国家卫生健康委公布的数据显示，截至2020年6月22日，全国具有医疗卫生机构核酸检测机构4804家，检测技术人员2.85万人，进行核酸检测累计达到9041万人/份，而对与之相关的文字、图表等档案载体信息量保存管理的繁杂程度可见一般。新冠疫情席卷全国之际，各地交通运输组织、公共卫生部门、政府职能机构全力抗疫，对于这场公共卫生突发事件的相关医疗卫生信息与档案需求量随之提升，由此加大新形势下公共卫生突发事件医疗卫生管理的难度。

一、医疗卫生档案管理的内涵及其作用

1.医疗卫生档案管理的内涵

2008年卫生部和国家档案局印发的《卫生档案管理暂行规定》将卫生档案定义为各级卫生机构在工作中形成具有保存价值的各种形式和载体的文件材料。卫生档案作为国家卫生管理的重要组成部分，在管理过程中需坚持遵循统一领导、分级管理的原则，即加强档案归档、利用开放、管理机制、领导监督以及人员考核等管理体系的全面把控，将卫生档案的完整性、安全性、精确性以及重要性突显出来，从而确保国家对公共卫生的管理需要。当前，随着信息技术的不断发展，医疗卫生档案管理趋向网络化、单元化、人性化与大数据化发展，从而极大提升了档案管理的质量与效率，为公共卫生突发事件提供有效支撑。

2.医疗卫生档案管理的作用

在公共卫生突发事件产生背景之下，加强医疗卫生档案管理具有以下三方面的作用：一是客观真实的记录事件，为公共卫生突发事件的应急处理提供信息来源。医疗卫生档案是对突发事件的起源、发展、过程与结局等一系列具有保存价值的文字、图表、声音、图像以及其他载体、形式的历史记录，通过对事件发生过程中相关信息的记录与保管，能够形成最原始的信息资料，为突发事件的后续走向以及应急处理提供可靠的分析来源。二是为公共卫生突发事件的应对提供经验积累与战略部署借鉴。医疗卫生档案是对公共卫生突发事件的全面记录，期间记录了大量关于公共卫生事件的防控、应急以及管理措施，通过医疗卫生档案管理，可以为公共卫生突发事件提供有效的信息来源与应对经验，并有效提升卫生机构面临相同突发事件时的应对水平，例如2003 年抗击“非典”疫情的档案资料可以为新冠状病毒肺炎感染疫情的防控提供借鉴与参考。三是有效满足社会档案建设与文化共享的需求，从而提升公共卫生医疗建设水平。在现代社会的发展过程中，档案管理是文化保存的重要手段，医疗卫生档案作为医疗研究的重要记录载体，是医疗事业发展以及公众资源共享的主要途径，通过医疗卫生档案管理，可以有效完善医疗资源服务体系，充实医疗资源共享平台数据，从而以更优质地服务于社会公共卫生交流与发展，为全人类医疗事业的发展与交流奠定坚实基础。

二、公共卫生突发事件医疗卫生档案管理的基本要求与常见技术

1.公共卫生突发事件医疗卫生档案管理的基本要求

新形势下，公共卫生安全作为人类生存的保障，对其相关档案资料的管理应该坚持以下要点：一是保证归档的及时性。卫生机构在档案的收集过程中，根据组织部门全部档案的形成情况及其规律和特点，确保资料管理工作的及时有序进行，主要包括针对医疗事件业务规范、技术标准以及进度跟进等相关材料的及时收集与整理，避免过程性资料档案丢失。同时立足于实际需要与管理机制，编制科学的档案分类方案，采用文件处理立件制度。二是重视管理的全面性。卫生机构在档案管理中，需要尊重客观事实，按照公共卫生突发事件的实际情况进行资料的整理，并根据档案管理条件，对分类档案进行合适合规的存储与记录，根据医疗卫生档案的内容定制其公开利用与保密的范围，加强信息资源的開发，完善档案防灾的预案，重视档案库房的建设，及时增进电子档案数据库的安全防范。三是提升档案的服务性。针对公共卫生突发事件的医疗档案管理，应该严格落实服务理念，最大化发挥档案管理的作用。因此，充分利用信息化带来的技术便利，提高医疗档案的开发利用及服务水平，严格遵循档案编码、目录编制规范，满足社会公众与相关部门方便快捷地查询档案的需求，同时开展医疗卫生档案的利用服务与宣传工作，建立健全档案的借阅利用登记制度。

2.公共卫生突发事件医疗卫生档案管理的常用技术

医疗卫生档案以纸质档案和电子档案为主要形式，由于公共卫生突发事件医疗卫生相关的文件及资料数量庞大，并且种类繁多，因此在管理中随着信息化的不断发展，形成了以数字化网络技术、数据库管理技术和大数据信息技术为主的技术手段。数字化网络技术针对的主要是医疗卫生电子档案，例如视频音频以及电子文档等，借助数字化网络技术的方式，帮医疗卫生机构从传统的纸质档案管理工作中抽身出来，有效减少日常档案资料管理的工作量，对于资料管理工作整体效率的提升效果显著。数据库管理技术可以对冗繁的档案资料进行数据加工以及归类存放，帮助使用者对资料进行有效的挖掘以及分析，例如广东省医疗卫生机构管理信息系统，这一系统将电子健康档案、电子病例、档案信息相结合，实现了国家平台与地市平台的互联互通，方便医疗卫生档案的信息收集与数据整理。大数据信息技术则主要围绕医疗信息档案的分析、处理以及储存展开，通过大数据分析，不仅便于档案的整理，同时有利于日后档案的查询和使用。例如依靠大数据信息技术对新冠疫情下地区患者、流动情况、增长数量、防控情况的分析，得到助力于疫情防控措施开展的综合信息。

三、公共卫生突发事件医疗卫生档案管理存在问题

1.管理意识不够强烈

管理工作的落实需要思想意识的指导，医疗卫生档案管理工作一方面受到档案资料内容与整理的影响，呈现出繁琐复杂的特点，另一方面归档存放规范严格，不容有失，进而表现出严谨僵硬的表象。加之公共卫生突发事件并非经常发生，从而导致部分人员在思想上的懈怠与懒散。尤其是在部分看似不重要的档案文件上，主观先入为主的树立了以后不会查档或使用的思想，从而造成乱分瞎放的行为现象，最后导致后续查档调档困难。而且医疗卫生档案管理工作在卫生机构中属于可有可无的部门，仅有部分机构设置了专职人员或职能科室进行管理，加之职责不清、人员混用现象的存在，导致这一宏观环境之下，机构管理人员的管理意识以及工作积极性受到打击，进而降低了对医疗卫生档案管理的整体效果。

2.管理过程存在短板

一般而言，公共卫生突发事件的影响范围广、发展速度快、破坏性质强，这一特殊情况一定程度上造成医疗卫生档案管理上的猝不及防，形成了管理手段上的短板。当前医疗卫生档案的形成处于新旧交替的时段，即电子档案与纸质档案混搭局面，因此总体而言，医疗卫生档案管理较多的使用传统的管理方式，人工编码分类、归档存档、利用开放的工作量大，整理管理不易，使得管理手段与方法存在缺陷，极大的影响到医疗卫生档案管理的整体质量。与此同时，受到其它因素的影响，例如公共卫生突发事件的突发性与危害性影响，加大了医疗卫生档案内容的多样性与管理工作的复杂性，进一步提升了公共卫生突发事件医疗卫生档案管理工作的难度，使得管理过程中的方式方法在主观上呈现滞后性。

3.执行规范不够具体

国家虽然专门出台了医疗卫生档案管理工作的整体规范，但对于具体的归档内容、程序、手段、模式并示未作细化，导致公共卫生突发事件的医疗卫生档案管理执行规范不够标准。具体而言表现在以下两个方面：一是在医疗卫生档案内容收纳不全面和归档整理不及时，如会计材料、图表内容、统计路径乃至格式标准上五花八门，及时性与规范性无法适应档案管理的基本要求;二是基本配套设施与信息技术运用不够规范，表现在档案库房、档案室的建设以及数据库的搭建开发。一些卫生机构没有设置专门的档案库房，档案扫描备份设备陈旧，信息输入系统与管理系统建设滞后，达不到新形势下对医疗卫生档案管理的硬件配备规范要求，从而在整体上影响到管理工作的执行与落实。

四、公共卫生突发事件医疗卫生档案管理优化策略

1.强化思想，提高档案管理的重要性认识

新形势下公共卫生突发事件在信息收集以及档案形成上更具信息化特点，针对医疗卫生档案管理存在的思想问题，重点要提高对档案管理的重要性认识。以当前新冠状病毒肺炎感染疫情为例，其中的档案内容涉及流行病学、病毒学、临床管理、公共卫生等多方面的医学学科，疫情防控更是涉及到人口、交通、年龄以及地区等方方面面。在档案管理过程中，在思想上树立系统全面的管理意识，收齐管好公共卫生突发事件疫情防控档案，对于加强公共卫生防疫研究和健全国家应急管理体系，服务社会治理体系和治理能力现代化建设、维护全人类公共卫生安全等都有着重要的作用。同时客观评价医疗卫生档案管理工作的性质，对档案归档、分析与开放有一个科学的认知，严于律己，树立科学的发展观与严谨的工作态度，总结档案管理的工作经验，优化档案管理的工作程序，从而不断提升主观认知水平，加强思想建设，最终优化公共卫生突发事件医疗卫生档案管理。

2.优化过程，注重档案管理的模式化构建

优化医疗卫生档案管理是有效发挥公共卫生突发事件信息记录作用的基础，在模式化构建中，首先注重管理方式的优化，利用信息技术与大数据技术，加强对纸质档案的信息化转换，利用大数据分析医疗卫生档案的重要性与真实性，同时立足于医疗卫生档案管理的基本要求进行体系化与模式化的管理程序构建。其次在宏观层面上，利用档案资料总结历史经验，深入研究如何强化公共卫生法治保障、改革完善疾病预防控制体系与重大疫情防控救治体系、健全重大疾病医疗保险和救助制度、健全统一的应急物资保障体系等重大问题，制定疫情防控策略。再次加强机构与部门、国家与地市之间的配合，实现档案信息互联互通，提高档案整理的整体性建设，从而发挥规模效应。档案管理的互通有无可以有效实现对公共卫生突发事件的宏观监控，从而为应急处理提供信息参考，加强模式化构建则大大提高了档案信息使用的效率，遏制公共卫生突发事件的发展。

3.深化落实，加强档案管理的规范化建设

新形势下公共卫生突发事件医疗卫生档案管理的规范化建设可以从以下两个方面入手：一是完善顶层设计，在原有的《卫生档案管理暂行规定》基础上完善规范条例，加强医疗卫生归档内容、程序、手段、模式的细化工作，对公共卫生突发事件的医疗卫生档案管理执行树立规范样式，为档案管理提供参考模板。二是充分利用字化网络技术、数据库管理技术和大数据信息技术，加强医疗卫生档案管理的信息化建设，依托信息技术提升档案管理的工作效率与规范程度，推进“互联网+医疗”，活化档案利用服务。三是通过对疫情防控档案的梳理、研究，利用数字化手段整合公共卫生突发事件应急方案，形成公共卫生突发事件防控流程规范、操作手册、各环节协同作战机制及应急预案，实现集中管理、统一调拨、平时服务、灾时应急、采储结合、节约高效的目标，确保应急物资保障有序有力，助力完善重大疫情防控救治体系和应急医疗救助机制。

五、结语

综上所述，新形势下公共卫生突发事件在现代快节奏的经济文化交流与人口流动下极具危害性，优化医疗卫生档案管理是助力公共卫生突发事件应急处理的重要手段。当前公共卫生突发事件医疗卫生档案管理存在管理意识不够强烈、管理过程存在短板和执行规范不够具体等问题，因此要强化思想、优化过程和深化落实，不断提高档案管理的重要性认识，注重档案管理的模式化构建，加强档案管理的规范化建设。

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（作者单位：珠海市金湾区卫生健康局）