浅谈如何提高档案管理质量

杨明学

摘  要：随着经济的不断发展，各行各业所产生的文件类信息越来越多，需要归档的文件也越来越多。如果按照传统的管理方式管理档案，明显是不符合当下情况的。尤其是某些重点项目，这些项目一旦出现问题，原始文件就是最直接的依据，如果第一时间找不到相关文件，所带来的消极影响是非常大的。由此可见，提升档案管理质量是非常有必要的。本文针对档案管理过程中出现的问题进行分析，并对档案的管理机制提出相关建议，期望可以有助于档案管理的质量提升。

关键词：档案管理;管理之际;方法

前言：

随着社会主义各类体制的不断完善，档案类文档越来越多，不仅仅有政府档案，也有民间档案，还有境内境外档案。档案管理难度非常大，很容易造成档案的归档标准不统一，档案整理不规范等问题。另一方面，如果档案出现损失或者损毁，对之后的查找工作影响很大。因此如何提升档案管理的水平，是当下很重要的事情，笔者認为，应该从档案标准化和信息化入手，整合信息，以提升档案信息服务。

一、目前档案管理中出现的问题

1.1档案文件编制质量不高

在很多档案的编制中存在一个问题，就是文件编制没有统一的标准，其中包括纸张质量不标准，纸张尺寸不标准。例如在很多工程施工的文件中，设计单位和施工单位都没有按照国家所规定的标准进行编制施工图和竣工图，而且随意加宽，盖章手续不齐全，用打印签字代替手工签字等等。这样的文件归档以后，对于以后的参考意义有所缺失，导致档案管理质量不高。

1.2档案整理不到位

档案整理不到位主要分为以下几种情况：一种是档案在归档时分类不明确;二是档案的名称不精确，其结构程度不够完整;三是档案内的文件名称不精确，不能完全的概括档案内的文档内容。还有就是在档案管理方面，没有可以依据的规章制度，造成归档混乱。

1.3信息化建设不到位

信息化建设不到位主要有以下几个方面：一是对电子文档的归类不够有效。很多单位和部门没有意识到其中的重要性，因此，他们并没有建立电子文档的管理制度，不能保证电子文档可以长期有效的使用。二是没有建立电子文档数据的管理平台，在需要调出某一份电子档案的时候，不能快速的调出，影响使用。

二、加强档案管理质量的对策

2.1完善档案编制要求

除了要出台档案的具体编制要求之外，提升工作人员的责任意识也是十分有必要的。例如关于重点项目的文案归档，要对项目法人实行终身责任制。项目法人不仅仅要终身承担项目的责任，还要负责项目档案的真实性与完整性。在文件的编制到归档的整个过程中，项目法人都要实行全方位的管理。同时，接受档案的部门要将档案质量纳入管理范畴，在档案编制细则中要有专门的章节对档案的编制进行统一标准，保证项目文件的真实性与完整性。如果项目档案的编制或者归档出现问题，则需要重新整理，同时还要出台惩罚措施，严加管理。

2.2完善档案制度体系

要对档案做好基本规定，尤其是对于文件材料的编制与归档。对档案工作高做好专项制度，包括归档、查阅、坚定、销毁等制度。对档案业务要做好规定。例如对于不同的档案进行具体的操作标准等等。

2.3加强档案信息的数字化建设

目前数字技术已经在很多领域生根发芽，计算机技术在档案管理工作中也将是一次历史性的技术革命。档案的种类很多，可以根据不同的档案种类建设信息管理平台，实时信息快速、有效的查询。同时，根据国家档案局的开发软件的相关要求和档案管理工作的相关需求，开发数字档案管理系统。该系统的着重点要放在四个方面：档案管理子系统、多媒体档案管理子系统、档案数字化子系统与系统维护。档案管理子系统主要包换对档案信息的接受与处理功能，同时还要具备对纸质档案的辅助立卷功能，以达到统一的要求。多媒体档案管理子系统主要是对照片、音频等非纸质档案的文件进行科学统一的管理，该系统应该支持自由添加关联对象，可以实现在关联对象中间进行任意切换。还要支持不同文件格式的储存，在查找时，要支持快速查找。

数字化档案系统就是为了重点档案提供数字化工具，具备图像处理功能，也就是说，这种数字档案管理系统应该具备规范性与实用性，可以始终将建立文件与档案目录等工作作为档案信息化的基础工作。

总结

档案有其独特的经济价值与文化价值，笔者在此文中对档案的管理工作的整体性与动态性进行分析，深度分析了档案管理的认知度。尤其是对于重点项目档案管理层次性的分析。同时还分析了档案对于企业文化建设的意义。但由于笔者的知识有限，本文还存在很多的不足之处：在阐述重点档案的基本认知时，对于档案和档案工作的全局观认识不足。在提出档案工作管理策略，只提出了比较笼统的初步设想，并没有深度研究如何将该设想运用到档案管理工作中来。今后还需要反复的研究论证，同时参考相关方法律规定，以便可以提出更好的可操作性的具体建议。

参考文献

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