沟通管理在IT项目管理中的运用浅析

冯丹丹

对于IT项目而言，需要保证在项目管理的过程中实现良好的沟通，这样才能够确保其项目成功率的有效增加。对此，本文主要分析了IT工作的特殊性，并针对其项目管理的结构特点和沟通在管理项目当中的实际作用进行了全面分析，由此总结出阻碍其沟通渠道的常见因素，并通过沟通渠道的有效建立来真正实现推动沟通管理在IT项目管理中的有效运用，希望能够以此实现推进IT项目管理工作的全面落实，从而真正实现带动其项目工作的全面开展。

一、前言

在当前阶段，经济的发展已经实现了全球一体化，因此，根据IT领域的实际发展成果来看，在进行项目管理的过程中，也必须要保证能够结合时代的发展潮流，从而才能够面向全球化进行多元化的发展。并且，针对于IT项目的领域来看，沟通管理工作作为其自身发展的重要组成部分之一，它能够确保项目在开展的过程中，真正实现推动其成功的可能性。对此，这则需要在实际工作开展的过程中，真正实现通过有效措施的使用来确保其沟通交流的多样性和全面性，这样才能够降低在实际管理过程当中存在的沟通问题，并真正实现推动其项目地全面开展。

二、IT项目的特殊性

计算机专业一直都是一个热门专业，并且该专业具有着良好的就业前景，因此在很长一段时间内，许多人都认为计算机专业的人才具有相当多的特质，而且由于其计算公式十分复杂，且要学习的知识又十分系统，所以也有很多人戏称该行业的就职人员为“书呆子”。同时，在与其进行交流沟通的过程中，由于计算机专业人才会使用本专业的专用语言来进行交流，这也使在进行对接管理时，非专业人才与其进行沟通十分困难。尤其在其领域不断发展的今天，随着时代的变化，也使得其专业技术用语的发展更为详细。对此，这也使得用户与开发商之间存在着距离性的沟通问题。

很多计算机专业的学生在学习的过程中所学习内容的基本为知识技能，很少真正实现通过沟通来与他人进行交流探讨，所以这也导致了计算机专业的学生自身存在着沟通不良的现象。尤其是在毕业生参与工作后，其工作环境十分单一，这也使得其自身只能够与同专业的人才进行交流，所以在进行其他日常生活交流的语言使用上则显得十分呆板，这也导致了在项目开发的过程中，如果不能够将技术技能与生活实际相融合，则会使交流沟通的过程中出现种种问题。此外，很多IT项目的组织都是临时成立的，并且在进行项目完成后就会将其解散，因此在进行项目开发的过程中，常常会由不同专业背景的IT人才进行长期工作，这也导致了专业与非专业人才存在着沟通障碍的问题。对此，只有通过良好的项目沟通，才能够真正实现推进其工作的全面开展。

三、项目管理的结构特点

项目管理的结构具有与一定的差异性，所以其在应用中也具有独特的特点，而这也是尤其项目组织自身的实际功能所决定的。一般情况下，就其实际的运行系统而言，存在着三种组织结构形式。第一种是最基础的职能性组织形式，此时每一组都有一个明确的上级领导，并通过其进行下属部门的有效规划，这使得各个部门之间的人才能够通过自我职能的发挥来使得其自身的工作领域更具专业化。但是，由于其跨部门交流十分困难，因此这也会导致整体项目目标的最终完成效果不佳。第二，项目组织形式之一也包括了分类组织，这种方式是随着其责任的不断变化而进行重新制定的，因此它会使得项目在结束后各个部门人员之间的职能就会消失，并且在实际工作开展的过程中，项目经理将会对该项目工程进行全权负责，再通过其统一调令而降低多重领导存在的尴尬问题，但是就组员的发展而言，由于缺乏了连续性工作的环境，这也使得在临时组建的过程中，会存在着利益冲突的问题。第三种就是最常见的矩阵式组织，这种组织能够融合前两种组织的共同应用，并且也能够实现推进其工作的全面开展，而且在实际应用的过程中，其项目经理角色将会担任协调工作，这也使得其工作的开展更具合理性。除此以外，针对于当前的发展形势来看，为了确保项目管理工作的组织环节能够更具科学性，这也需要根据实际公司的发展情况来进行重新调整，这样才能够根据其最终项目建设的目标来进行职能的有效划分，从而才能够通过沟通、协作的方式来真正推进其项目地有效落实。

四、沟通在项目管理中的实际作用

首先，在进行沟通项目管理的过程中，沟通能够确保决策工作的有效落实，同时也能够为未来发展的计划提供有效帮助，毕竟在进行交流沟通的过程中，决策需要通过信息的传递才能够真正得以实现，而且也只有通过及时的交流沟通，才能够确保决策工作的有效落實，这样才能够解决紧急问题出现时由于沟通不足而导致的一系列后续问题的出现。

其次，有效应有沟通手段能够确保其管理工作的全面落实。毕竟，在进行项目开展的过程中，各个部门之间存在着医依附关系，因此其协调能力越高就能够确保其沟通工作的全面开展，并且通过有效沟通也能够使得管理者可以真正掌握项目组织内部的实际工作情况，这样通过其职能的有效发挥，也能够确保项目开展的实际速度可以有所提升。

再次，有效使用沟通手段能够确保项目工作的开展更具平稳性。因为，在技术工作开展的过程中，其工作环境十分压抑，因此通过有效的交流沟通并进行心理疏导，能够确保其团体在工作的过程中可以真正解放自身的情感，然后再通过对其情感和思想上的有效增进来促使其工作的开展能够更具合理性，这样建立出良好的工作环境氛围，也能够促进其工作的效率有所提升。

最后，项目经理是整个项目工作开展的直接负责人，并且他也是确保信息传递的核心人物，所以如果不能够进行有效沟通，则会导致在信息传递的过程中出现信息传递误差，这也会使得其总体项目开展的目标出现偏差。对此，如果项目经理自身的沟通能力不足，在协调的过程中也会导致信息传递的失效。

五、阻碍沟通渠道的常见因素

（一）沟通渠道阻滞

在其项目开展的过程中，常常会出现这样的情况，比如客户在进行项目阶段验收的过程中指明项目团体要进行某个项目的优化改进，但施工单位并没有按照客户需求进行意图上的修改，这使得在实际工作开展的过程中则会出现传达误差的现象。并且，有时客户已经口头通知了监理单位进行有效监督，但是监理单位在进行信息传递的过程中，却没有将业主的实际意图有效反馈给施工单位，这也使得在进行项目开展的过程中，并不能够确保其单位可以将工作进行全面落实，而这也使得在进行传递信息的过程中，就会由于种种因素而导致信息传递的失效。此外，各部门之间由于权责划分的实际情况存在着一定的重叠问题，这也使得各部门在进行责任确认时，常常会存在着责任推诿的现象，从而就会导致该行业的形象建立出现问题。究其原因，这就是由于其责任落实不清，沟通效果不良而导致的阻滞现象，所以其信息在传递的过程中就没有发挥出自身的作用。

（二）信息交换不良

项目经理在项目开展的过程中起到了至关重要的作用，毕竟其自身是整个项目的负责人，更是整个项目工作开展的协调管理人员，如果项目经理在进行内部成员的信息交流的过程中，不能够将自身的实际意图进行有效表述，则会使得员工在接受信息时出现理解偏差，甚至会导致客户的需求无法真正被实现。因此，这种不善交流的项目经理也会导致浪费企业的工作资源，甚至会导致整个项目由于信息交换不良而出现项目失败的问题。

（三）沟通手段不适

沟通是一门艺术，所以在进行体系确立的过程中，为了确保工作人员实际工作效率的提升，则需要实现在进行传递时能够将信息沟通方式进行简化，并且也要保证在信息传递的过程中，能够实现笔头传递、邮件传递或者是其他方式的传递，否则如果仅仅靠口头传递则会导致信息传递的偏差性。而且，如果客户仅仅在口头上进行项目内容的更改，也会导致在进行信息交流的过程中出现理解偏差问题。除此以外，由于当前很多单位在进行信息传递的过程中并没有使用纸质传递来进行有效表述，这也使得在进行沟通的过程中就会由于沟通手段不佳而使得信息失效。

六、沟通渠道的有效建立

（一）建立完善的沟通交流体系

想要确保沟通管理体系的有效建立，则应该注意以下几点内容。第一，在进行信息编制的过程中，需要确保信息传递的有效性，而这就需要通过沟通编制来真正确认项目联系人，并将什么样的信息值得被传递进行有效区分，这样才能够及时、准确地将信息传递给需要的人员。第二，在进行信息发布的过程中，需要确保信息发送的及时性，因为IT项目具有着实时性，如果在发生问题时不能够在第一时间内对其进行信息传递，则会导致bug的存在越来越严重。并且，针对于信息的发布而言，也需要将质量报告、绩效报告、预测报告、安全报考、状况报告等进行优先发送，并选择恰当的时间段进行传递，这样才能够确保该项目的直接负责人可以对其进行及时审阅。第三，在进行项目管理和收尾工作开展的过程中，必须要保证此次项目的所有工作流程，环节内容均以纸质形式进行签字存档，这样才能够保证信息的真实性和有效性，而且也要对其信息内容进行电子存档收入，这样才能够确保信息的安全性。值得注意的是，由于沟通管理体系对于项目工作开展具有着十分重要的意义，因此在进行项目开展之前，需要先确立好其整体的沟通管理系统，这样才能够降低不良事件发生的频率。

（二）建立多种沟通渠道的应用

沟通其实是一件十分复杂的事情，因为想要确保沟通工作的有效开展，则需要确认信息传递之前信息的准确性，同时在信息传递后，接收方在接收信息时，是否能夠对信息内容进行有效解读，这样才能够确保信息传递的有效性。对此，这则需要建立出良好的沟通渠道，并保证沟通渠道的建立可以通过专业性的语言和有效的约定来使得信息内容能够使双方进行全面解读，从而才能够降低误差的产生。针对于日常生活中的传递方式而言，除了面对面进行信息传递外，也可以通过电子邮件、办公系统内部的沟通群建立以及工作电话来进行应用，这也能够使得其工作效率有所提升。

（三）完善领导的职能作用发挥

领导人员起到了决定性的作用，因为在信息传递时，项目经理是真正接收第一手信息资源的人，如果他不能够将信息进行及时传递，则会导致信息失效。对此，这则需要项目经理能够有效掌握沟通技巧，并提高自身的实际素质，这样才能够通过有效的沟通交流来真正实现推动其项目工作的全面开展，并实现在发现问题时能够在第一时间内通过调度协调来做好沟通的工作，这样才能够降低失误的产生。

七、结语

显而易见，在IT项目管理的过程中，沟通管理工作的实际作用十分重要，因此作为管理人员而言，则必须要保证在进行工作开展的过程中，能够针对实际问题进行有效处理，这样才能够通过多渠道、多途径的方式来解决沟通不良的问题，从而才能够真正推进IT项目的有效完成。

（作者单位：广西大学）