浅析如何有效提高企业费用报销效

率宁园

摘 要：企业在费用报销中需要应对来自上级、审计、税务等各个方面的检查，如何有效防范费用报销中存在的风险，并提高费用报销效率，是当下多数企业普遍面临的问题。针对这个问题，本文通过对目前企业在费用报销中面临的问题进行了分析，分析企业在费用报销过程中存在的诸多问题和成因，并且提供一些能够提高费用报销效率和降低报销风险的切实可行的方法。

关键词：费用报销;效率;合规;风险

一、引言

费用是企业经营管理的基础，是反映企业经济行为的重要过程，企业的任何经营活动都无法离开费用的流动，在费用发生及报销过程中，一套完善的费用报销管理系统可以大大提高企业费用报销的效率，节约企业管理成本。

企业在经营過程中，随时会面对来自内外部监管机构的各种检查，而且随着监管力度的不断深入，费用报销工作面临前所未有的挑战。费用报销工作作为企业费用管理的前沿部门，一方面要符合企业业务发展的需要，助力企业发展;另一方面，还要能经受住来自上级主管部门、内部审计、税务等部门的监督检查。在此大背景下，当前企业对费用报销提出更高的要求，本文作者从费用报销工作的实践角度出发，梳理了多数企业在费用报销中存在的普遍问题，并提出了一些解决对策。

二、企业在费用报销方面存在的问题

1.报销流程设计不合理，审批效率不高

企业目前比较常规的报销模式为报销人员根据企业业务性质及企业领导的审核权限逐级进行审批，费用报销涉及报销经办人、经办部门负责人、业务归口部门负责人、分管业务领导、财务部门负责人、财务总监、企业总经理等多级审核;在报销的各个环节中，财务报销校对人员往往处在报销流程的最末端，财务报销校对人员可以看到报销单时，报销已经基本走完各个审批签字流程，但是在前段审批流程、资料提交中一般会出现诸多不合规情况，导致财务报销校对人员需要花费大量精力逐一指出不合规点，进而驳回并要求报销人员按校对意见补充完善报销资料，而申请报销人员则需要重新提交一次的审批流程，此过程导致费用报销效率不高。

另外，企业在对费用报销虽然设立了比较严格的审批流程，但由于审批流程较长，且各个审批环节很可能并未尽到该环节应当承担的审查职责，审批多流于形式，不仅使得费用报销整体效率不高，还导致业务风险主体责任主要转嫁在财务报销校对人员身上，财务部门审核风险较高。

2.业务部门报销人员不熟悉报销流程、制度

在实际工作中，企业报销制度需要随着内外部情况的变化不断进行完善，但是报销人员对于费用报销制度学习的主动性、积极性不强，且在部门内部报销人员经常不固定，对于费用报销流程、制度无法及时掌握，往往是在费用报销中边报边学，有的甚至取得票据时已经不符合规定，导致在整个费用报销过程中存在较多不规范、不符合规定的情况发生;对于财务部门在报销驳回意见中反馈的意见，报销申请人员往往没有仔细查看反馈意见，便又重新发起报销流程，导致报销被反复驳回，不但浪费了财务报销人员的大量精力，还造成是财务人员故意刁难的“假象”，财务部门压力较大。

3.票据不合规，容易产生内控风险

企业在日常经营过程中，大致存在以下几种不合规发票的情形：未填开付款方全称的发票、变更品名的发票、虚开发票、假发票、过渡期后开具的发票、大头小尾发票、发票专用章不合规发票、票面信息不全或者不清晰发票、涂改票面信息发票、机打发票采用手工开具的、应当备注而未备注的、自行打印专票销货清单、重复打印的电子发票等等。未填开付款方全称的发票主要包括未填写、填写错误或者填写简称等情形，其中填写简称的情形尤为突出;在报销中还时常会有开票人在盖章时没有盖清楚，然后在旁边重新加盖一次印章，根据税法规定这种情况是不允许的;在电子发票推行后，重复报销的情况也是时有发生;有的报销经办人不注重票据验真环节;以上各种情况导致财务报销人员在票据审核环节的工作繁重，如未能及时发现，将会给企业造成经济损失，容易产生内控风险。

4.费用报销管理制度不完善

企业在制定各类管理制度中，往往未从企业实际的情况出发，而是照搬国家或上级下达的制度，导致制度在实际执行中面临无法执行或执行困难的窘境，对一些需要细化、分类管理的内容没有根据企业实际情况进行完善，报销制度实操性较弱，指导性较差。首先，上级部门有一项新的制度下发时，制度修订部门人员未根据企业实际情况因地制宜进行补充完善，而是直接采用誊抄，导致制度在执行中遇到较多不符合企业实际的问题;其次，在申请报销时，出差人员经常会面临不知如何申请报销的情况，如制度中仅对各个部门的责任进行划分，但是具体责任内容并不明确，导致报销经办人员在向归口部门人员进行咨询时，业务归口部门很可能推诿至财务部门，形成无依据不敢报、有依据不相符的情况，“踢皮球”现象频出。

5.费用报销预算管理不严格

企业在每年年初都会编制费用预算，但在实际预算执行中，缺乏有效的事中管控，预算与实际执行情况脱节，很可能在年底进行费用考核时，出现有些部门费用超支严重、管理失控的现象;业务部门在发现费用超支时大概率会责怪财务部门提示不及时，甚至有的业务部门在费用超支后，靠关系找领导要指标，申请特批，以免于被考核，最终导致费用预算变成形式主义。

6.部分财务报销岗位人员缺乏责任心、学习能力较弱

部分财务报销岗位人员责任意识不强，在审核单据时，对单据审核不严格，导致出现发票不合规、超标申请补助、超住宿、接待标准报销、提交不属于报销范围的发票等等的情况出现，在上级部门、审计、税务检查中，这些问题才会暴露出来，给公司造成不利影响。

部分财务报销岗位人员对新的财务知识、税务知识等关注较少，无法及时更新自身知识，导致在报销过程中仍沿用旧的政策，导致报销中不符合新的财经、税务政策的情况时有发生。

7.部分领导对财务报销岗位工作不重视

财务费用报销岗位由于从事的是比较基础、常规的业务，因其规范性强、高重复度、技术含量小，财务部门其他岗位人员、财务部门领导普遍的认知中，只不过就是一些简单的票据审核，给别人付款的这个工作岗位没有什么含金量，导致财务部门领导对此工作重视程度远远不够;其次，财务报销人员每天还需要和各个业务部门进行沟通，经常会发生冲突，当财务报销人员向领导反映问题时，领导基本会把板子打在自己部门人员身上，责怪没有做好沟通工作，殊不知但凡能够解决的问题怎么会反映到领导那里。基于财务部门领导和业务部门的不理解，给财务费用报销人员产生了较大的心理压力。

8.缺乏信息化的报销手段

目前，整个经濟社会已经全面进入信息化社会，但是大多数企业在信息化的建设方面还不是很完善。有的企业虽然上了信息化报销系统，但是依然采用线上审核、线下提交资料的模式，并未真正实现信息化费用报销管理。主要表现在：系统无纠错功能，对不符合报销要求的事项，无法在提交时进行自动甄别，仍需财务人员仔细逐项审核，导致报销耗时耗力;系统仅可以提供报销内容，无附件上传功能，导致审核环节无法审核票据的合规性，返工率高;信息渠道不畅，报销人无法及时查询报销进度等等。

三、费用报销产生上述情况的原因分析

1.流程设计过程中财务人员参与度低

企业在费用报销流程的设计中，主要从业务部门的角度出发，如何从管控角度来设计流程，财务部门对流程设计环节的参与度较低，且实际做报销的财务人员更是无法参与到流程设计过程中，无法对流程设计提供合理化建议;其次，流程设计是比较复杂的过程，涉及面较广，很难一次性完善，但是在实际使用中，一旦投入使用，要对流程进行改进一般要经历较长的周期，且需要协调各方面的资源，导致在流程改进方面推进缓慢。

2.制度及政策变化较快，无法及时更新

俗话说“没有规矩不成方圆”，在企业的日常经营管理中，如果没有制度管理就没有约束，企业要想长远发展就是要靠制度管理，只有制度完善才可以更好地约束员工的行为，企业才能规范管理。随着社会经济生活日新月异，国家的各种管理政策也在不断进行完善，企业要不断适应经济社会的变化与发展，必须对管理制度技术进行更新，才不至于在管理中出现大的内控风险。但实际情况是，企业在制度的修订及完善方面，往往是比较滞后的，修订完善工作有时需要持续半年以上才能完成，使得制度更新无法满足日常管理的需求，容易产生内控风险。

3.报销人员存在侥幸心理

费用报销涉及企业经营的方方面面，涉及较多的部门，在日常工作中，经常会出现由于制度不完善、执行不严格或者其他原因，部分报销人员心存侥幸心理，觉得多报一点财务反正也查不出来，使得报销人员在费用报销中利用这一点钻制度的漏洞，在报销环节动手脚，如在差旅费报销中时常会出现报销人员超标准报销、虚开发票、多领取补助等等情况;财务人员在报销中，由于缺乏较为有效的手段，有时无法发现报销人员的违规行为。

四、企业费用报销效率提升主要应对措施

1.优化费用报销流程

根据企业实际情况，重新梳理费用报销审批流程，实现快速、有效的流程审批，并落实各个审批环节职责，提高业务运转效率。第一，梳理优化报销流程，明晰各审批环节在费用报销中职责划分;第二，通过总结费用报销控制报销风险点，制作一套相对完善的报销表格，便于报销人员使用及熟悉报销内容及注意事项;第三，根据税务政策的变化，通过费用报销单设计落实到每笔报销业务中，使经办人明晰知晓最新报销税务政策并落地实施，强化税控风险意识;第四，通过严格的资金支付流程审批及附件审核，做到事前有请示、事中强管理、事后跟踪及改进，避免内控风险;第五，组织业务部门人员进行费用报销业务培训，传达最新制度执行和中央八项规定等要求，宣传规范性报销重要性;第六，通过报销审核，监控前端业务人员制度的学习力、执行力。

2.加强业务部门报销人员制度学习

财务审核校对人员要将报销中易错点、通错点总结归纳，可通过组建费用报销微信群、远程视频直播等媒介方式，通过积极反馈群里人员咨询的各类问题、常规性易错业务分享等方式，以文字和图片示例，进行生动化对比解析。同时，总结常规性同类业务必要性内容，做到流程化操作，比如：制作费用报销流程文字解析、报销票据粘贴顺序、合同款项支付必备资料等模板内容，尽可能提前对报销人员业务进行提示、指导和最新税务知识的应用进行分享，大大减少后续报销单据混乱、附件不全、票据不对应的情况，做到费用管控从严、服务全面、细致。

3.做好费用报销发票监督“守门员”

财务费用报销岗职责不仅体现在付款成功、票据合规上，更重要的是涉及前端业务的监控，确保会计信息源头的时效性，报销中通过细节审核，及时发现报销业务中制度未执行到位、虚假发票等异常情况，及时上报并对应采取管控措施，减少企业经济损失和制度执行风险。如在取得发票时，主要检查以下内容：第一，发票的基本内容如单位名称、年月日、货物名称、规格数量、金额大小写等应当填写齐全，商品或服务名称必须使用中文;第二，内容必须真实，字迹应当清楚;复写填开的发票，全部联次应一次复写（或打印），各联次内容应完全一致;第三，发票（含税务局代开）须加盖发票专用章;第四，定额发票报销人必须注明内容和时间;第五，限额发票不得超额填写;第六，发票提供方应和收款单位、提供商品或服务所在地一致;第七，未注明具体内容的商品或服务发票，应附商品或服务明细、并加盖出票单位财务印章或者发票专用章的清单;第八，防止取得假发票、旧版发票或者作废发票;第九，运用扫码枪等重复发票（含电子发票）扫描软件，防止重复发票的取得。第十，防止取得不规范、缺栏少项、票物不符、超范围、违反规定跨区域、涂改发票等不符合规定的发票等等。

报销人要对取得发票的真实性、合法性负责，为了保证取得发票的真实性，应在报销时提供从相关国家认可的权威网站进行发票真伪验证的凭证。如通过内部、外部检查查到假发票或问题发票（如虚开发票），如尚未报销的财务部门将不予报销，已报销的责令报销人员交回报账款，并报业务部门及财务部门领导，按企业员工奖惩有关制度进行处罚，情节严重的可追究其相关法律责任。

财务人员及业务人员严格按照内部管理流程开展各项工作，就不至于在上级部门、内部审计、税务检查时才发现企业内部管理存在的问题，真正当好费用报销的“守门员”。

4.细化费用报销管理制度

通过总结报销重点、难点、易错点，对企业费用报销中存在的缺陷进行有效弥补，梳理费用报销中常见的管控难点，完善相关费用管理制度，将相关业务流程的细节规定补充列入管理制度，并严格遵照执行;发现企业制度建设与执行过程中存在的偏差和问题，通过费用报销工作，对其问题和偏差提出解决方案，全面提高企业费用报销制度建设的完善性和实操性。如在收到上级部门的规章制度时，应结合企业的实际情况进行补充完善，并经业务部门、归口部门、财务部门等进行充分讨论，提高制度执行的可行性;在细化制度中，要明确各个部门在费用报销中的职责权限，做到权责清晰，归口部门要做好制度的解释工作，财务部门要对制度的合规性进行审核。

5.严格费用预算考核

企业在预算编制过程中要全面准确、科学合理地对费用进行预算，综合考虑业务部门的工作实际情况，对费用进行分类管理;建立预算外支出的特殊审查机制，并进行严格控制;预算执行中应当做到实时监督，出现偏差的，及时分析产生的原因，进而协助相关部门发现问题、改进流程、规范业务，更加精准地把握预算执行效果。如可以通过使用费用报销系统，制定各个部门的费用预算，将预算数据导入系统后台，报销人员在提交报销单时，可以自动关联所在部门的实时预算数据，同时也便于部门领导随时查看部门费用的预算剩余额度，一旦出现费用预算超标，系统会进行预警提示并禁止提交报销，真正做到事前有预算、事中有控制、事后有分析的管控模式。

6.提高财务部门报销人员责任意识及自学能力

作为财务岗位重要的一环，费用报销人员需要有较强的责任心和自学能力。首先，在责任心方面，要做到细致严谨，应该具备风险预估能力，对自己经手的每笔业务要抱有保护自己和保护他人的态度，把控好报销中可能存在的风险，并采取措施予以规避;其次，在自学能力方面，费用报销人员不仅需要随时熟练掌握企业内部各项管理的制度，还要了解国家最新的财税政策，及时更新知识，以便按最新的制度进行报销，减少不合规产生的风险。

7.企业要提高对财务报销岗位工作的重视

首先，作为财务部门领导要加強对费用报销工作给予更多的重视，加大支持力度，认识到费用报销是财务部门的窗口，做得好不但可以给部门形象提分，还可以改善与业务部门的关系;其次，财务部门也要加强和业务部门的沟通，让业务部门真正了解财务部门的工作，并对工作给予理解和支持;最后，财务报销岗位人员也需要做好和部门领导、业务部门的沟通工作，建立良好的沟通机制，遇到问题及时进行反馈。

8.开发信息化费用报销系统，提高报销效率

在移动互联网飞速发展的当下，企业可以充分利用移动互联网带来的优势，通过外购或内部开发的方式上线基于移动互联网的费用报销系统，实现费用报销的线上全流程管理，在帮助企业快速解决内部报销事务的情况下，还可以提高工作效率。第一，报销人根据不同业务内容在线上填写费用报销单，在报销单提交的过程中，对主要事项进行系统校对，不符合要求的，无法递交申请;第二，可以在报销的前端就将费用原始票据及资料作为附件上传到信息化费用报销系统，便于在审批环节，审批人对附件进行审核，这样不符合规定的报销将不会被审核通过，规避由于发票、资料不合规导致报销被驳回的风险;第三，提交申请后，报销流程会自动进入下一环节，并实现在线逐级审批，企业领导的审批不再受时间、空间的限制，可以随时在客户端进行审批，同时也避免了报销人员要对领导蹲点守候等待报销，大大提高了企业的运营管理效率;第四，报销人员可以通过客户端随时查看报销进度，督促相关审批人员及时进行审批，从而有效提高整个费用报销环节的效率;第五，财务人员可以通过系统报销系统进一步提高工作效率，从繁琐的费用报销单据审核工作中解放出来，将工作重心转向预算控制、成本控制等管理工作中，积极发挥财务管理功效。

五、结语

费用报销就如同企业管理的一面镜子，可以看见企业经营管理的方方面面，企业应该把费用报销管理作为一个长期的、动态的过程，一方面要不断优化报销流程，对制度进行完善，同时还要通过加强预算管理、运用信息化管理手段、强化对报销人员的培训等举措;另一方面要不断提升内部管理水平，提高费用报销效率，有效降低企业的内部控制风险，为企业的长远发展助力。

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作者简介：宁园（1984.09- ），女，汉族，山西省新绛人，本科，研究方向：财务会计