信息化背景下文书档案管理工作问题研究

颜东升

（山东天行健置业有限公司，山东 滕州 277500）

企业日常行政管理与综合事务中会产生大量的文书资料，具有极强的参考价值、凭证价值以及决策咨询价值。因此，有必要综合利用信息技术对文书档案进行科学化管理，充分保证文书档案收集、归档、开发、利用过程中的时效性、规范性、准确性、真实性和完整性。

一、信息化背景下文书档案管理工作的现实意义

1.有利于减轻档案管理人员压力与档案管理成本

过去，许多企业文书档案管理资料的传输、归档时间长，十分依赖档案管理人员[1]。同时，纸质类的档案资源需要占用大量的空间，且空间占有率会随之时间的推移而提升，不利于节约档案管理成本。与此相比，文书档案信息化建设则能够更好地解决上述两个问题。在信息化背景下，档案管理人员只需要通过计算机终端的文书档案管理系统对各类文书档案进行系统化管理，管理压力随之减少。档案管理人员可以直接通过线上终端对文书资料进行归档、更新、传输，缩减了许多不必要的工作流程，实现了人力资源利用效益的最大化。除此之外，文书档案信息化建设能够减少单位纸质文件的使用，无须占用档案室的物理空间，进而达到减少档案管理成本的目标。

2.有利于突破时空界限，实现文书档案资源利用效益最大化

传统文书档案管理工作时效有限，且无法实现实时传输、借阅的目标。文书档案信息化建设则能够更好地改进这一问题。……