论合同管理的信息化建设

张耀涛 金国栋

海装沈阳局 吉林 长春 130000

1 相关概念及内涵论述

（1）合同管理。是指合同当事人为了达到某种目的、实现某种利益，根据所处的现实情况，依照合同法等有关法律法规，从前期的筹备、洽谈、草拟，签订等，到合同真正生效后的履行、监管、变更、续签、纠纷解决等，再到合同失去其应有的效力，整个环节中产生的一系列的管理行为，这就要求规范性、系统性、科学性必须贯彻合同管理的始终。依据于此，我们可知合同管理内容应包含以下几个方面，即：立项、寻源、签署、履行、归档、争议解决、评估等。想要合同管理工作实现高效率、高质量，难么必须具备与之相适应的高水平的管理机构、专业的人才队伍、合理的规章制度、科学规范的流程、标准化的表达及文本等[1]。

（2）合同管理信息化。它是建立在现代信息技术不断发展的基础上，综合运用合同管理知识，建立和完善与发展需求相适应的合同管理系统，实现合同管理全过程的信息化，从而提高合同管理工作效率和水平。合同管理信息化是企业信息化建设的重要组成部分，它的水平高低在影响着企业信息化建设的成效。

2 合同管理信息化建设的重要作用及意义

第一，科学配置，提高流转效率。合同管理工作的流程复杂，建立合同管理信息化系统，可以实现借阅、调转、审批、查询等工作的在线办理，打通了上下级审查通道，打破了地域、时间限制，提高了合同流转效率。

第二，系统固化，保障制度执行。合同是具有法律效力的文本，其管理必须依法依规，而合同管理实现信息化后，整个管理工作的流程和相关制度都可以利用系统将其固化，在一定程度上规避了人为的不规范操作，为制度执行提供了坚强的保障[2]。

第三，海量内存，极大节约资源。纸质合同文本存储需要占用很大的空间和一定的条件，一旦遇到特殊情况，就可能丢失，造成不必要的损失。合同管理信息化后，可利用计算机海量存储功能，实现系统保存，提高了合同管理的安全性，节约了大量的人力、物力、空间资源。

第四，数据处理，提供决策支持。合同管理信息化后，可以快速搜集大量的信息和数据，并且对合同管理过程中产生的数据进行科学有效的分析，得出具有参考意义的数据和结果，为决策者的工作开展提供帮助和支持。

3 合同管理信息化建设存在的问题

近年来，合同管理的信息化建设取得了一定的成效，但是仍然存在许多无法回避的问题，主要表现在：第一，部分企业对合同管理的信息化建设重视程度不够，缺乏对合同管理信息建设的宣传与培训，导致工作人员对相关工作的重要性认识不足，没有充分调动大家参与的主动性和积极性；第二，缺乏相应的人才队伍建设，尤其是缺乏对IT技术人员的培养，导致合同管理信息建设相关制度、配置流程、系统更新等工作都缺乏系统性和科学性。第三，合同管理的信息化建设工作尚未形成良性的互动循环。大部分企业在推进合同管理的信息化进程中都是购买已经开发好的硬件和软件系统，一旦遇到问题，就需要开发企业给予相应的问题解决方案，消耗了大量的时间成本、沟通成本，在一定程度上影响了合同管理信息化的使用效果和推广进程[3]。

4 合同管理信息化建设的对策建议

第一，夯实基础，强化制度保障。在推进合同管理信息化建设的进程中，必须加强制度供给。要建立和完善合同管理制度，进一步细化合同内容，明确管理标准，规范操作流程。要加强合同管理的标准化建设，对于合同的流转审批、分类归档、调阅查看等操作和流程都要不断优化和完善。要进一步明确管理责任，加强痕迹管理，做到每一个操作步骤都有迹可循，确保整个合同管理过程的安全性和可靠性。

第二，着力创新，强化技术保障。要把技术创新贯彻合同管理信息化建设的始终，不断加大对合同管理信息系统的研究和开发力度。要通过加强对自动技术的应用，实现对信息内容分析和处理，不断优化合同管理的环节和流程；要加强对整个合同管理系统运行的逻辑性处理，不断优化和完善信息传递的条理性，进一步提升效率和便捷程度；要加强不同功能模块、不同周期阶段之间的逻辑调配，进一步促进资源共享、信息共享[4]。

第三，打造队伍，强化人才保障。要加强对合同管理相关工作人员的宣传引导，无论是管理者、使用者，还是监管者、评估者都要充分认识到合同管理信息化建设的重要性。要进一步提升相关工作人员的素质和能力，结合不同岗位需求，开展专业化的业务培训，通过专家讲授、业务交流等方式不断更新相关人员的业务知识。要鼓励相关工作人员实现制度创新、技术创新，并给予相应的奖励，充分调动人才参与相关工作的热情。