保障数字化档案信息安全的方法

王世香

摘要：随着信息时代的到来，越来越多的行业当中有很多数字化信息的生成，信息网络安全的问题逐渐受到人们的关注，数字化档案信息具有诸多优点，但是信息安全的问题同样不容忽视。电子档案存储虽然是一种较为便利实用的信息存储方式，但是介质不稳定性、人员的安全意识不强、病毒破坏、黑客入侵等很多因素，都会直接威胁到数字信息的安全，甚至还会给企业或者个人造成诸多损失。因此，如何保障数字化档案信息的安全值得商讨。

关键词：数字化;档案信息安全;信息安全技术;网络维护;安全意识

一、数字化信息档案的作用

（一）提升档案信息的存储稳定性

技术的不断进步使得很多信息和档案的存储方式逐渐更新，信息管理和应用逐渐从纸质版向电子版过渡，数字化的信息档案管理已经逐渐成为了档案管理的主要内容。与传统的纸质档案存储方式比较，数字化的信息档案管理方式具有信息准确度高，编辑携带了信息共享的问题，还能够实现信息的批量化处理，大量的数据信息仅仅通过一个较小的信息存储设备就能够实现快速的传输和存储，给信息管理和使用带来诸多便利。电子化的信息存储和管理方式还有助于提升信息管理和使用的质量，主要表现为档案信息不混乱、不缺失，个人和社会团体的档案在长时间保存的情况下，也能够随时实现信息提取和维护，既有助于提升工作效率，又能够便于信息的使用和长期的管理。

（二）有利于搭建完善档案安全管理体系

单位档案资源种类丰富、数量众多，需要进行批量和准确的管理，传统的纸质档案在维护和保存方面存在诸多不便。纸质档案的安全管理工作落实存在一定的难度，运用数字化的档案管理和存储模式，能够更加明确的对相关人员进行管理，使更多的信息档案管理人员严格执行《档案法》当中的规定，使信息管理工作形成良性循环。信息化的档案管理模式也有助于故意篡改档案的现象，进而使信息的准确性得到保证。

二、互联网时代做好档案信息安全保障工作的现实意义

（一）有利于充分发挥档案信息的实际作用

档案信息安全保障工作是对单位各类档案进行安全管理的一项工作，直接关系到单位的信息安全和根本利益。信息安全保障工作的执行有助于使企业的重要机密得以保存，避免大量的信息外流导致的损失。互联网发达的时代，很多工作虽然使用互联网进行操作，但是随着而来的是大量的信息安全管理工作，不断提升信息安全管理的质量，有助于减轻信息管理人员的工作压力。现在的企业，如果信息安全得不到保障，不仅会影响到信息的正常使用，还可能导致企业出现侵权，进而使企业被其他的单位和个人追究法律责任，影响企业的名誉和信息的使用。

（二）有助于建立完善的企业网络信息安全体系

信息技术不仅可以存储和运用信息，还可以对信息进行安全管理，例如：很多信息安全软件以及平台的运用，就能够起到保证信息安全的作用。企业建立完善的数字化信息安全管理制度，有助于提升企业信息安全管理质量，例如：可以运用安全软件以及密钥等管理方式对人员的运用信息的行为进行约束，根据人员的职务给予合适范围的权限，进而帮助企业更好地维护信息的安全。

三、互联网时代档案信息安全保障工作的对策

（一）制定严格的档案文件安全管理制度

檔案文件的安全直接关系到企业的健康和安全发展，信息安全属于企业发展中需要重点关注的内容，要想落实好企业的信息安全管理工作，首选需要制定完善的信息安全管理制度。例如：对重点人员进行培训，对信息安全和数字化档案的管理工作内容进行规定，并且落实责任到人。对信息的使用以及安全维护方面进行严格管理和规定，使整个企业当中的档案使用和管理工作能够有章可循。

（二）加强对涉密计算机与设备的管理

信息化的时代当中，计算机是数字化档案使用和管理的主要载体，做好计算机的管理工作对于维护档案的安全具有至关重要的作用。信息主要在计算机当中进行存储，为了进一步提升档案管理质量，必须要强化对涉密计算机以及设备的管理。例如;实施计算机信息存储内容的登记制度，可以将固定的信息保存在固定的计算机当中，也就是说，制定每台计算机内贮存的信息内容，在进行管理时，能够有针对性的对计算机一级信息安全进行管理。同样，也有助于实现专人专机管理的目标。同时，要建立保密技术检查服务机制，定期或者不定期的进行整个企业的计算机安全检查，主要目的是能够技术的发展安全漏洞，并且进行及时的处理。信息输出设备的安全性同样需要加以关注，例如;可以运用云加密技术、数字加密技术、数字水印技术等手段对计算机硬件或者软件内的信息进行安全处理，防止信息被盗用或者非出现泄漏和非法篡改。

（三）打造专业化的档案信息安全保障人才队伍

新的时代当中，每个企业当中涉及到的信息量都较大，包括各种各样的信息，按照信息的保密级别的不同也会分成不同的类别或者等级。很多企业逐渐组建自己内部的信息安全管理队伍，这样能够积极运用专业的人才对企业内部的信息进行安全管理，能够更加有效的防止“黑客”以及其他病毒程序的入侵。信息安全技术的使用也同样离不开专业人员的技术和专业知识给予的支撑。专业的安全管理人员还能够为企业提供专业的信息安全管理知识，特别是可以通过组织信息安全讲座和培训等活动，提高整个企业当中的所有员工的信息安全意识。对于提升企业内部人员的信息使用安全意识和信息安全事件的处置能力具有积极作用。

（四）完善档案信息安全保障工作机制

档案信息安全保障工作，离不开完善档案信息安全保障工作机制。企业可以从档案文件管理、档案文件使用环境以及泄密事故查处等多个方面进行工作的安排。在档案文件管理领域，首先需要为信息的存储搭建一个安全的平台，将信息存储在安全质量较高的环境当中。在档案文件使用当中，制定切实可行的信息安全管理措施，不断规范内部人员之间的信息流动行为。在泄密事故查处领域，首先需要做到具体人员负责制，发生泄密事件时，第一时间查明信息泄露的主要途径以及信息管理负责人，对具体的责任人进行针对性的处罚。同时，还需要建立健全信息安全事故上报制度，发现可疑或者已经出现信息泄露时，需要第一时间向企业的安全主管部门以及安全管理工作人员上报，一边积极采取针对性的补救措施，避免扩大影响。

（五）探索数据信息安全新举措。

当前数字化档案信息应用过程中，危险因素也逐渐多样化和复杂化，同时，数字档案信息的安全保障工作的相关技术也逐渐成熟，维护信息安全的方式也逐渐朝着多元化的方向发展。要真正地提升数字化档案信息的安全性，还需要不断开发出新技术和新方法，不断提升信息安全防护水平。比如，可以通过采用数据加密的策略，信息加密可以将信息转换成密码或者设置访问权限，防止外界非法用户轻易的进入信息存储空间。此外，还可以通过有效的数据备份和系统备份，应对信息存储设施的突发故障造成信息丢失的问题。例如：可以将高度保密的信息转换成密码，只有通过特殊的设施或者账号才能够正常查看信息，有助于避免信息泄露造成的重要信息被篡改等严重问题。在企业的文件或者对外的内容加工当中，运用水印、公司标志等特殊处理方式将文件进行加工，就能够有效避免企业的文件被盗用等风险。

总结

计算机技术的快速发展为数字化档案管理工作提供了技术支撑的同时，也对数字化档案信息管理工作提供了新的挑战。企业必须切实重视信息安全管理工作，必须从技术手段层面、管理层面进行优化，不断提高企业的信息安全管理质量，维护信息安全。

参考文献

[1]和炜.保障数字化档案信息安全的措施[J].办公室业务，2021（18）：112-113.

[2]武凤莉.互联网时代档案信息的安全保障措施探析[J].黑龙江档案，2021（04）：346-347.