提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

郭树宏

摘要：近年来，随着经济社会的快速发展，我国国民经济发展水平逐步提高，市场竞争日趋激烈。事业经营单位组织要不断提高质量市场综合竞争力，必须全面深入加强各项质量管理工作的控制改进，合理安排引进先进的质量管理控制理念、技术和管理设备。在移动信息时代的巨大背景下，计算机信息技术、网络通信技术和现代数据库管理技术逐渐完全渗透到了企事业单位的财务管理中。在这种实际情况下，公共信息机构部门应积极顺应时代发展潮流，引进更多现代化的信息基础技术，改善信息技术基础设施的合理配置。在机关事业单位信息档案管理工作方面，建设企业信息档案管理技术平台，充分认识应用现代档案信息管理技术在企业档案管理工作中的重要价值，加大科研资金投入，引进一批现代档案信息管理技术，完善相关软硬件设施配置，大力培养信息档案管理人才，实现事业单位档案管理优化转型升级。

关键词：党政事业单位;档案管理;文档信息系统建设

1档案管理的优势档案信息系统建设

1.1相关优势档案材料资源的长期保存

传统的室内纸质大型档案馆非常容易就会受到室内环境污染问题的直接影响，如室内空气温度和室外湿度等在管理工作过程中，产生环境霉变和材料损坏，使纸质档案资料无法长期永久保存，甚至导致档案资料丢失。档案管理系统信息化档案建设系统可以将目前传统的各种纸质电子档案直接转化成为一种数字电子档案，并直接存储在移动计算机中的磁盘上。既能有效合理利用公文档案信息存储库的空间，同时也有效实现了公文档案信息资源的永久有效存储，避免了不良资源环境污染造成的公文档案资源损坏相关问题

1.2提高公文档案管理的有效性

由于传统式的纸质公文档案在保存管理使用过程中，不仅工作繁琐，而且档案对应的管理程序比较多，不便于工作管理人员进行查询和归档整理。通过档案信息化平台建设，可以随时通过专门的档案查询系统对政府档案相关查询资料进行有效率的查询，提高政府相关工作人员的档案查询工作效率。管理工作流程相对简单，可以大大提高电子文件输入管理的业务质量和工作效率。

1.3改变文件管理模式

由于传统的电子文件输入管理以手工纸张文件为管理介质，手工文件输入进行管理，而文件信息化和档案管理则以电子网络平台为管理媒介，通过多种电子文件输入方式进行文件管理。档案管理工作信息化工程建设将会由传统的事业档案管理存储和信息应用管理功能重新转变成为信息资源管理、存储和信息收集应用功能，以有效促进事业档案管理的事业可持续发展，同时提高事业档案管理的工作有效性。

2事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

（1）事业用人单位进行档案管理工作信息化工程建设中可能存在的一些问题，以及事业用人单位进行档案管理发展离不开事业单位档案工作人员的切身利益，甚至会在一定程度上影响和制约国家的经济发展。然而，目前许多大企事业单位的人事档案管理还没有真正得到国家应有的高度重视。事业单位行政相关业务档案管理规章制度尚未健全完善和基本建立，档案管理工作无法开展和创新。只有充分认识并感到加强档案管理的迫切重要性，才能发展档案管理，为职工谋利益，进一步促进经济发展。

（2）目前，事业单位从事档案管理的人员大多不具备档案管理的相关知识和专业水平。此外，据调查，从事档案管理的一般人员年龄较大，对档案管理的责任心和耐心不够，造成了档案管理的诸多疏漏和损失。由于机关事业单位行政档案管理相关专业人才的严重缺乏，档案管理职能无法充分发挥。因此，只有大力培养一批专业的机关档案管理信息人才，才能在一定程度上有效保证我国事业单位机关档案管理信息工作的正常顺利开展。

（3）目前，我国许多事业单位对于档案管理信息化的管理大多仍处于采用传统纸质化的档案管理。纸质版的档案容易遭到受潮和遇水损坏。一旦发现损坏，很难及时修复，许多重要的历史档案以及信息等也无法长期完好保存。此外，还有许多纸质档案。档案的整理查询和归档浏览往往需要我们花费大量的人力时间，这一点也是目前纸质企业档案管理的一大重要不足。随着我国现代市场经济的快速健康发展和人们生活节奏的不断加快，加强企业档案管理及其信息化工程建设工作显得越来越重要。

3提高事业单位档案管理信息化建设有效性的策略

3.1增强档案信息化工程建设的极大重要性

为有效率地推进档案管理及其信息化工程建设，事业单位职工需要充分认识感受到加强档案管理及其信息化工程建设的重要性。档案管理业务信息化平台建设可以有效促进机关事业单位的健康可持续发展，帮助企业领导干部发挥良好的管理辅助者和决策者的作用。首先，事业单位在档案信息化工程建设推进过程中还需要特别注意增加档案管理软硬件基础设施的大量投入，充分發挥推进信息产业档案管理的现实引导作用和社会价值，同时为推进信息产业档案管理体系建设工作提供良好的工作环境。其次，事业单位通常需要对企业档案管理平台信息化系统进行定期维护和技术更新，确保企业相关管理信息化和档案管理平台建设能够充分满足相关事业单位的实际档案使用管理需求，使企业档案管理信息化的管理能够顺应时代要求发展。另外，鉴于数据平台实际利用率相对较低，事业单位部门需要高度关注企业信息档案管理数据平台的实际利用率，明确档案管理信息平台的实际服务功能和应用价值，从而为企业档案管理企业信息化平台建设工作打下良好的理论基础，有效地逐步提高企业档案管理的服务质量和工作效率。最后，事业管理单位部门要高度重视进行纸质事业档案的管理转化，通过"纸质+数字化"有效规范管理纸质档案，加快进行纸质事业档案的管理转化，最终实现纸质档案资料无纸化归档管理

3.2完善财务档案管理工作信息服务系统，完善事业规范化档案管理体系

完善各级事业管理单位财务档案管理工作信息化体系建设，完善和规范建立健全事业档案管理规章制度，促进事业档案管理工作规范化，加强档案信息系统管理。在企业档案管理相关信息化制度建设发展过程中，加强企业规范化、标准化的管理制度建设管理，可以真实地反映企业档案管理的相关信息化建设水平，使档案管理者更加能够从自身企业发展实际需要角度出发，结合建立相关档案管理信息系统，在实践中逐步探索完善新的档案管理相关信息化制度建设。完善单位档案管理电子信息共享系统，不仅可以便于使单位档案管理工作人员在每次录入管理电子信息后及时共享管理数据，使管理数据不易受到丢失，并有效实现单位档案管理信息的有效存放管理。

3.3提高单位档案管理工作人员的相关专业技术水平

在机关事业单位各级档案管理专业信息化体系建设发展过程中，档案管理工作人员专业起着重要的技术主导作用。在档案信息化体系建设中，要求我国档案管理从业人员必须掌握一定的档案信息管理技术、档案管理相关业务和其他档案管理专业知识的基本内容，使我国档案管理人员信息化体系建设更好地健康发展。因此，各档案机构部门应积极加强对企业档案管理工作人员专业档案管理技术水平的教育培训和宣传教育，并特别注意积极引进一些大批具有较高专业技术素质的档案管理技术人才，以不断提高企业档案管理工作人员的档案专业管理水平。目前，事业单位从事档案管理的人员大多不熟练使用计算机，导致档案信息处理效率低下。因此，从知识培训的这个角度上来看，除了需要加强对企业档案管理操作人员企业档案管理工作相关专业知识的基础培训外，我们还认为需要更加注重针对计算机档案操作人员基本技能的知识培训，使其能够符合企业档案管理，企业信息化体系建设的基本要求。

3.4坚持安全网络使用，维护企业档案管理权威

尽管網络电子文件档案管理有很多大的好处，由于其在网络使用环境的巨大不稳定性，存在着信息泄露的高风险。为了准确保持我国人事档案安全信息真实保密与适度信息披露的平衡，应从以下两个主要方面准确保证人事档案安全：（1）应当制定严格的人事档案安全监督管理制度。事业信用单位部门应当根据合法档案分级利用的实际需要，制定健全科学合理的公开分级利用档案程序，建立健全差异化的档案分级利用权限管理制度和安全责任落实追究制度，只向需要了解的合法用户提供涉及个人隐私和组织秘密的部分。（2）用现代科技技术手段和信息技术设备有效保障个人档案安全。确保原始公证档案的身份唯一性，必须要具有相关当事人统一手写的身份手稿、签名或加盖公章等合法身份凭证。在本机文件安全管理工作过程中，做好本机电子密码文件安全备份，合理利用计算机安全防火墙，避免发生计算机安全故障，计算机遭受黑客和勒索病毒攻击导致的大量电子密码文件安全丢失或密码泄密。

结论

行政事业机关单位公共档案管理业务信息化体系建设对不断提高公共档案管理的服务质量和工作效率，促进公共档案管理事业的健康有序发展等均具有重要指导作用，影响公共档案机构的健康可持续发展。因此，在实际管理建设档案过程中，事业单位档案需要深刻认识感受到加强档案管理企业信息化档案建设的日益重要性，明确当前企业信息化档案建设中普遍存在的热点问题，结合多种有效途径不断提高企业信息化档案建设的管理有效性，从而为推进事业单位的档案可持续发展建设打下良好的管理基础。

参考文献：

【1】张代勇.探究事业单位档案管理信息化建设的问题与策略[J].祖国，2016（22）：99-99.

【2】韩广生.加强事业单位档案管理信息化建设的有效策略[J].卷宗，2018，000（025）：43.