大数据时代电子档案管理创新研究

摘要：大数据时代的到来对传统的档案管理产生了一定的冲击，传统的档案管理已经不能满足现有的社会需求。近年来，各机构也在不断提高档案管理质量，并取得了良好的效果。许多机构已经认识到互联技术在档案管理中的重要作用，但这些变化还远远不够。因此，创新档案管理，构建科学、完善的档案管理体系，有必要对数据进行系统分析，了解数据之间的关系，以便为公共机构的决策提供宝贵的参考。

关键词：大数据时代;电子档案管理;创新

档案具有客观性、逻辑性、实用性和历史性的特点，有永久和定期两种保管期限。在计划生育协会的长期发展中，将会产生多种档案，因此，为了保证人们的工作效率，我们需要及时地收集和归档文件和档案。由于其复杂性，文件在排序、收集和归档等过程中容易出现问题。大数据时代的到来在一定程度上改善了传统档案管理的弊端。电子档案的出现可谓划时代的革命，它极大地提高了档案工作者的工作效率，同时也降低了传统档案的毁损率。但电子档案仍存在一些紧迫的问题。

一、大数据时代对档案管理的影响

在大数据时代，各行各业的工作都离不开大数据的使用，档案管理工作也离不开大数据技术的处理。随着大数据时代的到来，档案管理实现了技术水平的创新，实现了档案管理方式的创新，使人们感受到了大数据带来的便利。众所周知，公共机构的发展离不开管理的改善，管理的最重要内容之一是管理人力资源档案。为此，各机构需要建立一个科学合理的数据库，同时确保档案的管理计划清晰、灵活，以便随时更新档案中的信息。在大数据时代，档案管理有了新的维护方式，可以全面有效地维护人们的智力劳动，从而确保相关人员的权益得到有效维护。当前，随着社会经济的发展，机构在利用大数据技术管理档案时，需要调动员工的积极性，改变传统管理方式，突出大数据技术的优势。在使用大型数据技术进行记录管理方面，最显着的变化之一是生产率显著提高，工作人员比以往任何时候都更加细心。然而，一些因素继续干扰档案的管理，主要是缺乏资源，包括人力和财政资源。这些问题需要根据实际情况采取相应的措施加以解决，只有解决这些干扰因素，档案管理才能迈上信息化的道路，工作效率才能逐步提高。

二、大数据时代电子档案的必要性

电子档案包含多种类型，无论是公司档案还是学校人事档案等等，都是非常重要的。当一项伟大的技术到来时，是张开双臂拥抱它，还是躲在角落里，这是每个档案工作者都要思考的问题。随着大数据时代的到来和档案类型和数量的激增，迫切需要电子网络分担负担。我们以计划生育协会档案为例，来阐述大数据时代电子档案的必要性：

（一）不注意收集和归档办公室记录

许多单位对档案的管理不重视，很少计划生育协会愿意聘用专门从事档案分类收集和归档的工作人员。一般而言，为了节省工作成本，需要一名在其他部门工作的工作人员。因此，即使现有档案对事业单位和协会的运作非常重要，但由于高层领导人对档案重视不够，工作人员不够专业，不知道如何收集和归档，很难找到、保存和移交现有档案。此外，兼职工作人员或一些工作人员没有足够的责任心来处理这种单调乏味的工作，很可能会容忍、任意编排、保存不当、损坏甚至丢失档案。

（二）计划生育协会职工档案、资料不够全面

建立档案不是一个一次性的过程，它需要在各个阶段不断地补充档案。但是，在计划生育协会，员工的档案总是不很详细。有些人认为职工的档案并不特别重要。因此就会导致协会中的个人信息不够全面，存在许多差距。随着职工以往由于工作时的档案信息不完整，带来了许多不可避免的麻烦，给今后的事业带来一定的阻碍，影响个人的职业发展。

（三）文件档案容易受损

首先要明确的是，现在人们使用的大多数文件都是纸质文件，如果保存不当，这些文件可能会丢失。由于大雨，办公室里水漫金山，或者没有采取步骤使文件被像虫子或老鼠吃掉。或者是办公室突然起火导致文件烧毁。目前，天灾人祸难以预料，许多意想不到的因素可能造成档案问题。就计划生育协会而言，档案的救济是很麻烦的，需要所有努力工作的用人单位一起合作都不一定使档案完整准确，如果管理人员不采取预防措施，并且由于档案本身的材料，没有办法保存，将遭受巨大损失。

三、大数据时代档案管理创新的可行性策略

（一）促进档案资料的有序开发和管理

计划生育协会的档案管理工作应与当今大数据时代的发展保持同步。因此，在实际的档案数据开发和管理中，要有一定的创新意识，能够融汇一些创新思维，树立开放服务的档案管理理念，实现以往档案管理开发技术与大数据技术的有机统一，确保档案数据的快速检索。同时，大数据技术仍然是一种信息技术，因此档案管理也可以向信息化的道路迈进。檔案管理向信息化方向发展是历史的必然，但不能将其强加给其他行业的信息化管理路径，而应根据自身存在的实际问题，建立有针对性的信息管理系统。这需要按照机构本身的战略目标进行，以确保档案管理工作不违反机构的总体目标，并确保档案管理工作的方向与计划生育协会的发展方向相一致。

（二）建立大数据时代档案信息安全管理系统

在任何时候，文件数据的安全性都是一个非常重要的问题。在大数据时代，档案信息的安全管理越来越困难，信息披露的可能性越来越大，档案管理的安全问题也越来越受到人们的关注。因此，公共机构的工作人员需要认识到档案管理的分配受到很大的阻碍，导致档案人才在计划生育协会内部的分配非常不合理。由于计划生育协会文件管理存在各种类型，不同类型的文件信息因其特点而有相应的工作流程，每个工作流程或多或少都有一些不同。由于缺乏技术管理人才和公司内部分布不均，容易造成单位管理水平的差异，使计划生育协会不能完全整合信息更新系统。而强化档案管理集中档案人才，有利于计划生育协会对人才的布局、合理配置，提升计划生育协会档案管理水平。

（三）档案信息资源整合

目前，计划生育协会应用的档案管理系统一般都是分类管理系统，不利于档案信息的整合。在此系统下，文件借阅程序变得更加复杂。为了使各部门更方便地查询和利用档案信息，会造成档案的重复，即同一文件被存放在计划生育协会的多个档案室中，不仅造成纸张的浪费，而且浪费档案的存储空间。此外，这种管理系统不利于档案信息数据的集成。档案的编制与管理是计划生育协会档案数据综合化的过程，是信息数据整合的重要工作。档案研究必须与自身实际相结合，而目前由于计划生育协会具有编辑和研究能力的人员较少，难以集中和整合计划生育协会的复杂信息，造成了编辑和研究工作的压力，使计划生育协会的编辑和研究成果不理想。档案集约化管理使计划生育协会档案成为计划生育协会的资源，消除了重复的档案，提高了档案管理工作的效率，同时为计划生育协会决策提供了有力的数据支持。此外，档案管理的深入细致，可以有效促进数字档案馆建设，充分实现信息资源的有效共享，方便人们的查阅和利用。

四、结语

档案的重要性是不言而喻的。海量数据的产生，电子档案普及的兴起解决了传统档案管理的弊端，但由于网络的复杂性，电子档案的管理也面临着巨大的风险。为了使档案的管理更加严格，领导和工作人员应更加重视，端正态度，并采取有效措施加以避免。

参考文献：

[1]王颖，于晓宇.大数据背景下空巢老人健康电子信息档案管理研究[J].中国煤炭工业医学杂志，2017（5）.

[2]贾秋芳.基于大数据时代的档案价值及其开发利用探究[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2018，537（04）：113-114.

作者简介：臧芬芬（1983-），女，山东济宁人，济宁市任城区计划生育协会，研究方向：档案管理。