疫情常态化防控时期医院档案精细化管理应用

邱凯

摘要：2020 年初，新冠疫情肆虐，引发了一场全国性重大公共卫生事件，对人民生产生活产生重要影响，对经济社会发展产生严重冲击。在医疗环境和医疗行业面临重大变革的背景下，医院作为疫情防控的主战场，如何正确认识疫情常态化防控时期医院档案管理工作的重要性，分析把握疫情防控档案的新特点，探索适合现阶段档案管理要求的管理策略，化危为机，切实做好医院档案管理工作，是档案管理人员亟待研究解决的课题。

关键词：疫情防控;医院;档案管理;精细化管理

1疫情防控工作中的医院档案部门作用

1.1医院档案部门服务疫情防控的作用。

医院档案工作是医院基础性工作之一，档案部门作为医院档案建设和发展的主体力量，有义务、有责任、有能力参与疫情防控工作，并在其中发挥着重要的专业作用。根据中共中央办公厅和国务院办公厅在2014 年印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》要求，档案部门要监督指导本单位档案收集整理工作，特别是对于重大活动和重点工作，及时建立相应的档案工作制度。因此，对于新冠疫情防控重大社会事件，医院档案部门有义务和责任提供专业服务。

1.2医院档案部门服务疫情防控的内容。

从医院档案部门参与已有的公共卫生事件经验来看，医院档案部门服务新冠疫情防控的内容主要表现在以下四个方面：首先，医院档案部门以实现科学参与为目的，积极参与新冠疫情防控工作，指导和协助新冠疫情防控部门开展档案收集整理工作，主要是由医院档案部门联合或者单独制定参与新冠疫情防控工作的指导意见，并积极部署新冠疫情防控档案资料的收集整理工作，积极对接相关主体参与新冠疫情防控工作，并要求新冠疫情防控相关工作主体，根据新冠疫情演变态势和防控工作做好相关档案工作。其次，以实现医院档案安全为目标，不仅要确保医院已有各类档案资源的安全性，同时还要对新冠疫情工作中形成的各类档案资料进行全面收集，通过线上指导和现场服务，确保疫情防控工作档案应收尽收、应归尽归。即通过制定存量档案资源保护措施，对新增疫情防控档案资料收集、整理、归档范围、载体、种类等加以规范，根据新冠疫情类型和演变状态确定档案工作的具体形式和具体内容，实现新冠疫情防控档案的全过程、全方位、全载体记录。再次，以满足新冠疫情防控工作需要为目标，提供优质档案信息服务。医院档案部门在已有档案资源基础之上，为新冠疫情防控工作提供档案参考和信息咨询。最后，以医院档案资源价值最大化为目标，对新冠疫情防控档案进行系统开发和利用。医院档案部门根据新冠疫情防控工作中形成的各类档案资料，对其进行系统整理、挖掘和研究，基于社会多元需求，开发新冠疫情防控相关档案产品和服务，提高社会公共卫生事件治理应对能力。

2疫情常态化防控时期精细化管理应用

2.1增设专题档案，梳理划分档案类别

针对疫情常态化防控时期医院档案分类的多样性和复杂性增加的特点，为保证疫情档案收集的完整性和统一性，以及档案利用的便利性，在原有档案分类基础上增加了新冠肺炎疫情防控专题档案。

新冠肺炎疫情防控档案根据档案内容可分为以下几类：一是综合管理类档案，包括：国家各级组织应对疫情的重大决策、预案、方案，各级领导在应对疫情中的重要批示、指示、讲话等具有行政性或指令性的文件资料;各单位在指挥与协调各方面力量开展疫情防控工作中的重大决策和各类具体措施、应急预案、处置方案、计划安排等业务指导性文件资料;关于疫情统计分析、总结、大事记等文件材料。二是疫情防控和医疗救治类档案，包括：每版新冠肺炎诊断标准、诊疗方案，疫情防控工作制度、技术规范，确诊病例病历，流行病学调查等文件资料。三是物资保障类档案，包括：疫情防护防疫物资储备、捐赠、调配、使用记录等文件资料。四是新闻宣传类档案，包括：记录和反映医务人员、基层党员等一线人员迎难而上、救死扶伤、廿于奉献的文字材料、图片、音频、视频及各类实物;各地支援疫区医疗队、防疫队有关文字材料、图片、音频、视频及各類实物。五是其他档案，即在疫情防控期间形成的其他具有保存价值的文件资料及实物。

2.2结合疫情常态化防控特点，制定病历归档流程

考虑到疫情的突发性，机构内部要建立一套完整的档案馆（室）应急管理制度。在制度中，除了要明确常规内容，如收集工作的地位和作用、组织机构的职责和权力、收集范围和移交办法外，还应明确规定收集的时效、个人档案征集办法、档案的分散式保管、档案利用权限等事项，使大家有章可循、有据可查、有规可依，防患于未然。

在制度框架下，进一步梳理规范病历档案管理流程（如图1所示）。首先，为避免接触，尽量在电子病历系统中完成病历书写（知情告知类医疗文书均使用电子签名），在清洁区打印电子病历，完成病历档案归档。其次，如确有需要形成纸质病历的，暂时由收治的隔离病区安排专人集中保管，每张纸质病历需经紫外线灯照射消毒30分钟以上，并装袋保存，待疫情结束后以病区为单位，由病案室派专人统一收取归档。此外，病历在运送过程中还要严格密封保存，病历运送人员及病案接收人员须佩戴一次性防护帽、口罩和塑胶手套等防护用品，有效防止发生院内感染。

2.3重视网络安全建设，确保归档病历信息安全

疫情期间，档案管理工作对网络的依赖性增加，数据量增大且网络攻击增多，重点数据保护及网络攻击防范成为保障疫情常态化防控时期档案管理中亟待解决的问题。

为保护重点数据安全，医院信息管理处每天对数据库数据进行3次增量备份，每周进行一次全量备份，每天安排专人人工巡检备份状态，在年中对HIS、EMR、LIS、体检等系统的重要数据开展恢复验证测试工作，保障医院重要数据的可恢复性和完整性。

为加强互联网攻击风险防范，借助专业安全公司对医院官网、医院科教管理医学教育慕课平台进行外部网络渗透测试，依据渗透报告及时整改。在内部攻击风险防范方面，开展内网网络安全自查，通过整合现有分布建设的虚拟化服务器防护系统，采集危险数据，抓取分析网络实时流量中的病毒、木马、恶意文件等威胁，搭建起能够对内网疑似攻击态势可视化展现并预警通报的安全态势感知平台，确保无问题主机。自2020年4月平台上线以来，共抓取威胁类信息566225个，其中攻击数据102135个，恶意代码数据336315个。

结语

综上所述，疫情常态化防控时期的到来给医院档案管理工作带来了新的机遇和挑战。面对新的形势要求，医院管理层以及档案管理部门必须抓住机遇，大胆采用各种新思路、新方法，在确保信息安全的前提下，对各类档案资料进行全过程、全覆盖管理，为实现档案精细化管理、再造医疗卫生服务供给模式、推动卫生健康事业发展积累重要参考资料和宝贵财富，为健康中国建设作出积极贡献。

参考文献

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