大数据时代企业档案信息资源整合与利用研究(1)

王钢

摘要：大数据时代，数据信息的价值日益凸显。企业在激烈的市场竞争中有必要对自身的档案信息资源进行有效的整合和利用，为企业战略决策和营销提供服务。当前很多企业都在积极探讨如何实现档案信息资源的有效整合和利用，这不仅是一个广泛的社会话题，也对企业发展至关重要。企业有必要结合档案管理实际，完善相应的制度机制，提高档案服务层次，更好地开发利用档案信息资源。

关键词：大数据;企业;档案信息;资源整合;利用

1档案资源整合背景

首先，云计算的背景。云计算作为互联网技术的一个重要分支，是指对虚拟资源的利用和分析。在云计算技术的运营模式下，人们可以按需访问，也可以按量付费。用户使用云计算机进入资源共享池，使用应用软件、服务器、网络等资源。在这种情况下，用户可以更准确、更快速地找到他们需要的各种服务。在管理过程中，云计算技术可以帮助文件管理员获得多样化的资源服务和it服务。随着档案数据量的不断增加和数据处理需求的不断增加，数据安全共享和安全集成技术显得尤为重要。

2大数据时代企业档案信息资源整合的主要方法

2.1以集约化管理方式实现档案资源整合

在大数据时代背景下，企业在档案信息资源整合过程中应坚持开放、热情、共赢的理念，开发利用档案信息资源，尤其要充分认识档案信息资源整合利用的价值，为企业档案信息资源整合提供政策保障。企业档案部门在加大内部档案信息资源开发的同时，还应与其他数据机构建立合作关系，从外部获取稳定的数据源，提高企业掌握外部档案信息的能力，通过集约化管理实现内外部檔案信息资源的有效整合，进而有效利用档案信息资源，促进企业发展。

2.2借助现代信息技术整合档案资源

在大数据背景下，企业应借助各种先进的技术工具，对档案信息资源进行整合、开发和利用。一方面，企业结合档案信息资源整合、开发利用的实际需要，建立完善的档案数据库，利用多媒体技术和OA技术，扩大档案信息收集范围，提高档案信息收集能力。同时，利用云存储、MAS、CNAs等处理技术对档案信息进行筛选、提取、处理和处理，将原来复杂的档案信息资源转化为清晰的文字和图像。另一方面，要加强对档案工作者的教育和培训，不仅要让档案工作者掌握必要的数据信息技术，还要引导他们树立大数据观念，积极应用于档案资源的利用和开发，变被动为主动，系统挖掘档案信息资源，实现档案信息资源的有效整合和利用。

2.3通过部门联动有效整合档案信息资源

企业档案信息资源整合是一项系统工程，不仅需要档案部门的主动性和统筹性，还需要企业其他业务部门的积极参与和协助。一方面，企业应对档案信息资源整合相关问题进行专题研究，集思广益，提出具体可行的解决方案，有效解决档案信息资源整合问题。另一方面，企业业务部在做好本部门工作的同时，配合企业档案部及时收集整理本部门的档案信息资源，并根据档案管理的相关要求上传至信息平台，便于档案部门整合业务部门的档案信息。此外，档案部门还应加强与业务部门的联动，对业务部门在档案信息整合过程中遇到的困难及时给予指导和帮助，进一步提高相关人员的能力和素质，更好地保证企业档案信息资源的整合效果。

3大数据时代企业档案信息资源利用策略

3.1建立网络管理模式

传统的档案管理模式，以人工模式为主，管理人员的组织结构相对落后，且难以与数字化档案管理模式下的管理方式相适应。因此，应在数字化背景下，积极建立网络管理模式，对传统模式进行更改与优化。具体而言，管理模式的优化，需要从组织结构的划分、责任制的落实，以及监督机制的落实三方面出发而实现。从组织结构方面分析，应选择对数字化技术掌握程度较高的人员负责管理工作，保证管理质量。从责任制方面分析，应以档案信息的收集、存储、管理、调取以及利用等环节作为依据，要求不同人员分别负责不同环节的管理工作，每一环节出现问题，均需由相关负责人承担责任。从监督机制方面分析，每一环节的工作人员，均需要相互监督，进一步保证工作质量。

3.2提高档案管理力度

首先，从思想上提高应对网络信息安全突发事件的地位，把档案信息安全放在重要位置，构筑档案信息安全保障体系的防护屏障和安全网络，确保档案管理系统和数据的安全可靠，防止文件信息的泄露、丢失、损坏和丢失。二是要系统保障档案信息安全建设有章可循，严格遵守国家有关档案保密的法律法规。在此基础上，完善档案信息安全管理制度，落实信息安全责任制，建立月度仓库安全检查制度和下班安全检查制度，确保仓库安全。同时，档案室积极组织开展多种形式的信息安全技术培训和信息安全法治教育活动。单位各级领导和职工认真学习、熟悉有关档案管理的法律法规，增强了依法管理档案的意识。第三，在数字环境下，文件安全管理增加了信息系统安全的重要内容。因此，档案管理员不仅要做好日常的档案安全管理工作，还要采取防病毒软件等措施，确保档案信息系统不受病毒侵害。最后，改进备份机制。为了保证数据安全，根据档案的重要性和管理使用的需要，对电子档案数据进行离线备份和远程备份。

3.3加强隐私保护

作为一种信息资源，随着社会的发展，人们对档案信息的共享程度要求越来越高。因此，在档案信息管理中，需要加强安全管理，关注公众隐私，避免信息泄露。文件管理员需要对文件云平台系统的安全性进行全面评估。如果他们发现文件管理中存在漏洞，就必须保护文件信息的隐私和安全。平台创作者和管理者应主动科学设计档案服务体系，合理设置隐私问题，完善访问权限，形成有效的隐私保护机制，增加创新管理技术，提高档案数据信息的保护水平，降低档案信息被破坏的概率。

3.4加大档案工作人员业务培训

应与有关高校合作，聘请专门教师对当前企业档案管理人员进行有针对性的教育培训，进一步提升他们的专业技术能力，更好地参与企业档案信息资源整合开发的实际工作。

在加强人才队伍建设的同时，应与本地档案部门进行沟通和交流，邀请档案部门对企业档案信息资源整合与利用相关工作进行检查指导，帮助解决存在的问题，确保企业档案信息资源整合和开发利用顺利推进。

3.5做好监督工作

档案信息整合与利用的过程中，有关人员应做好监督工作，一方面保证档案信息整合完善无误，另一方面则需要保证信息利用充分有效。在监督工作落实期间，工作人员需要确定每一份档案信息的来源，要保证来源可靠。在确定来源后，仍需进一步对信息的准确性进行判断，保证无误差，保证准确性。在存储期间，应确保存储可靠，避免数据丢失。而在信息利用时，则需要确定利用的方向，要保证其价值能够真正发挥。

结论

总之，在大数据背景下，网络信息技术迅猛发展，为企业档案信息资源整合与利用创造了有利条件。企业应该主动顺应时代发展趋势，树立数据共享理念，在保证企业档案信息资源安全的前提下，有效整合档案信息资源，实现档案信息资源的共享和有效开发利用，更好地为企业发展提供档案服务。

参考文献：

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