浅析如何做好文书档案收集与归档工作

蒋欣芸 桂林市建筑设计研究院

在单位的实际运营发展阶段，可能会出现大量文书档案。而做好这部分的资料管理工作，关系到文书档案收集、归档的工作，可以有效的保障文书档案管理质量。基于此，相关管理人员要提升关注度，并且加强全过程的质量控制力度，提升文书档案工作处理效率。就当前大部分单位的文书档案收集与归档工作进行分析，还存在许多需要解决的问题，需要加强各个环节工作的把控力度，提出针对性较强的解决策略。通过落实相关的管理规章制度，形成档案管理人员良好的责任意识，更加关注单位的业务动态变化情况，整合与存储关键的信息档案，以此促进后续各项工作的顺利开展。

一、做好文书档案收集与归档工作的重要性

从单位的实际运营发展情况进行分析，做好办公室的文书档案收集、归档工作十分智能工业，是推进单位可持续发展的关键。做好办公室文书档案收集、归档工作具有不可替代性的特点，包括以下几个层面的内容：首先，做好办公室的文书档案工作，是单位促进后续工作顺利进行的关键。在单位的各项工作中，确保文书档案收集、归档工作顺利开展，才可以促进后续工作顺利进行。所以，做好办公室文书档案管理工作十分重要。其次，单位做好文书档案收集与归档工作，是单位发展进程的总结与记录。在单位的实际运营发展阶段，一些重要的活动、发展历程都被收录在文书档案中，有助于加快单位的文化建设脚步，实现长效发展目标。最后，做好单位办公室的文书档案管理工作，可以切实提升综合运营效率。文书档案管理工作是企业促进各项活动开展的基础，并提升办公室文书档案管理效率，并降低信息以及资料收集难度，显著提升各项工作的处理效率。办公室开展档案收集以及归档工作，是单位管理中的关键构成部分，在各项工作中发挥关键的影响作用，开展有效科学性的管理工作。所以，在各项管理工作中，需要以做好办公室文书档案的归档与收集工作，提出一系列的管理方法与策略，切实提升办公室档案管理质量与效率，促进后续业务活动顺利开展。

二、文书档案收集与归档工作中面临的主要问题

（一）文书档案内容收集与规范意识不强

对于单位文书档案收集以及归档工作的实际情况进行分析，许多单位的文书档案管理人员没有充分了解做好本职工作的重要意义，存在思想层面关注度不足的情况，使得工作人员不关注文书档案内容的收集以及归档。大部分员工受到惯性思维的影响，仅仅关注建筑工程设计、工程设计等方面的内容，但是忽视了一般性质的档案资料，存在内容收集与归档力度不足的情况，还存在文件没有认真有效处理的情况[1]。因此，与具有关键性质的文档内容相比较，文书档案内容的规范、收集等受到一定的影响。不仅档案资料收集不齐全，还可能出现不完善、存在纰漏的情况，如信息错误、文件内容丢失等。如果出现了这些问题，工作人员又责任心不足，没有提出纠正的策略，则可能使得文书档案收集、归档工作存在纰漏。虽然单位在规定的时间范围内完成了汇报的工作，但是上报单位档案管理部门没有及时的整理上报的资料，可能导致档案资料丢失的问题出现，或是对档案资料的使用产生一定的影响，无法在后续的归档工作中发现上报资料，还会影响档案工作的实效性。

（二）文书档案收集片面

在单位的文书档案管理阶段，普遍都存在文书档案收集工作不全面的情况，有些管理人员受到自身意识影响，忽视了如何开展文书档案收集工作。因此在开展现实工作的阶段，可能出现重要文书档案遗落的情况，无法及时的收回归档。在文书档案中，包含了大量的信息，也有的信息资源来自于多个渠道，发挥着关键的价值[2]。若文书档案内容收集片面，出现信息泄露的风险，则会对后续的档案管理工作、规划建设工作产生直接的影响。在大部分企业内部，文书档案管理部门地位不高，负责这项工作的也缺乏专业技术人才，导致其缺乏工作责任心，影响实际的文书档案收集与归档效率。

（三）办公室档案管理工作缺乏信息化管理

当前，科技技术不断发展，电子信息技术、互联网平台得到了广泛的利用，许多行业都纷纷引入了数字化信息技术。在档案管理领域中，许多企业都是以纸质档案为核心，没有做好全面的电子档案管理工作。信息化技术给办公室文书档案收集、归档工作提供了一定的方便之处。如果处理不到位，无法正确的利用档案信息，则会达到适得其反的效果，甚至影响后续的档案信息管理工作，引发一系列的风险问题。

（四）文书管理人员欠缺专业知识的培训

单位的档案管理工作与单位的议事日程关系较为紧密，档案机构设置、业务经费投入存在关注度不高的情况，单位各个部门进行文书档案资料管理的人员都是兼职，存在专业知识欠缺的情况。部分档案管理人员出于职称平等的目的，积极参与到各个部门的档案培训工作中，但是培训的时间比较短，无法达到良好的培训教育效果。在获得而来档案职称以后，忽视专业技术培训，岗位变动较大，档案资料摆放也具有随意性的特点，移交程序不合理，对文书档案收集、归档工作开展产生直接的影响。

三、做好文书档案收集与归档工作的有效策略

（一）提高文书档案管理相关工作的重视程度

单位做好文书档案收集工作，不单单包括单位的管理规范与条例，也是企业发展的关键历程。大多数情况下，文书档案新会对企业发展带来一定的影响。所以，单位需要更加关注办公室文书档案收集、归档工作开展，并通过文书管理活动、做好员工培训的工作，并提升管理人员对办公室文书档案工作的重视度。此外，开展文书档案管理与收集的活动，可以帮助员工形成良好的文书档案管理意识，并形成良好企业文化，消除办公室文书档案收集、档案工作障碍，确保文档的完整性以及规范性。

（二）健全文书档案管理工作相关的制度条例

为了顺利的做好单位文书档案收集与归档的工作，就需要形成相关人员良好的思想意识，建设文书档案管理与收集的相关制度条例，加强整体管控力度。当前，单位在文书档案收集以及整理的阶段，可能会引发一系列的问题，最关键的因素就是在落实各项工作的阶段，存在工作方式不严谨、工作随意性较强的问题。不同的工作人员使用了不同的工作方式，文书档案内容也存在被区别对待处理的情况[3]。基于此，单位就需要建设完善的文书档案管理制度，了解文书档案的相关内容，收集范围、时间等，还要将文书档案收集注意事项罗列出来，然后促进文书档案收集工作、归档工作有序开展。在完善文书档案管理制度的阶段，可以参考优秀企业的成功经验，然后结合单位的发展目标，做好针对性修订工作，不能完全模仿，没有建设配套机制，否则无法发挥出实际的管控作用。

（三）利用符合时代发展要求的工作方式

现阶段，社会处于不断发展与进步的条件下，单位的运营也体现出了多元化的趋势，员工数量持续增加，使得文书档案管理的工作变得更加复杂。如果单位还沿用传统的管理模式，做好文书档案的管理工作，则会影响实际的工作成效。虽然文书档案的收集以及归档流于形式化，仅仅是简单的整理文书档案相关内容，没有明确的管理目的。因此，这项工作才无法安发挥出实际的使用价值。此外，在整理档案的过程中，也存在意识重要信息的情况，无法合理的利用文书档案内容[4]。因此，单位就需要摒除滞后的文书档案管理模式，并且利用满足当前建设与设计要求的方式，对相关内容进行收集归档。在彻底转变收集、归档意识的同时，从被动收集转变为主动收集。对于现实的档案管理工作进行分析，并不是需要什么类型的资源内容，才去收集相关的资料，而是要对具有潜在价值的文书档案进行归集处理。其中最需要注意的问题就是，促进文书档案管理部门与其他部门的沟通，确保获得内容的真实性与完整性。在做好基础工作的同时，符合时代的发展要求，提出全新的工作方式，从根源上避免档案资料收集不全面、内容不精准的问题发生，保障文书档案管理与收集工作顺利开展，以此提升整体的管理效率与质量。

（四）合理利用系统收集材料，优化档案服务

当前，在数字化办公系统建设的阶段，许多机构单位、政府部门都已经引入了办公自动化系统，可以开展办公信息处理以及收集的工作，以此顺利的达成数字化办公核心目标。以完善的办公系统为核心，显著的提升文书档案工作安全性、便捷性，加快各项工作的进度。所以，对于文书档案人员来说，应当合理化的利用OA系统，并设置OA系统账户的基本权限，能在系统中查看领导下达的要求、需要完成的规划内容等[5]。以此为基础，文书工作人员通过办理与跟踪，顺利的完成各项护工作，及时向主办部门收集材料，不能等到第二年度再收集材料，避免丧失材料收集实时性，还可以避免出现材料丢失的风险问题。另外，对于文书档案管理人员来说，要定期向文书工作负责人员收集材料，确保编研工作顺利开展。从档案管理人员的角度进行分析，需要编制专题，合理化的利用档案资料与信息，为各个部门工作开展提供一定的方面指出，相关部门也可以了解做好档案收集、归档工作的重要性，提升相关部门工作人员、领导层的关注度，不断优化档案服务。

（五）深入了解业务动态

要想确保档案工作的完整性，就要高效的利用档案，还要对请示报告进行核查。而对于批复文件来说，在实际的归档阶段需要实现批复整理与请示的相互融合。若没有正式批复、但是有处理意见的，就要在请示文件中进行备注，还要在备注处加盖拟办部门公章。此外，合理化的利用多种多样的途径，分析各个部门的业务动态。通过官方微信、官网、OA系统等。档案管理人员要促进与相关部门的协作与交流，并且发挥各个部门档案人员在归档中的关键连接作用。在与本单位相关网络信息查询的阶段，做好及时保存与下载的工作，保证收集归档资料的全面性。

（六）确定文书档案的归档范围，落实配套制度

文书档案的收集与归档，对单位的可持续发展来说十分重要，具有较高的研究价值，可以作为各项设计规划工作开展的凭证，可以将相关部门的活动过程展现出来。所以，文书档案需要征集纸质文书档案，遵循相关的管理规章条例，促进彼此的沟通与联系。结合不同部门的基本情况，设立档案管理专项经费，分析各个部门的基本情况。此外，单位需要合理化设立档案管理专项经费，设置独立的文书档案资料室，将文书档案与其他资料分类管理[6]。不仅需要确保档案收集与归档的及时性，还要移送到综合档案室当中，做好集中管理的工作。在此基础上，各个部门都要立足于基本情况，建立完善的文书档案与归档管理制度，还要深入到各个部门考察，明确文书档案收集时间、基本归档范围等。采用成立监督小组的方式，做好对文书档案收集工作的监督把控力度，确定文书档案的归档范围、逐步落实配套的制度，激发档案管理人员的工作主观能动性。

（七）实现电子信息技术与文书档案收集与归档工作融合

基于信息化时代环境下，电子信息技术的发展速度较快，大众的生活各个方面都需要电子信息平台作为关键支撑。电子信息技术具有较强的快捷性，可以为大众的生产生活提供一定的方便之处。对于现代电子信息技术来说，其具有独特的特点，可以顺利的完成信息传输工作，将信息存储在同一平台上，实现当代信息技术与办公室文书档案收集工作融合，进而显著的提升办公室文书档案管理效率。在利用信息化技术的同时，建立内部网络宣传系统，整合文书档案收集、归档的网络平台，促进办公室文书档案管理工作可以顺利在网络平台上进行，显著提高数据传输的速度，整合各个部门的关键信息，还可以促进各个部门的交流与协作，切实做好文书档案管理工作。

（八）开展内部档案管理工作者培训工作

对于单位内部为文书档案管理人员来说，其应当拥有较高的文书档案收集、归档能力、管理能力。为了做好文书档案相关内容的归档与收集工作，就需要做好全面的档案管理人员培训工作。对于一名优秀的档案管理人员来说，其应当拥有良好的监督管理能力，还需要掌握更多的专业知识，丰富自身的知识储备情况。单位需要给予及时的鼓励与相应的福利待遇，鼓励管理人员对文书档案收集与管理工作进行监督，显著提升其综合业务水平，开展有效培训的工作，使其了解更多的文书档案管理相关知识，对先进的技术进行把控。单位通过组织相关工作人员到其他单位的优秀部门中进行学习，并定期开展专项培训工作，有利于其掌握更多的文书档案收集、归档知识的技能[7]。如果可以充分了解文书档案收集与归档的流程，就可以结合各项工作流程，顺利的开展各项工作。对于实际的工作进行分析，相关人员要做好文书档案内容整列与分类工作，确保保管与号码编制工作到位，提出合理化的管理方式，明确文书档案管理的基本标准。如果在后续的工作中发现了问题，应当及时提出优化调整策略，确保及时处理文书档案与收集归档工作，发挥资料的实际效用。

四、结束语

综上，在现代企业的运营管理阶段，做好文书档案收集与归档工作十分重要。为了实现单位的健康稳定发展，需要强化文书档案收集与归档管理力度，深化档案管控制度，提出合理化的创新工作模式，做好档案管理人员的培训与教育工作，提升其业务工作水平，使其可以以更加严谨的态度对待自身的岗位工作。立足于单位的基本工作情况，发现各个流程工作蕴藏的风险问题，对档案管理体系进行优化与改革，显著提升档案管理效率。从管理人员的角度进行分析，其应当了解做好文书档案收集与归档工作的重要意义，还需要引入先进的信息化技术，搭建完善的平台，收集关键的资料，保障文书归档质量，切实提升档案利用率，为单位的健康可持续发展打下良好基础。