对Excel 数据有效性的探讨

萧巍

（江西环境工程职业学院，江西 赣州 341000）

数据有效性的使用是Excel 的强大功能之一。Excel 的制表功能，给我们的工作带来了方便，但是在表格数据录入过程中难免会出错。Excel 的数据有效性功能，可以限定允许输入的数据类型和范围，对在Excel 中中输入的数据进行限制。本文通过几个例子阐述Excel 数据有效性的使用。

一、限制单元格只能输入当年日期

在某些特定场合，如公司的账单中，要求日期只能输入当年的日期。设置这样的数据有效性的方法如下。选定要输入日期的单元格，执行“数据——有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。点击“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中点击“自定义”选项，在“公式”文本框中输入“=Year(C2)=Year(Now())”，如图1 所示。单击“确定”按钮即可。

设置数据有效性后，当用户在相应单元格输入非当年日期时，Excel 会自动弹出警告对话框，提示用户输入为非法日期。

“=Year(C2)=Year(Now())”的含义为：相应单元格的年份应与今年的年份相同。

二、限制输入重复的数据

在某些特定的场合，Excel 工作表中，需要输入不同的数据。可以使用数据有效性限制用户输入重复数据。选中相应的单元格区域，打开“数据有效性”对话框。操作同上例，在“公式”文本框中输入“=Countif(C：C，C1)=1”，单击“确定”即可。公式的意思是：第C列中（C：C）等于C1的数值的个数为1，返回的函数值只能是“对”或者“错”。只有当函数值等于1 时才能成功输入数据。

三、限制单元格只能输入数字

有时工作表中要求只能输入数字。可以使用数据有效性来达到目的。选中相应单元格区域，打开“数据有效性”对话框。……