数字时代航天企业科技档案著录的探究

刘红利 丁晓芸 张 勇

1.上海空间推进研究所 上海 201112;2.上海空间发动机工程技术研究中心 上海 201112 3.长江养老保险股份有限公司 上海 200122

1 航天企业档案管理的现状

随着信息技术的快速发展,信息化和数字化是社会发展的必然趋势。特别是近年来,航天企业对数字化工作十分重视,档案数字化工作发展迅速,档案数字化规模不断扩大。纸质档案管理的缺陷越来越明显,相反,数字档案的优势日益凸显,航天企业的档案管理应与时俱进,搭乘数字时代的东风,实现科技档案数字化、现代化。

1.1 传统档案著录的局限性 目前,航天企业档案数字化程度不高,仍以纸质档案为主。随着纸质档案不断增多,存储空间也需要不断扩大,档案室内通常排满档案架或是档案柜。纸质档案的管理需要耗费大量人力和物力。纸质档案易受外界环境因素影响而造成不同程度地损毁,如受潮、生霉、腐蚀损坏等。而且,纸质档案在借阅管理上,效率较低,不能满足日益增长的航天科研任务的发展需要,且难以实现资源共享及检索。航天企业上海空间推进研究所档案管理的软件是瀚海之星管理系统,而科研设计人员采用的AVIDAM管理系统软件,与瀚海之星系统兼容不够,造成的现状是现在工艺文件底图档案无法导入瀚海之星管理软件,只能人工输入标题及相关信息,且档案管理系统里没有工艺底图档案的电子版。仅靠人工著录的方式容易出错,一旦底图出错,造带来生产的产品出错,将会给航天企业带来巨大损失。科研人员也无法通过信息系统共享、检索和查询底图档案。因此,航天企业迫切需要改进档案管理的方式,减少对纸质档的依赖,逐步实现档案著录信息化、数字化。

1.2 国内档案著录标准化、规范化程度不高 科技档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件不统一,软件系统无法融合,这严重影响档案数字化的水平。科技档案的传统著录方式效率低下,无法满足档案工作数字化的需求,制约了档案信息化发展。中国档案标准化起步虽早,但后期发展缓慢。现有的档案著录规则是1985年制定的版本,1999年稍作修订,但在内容上基本无变化。作为总则性的标准,其制定主要以文书档案为研究对象,不能通用于所有档案。科技档案需要根据总的著录规则,制定专门的著录细则,提高科技档案著录标准化、规范化。

1.3 档案著录数字化的必要性 档案著录包括著和录两个方面,著就是标引,录就是抄录。目前,航天档案著录数字化面临的主要问题是没有一个既用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。不能有效利用计算机完成档案管理工作,限制了航天企业科研档案信息化、数字化的进程。从长远来看,数字化管理档案既可提高经济效益,让传统的纸质档案转为机读档案,查阅方便迅速,还避免了反复印制材料造成的纸张和人员的浪费。档案数字化以后,科研人员可在自己计算机上实现检索查阅所需档案信息。设计和工艺图纸实现数字化,便于设计人员高效查阅电子版设计和工艺文件,提高设计人员和档案管理人员的工作效率。随着数字化发展,越来越多的文件材料将是光盘和磁盘等,现行的档案整理和著录标准与计算机信息处理信息的发展方式不协调。以实物为载体的档案信息转变为电子信息,可以节约存储空间提高档案管理效率。

2 科技档案数字化整理和著录的内容和规则

2.1 科技档案数字化整理和著录的内容 航天科技档案著录内容主要包括科研档案、基建和设备档案。目前科技档案的著录多采用案卷级著录。案卷级著录项目包括:全宗号、分类号、保管期限、题名、密级、总页数、总件数、文件开始时间、文件结束时间等9项。卷内文件著录项目为:项目编号、密级、题名、责任者、文件形成时间、全宗号、实体分类号、保管期限、案卷号和页号等10项。科技档案著录要求如下:(1)单位要用全称或规范化简称。(2)基建项目名称一定要在案卷目录和卷内目录说全。若是设备档案,要表示xx型号的具体设备等,题名要完整,不能出现如安装光盘、图纸之类的太笼统、宽泛的题名。(3)航天领域的文件由于大多是按照产品型号、任务专题、工程项目等方式归类,科技人员因承担任务不同,著录航天科技档案还可以加上编号、代号等。(4)文件形成时间一律是8位数。(5)责任者要用全称或规范简称。

2.2 科技档案著录规则和标准 中国的档案著录规则和标准中,著录大项是7项,分别是题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项和排检与编号。著录小项是20项:题名、文件编号、责任者、附件、稿本、文种、密级、保管期限、时间项、载体类型、数量及单位、规格、附注、提要、分类号、档案馆代号、档案号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。由此可看出,著录规则里没有对档案全宗及类别的著录项目。国内档案著录规则主要侧重内容和形式上的著录,而国际档案著录除此外,还对档案的背景和系统来源进行说明,因此,国际著录规则更适合数字化的电子档案的管理,更适用于电子档案著录。中国目前的档案著录规则可用于传统纸质文件的管理,已不能完全适应数字化档案的发展需求,不适用于电子档案的著录。电子档案的著录更加复杂,一份电子档案件著录不但要考虑传统档案著录的条目要素,还要考虑这份电子档案应用的是什么软件、版本、软件平台、文件字节数、是文本文件还多媒体文件、文件名、是否加密等要素。随着计算机软件和硬件版本不断更新换代,还要确保电子档案将来使用时能在新软件里打开。

3 如何做好航天企业科技档案著录数字化工作

3.1 从航天档案实际出发,完善档案著录的标准和规则 中国档案著录制定著录规则和标准较早,但发展不快。中国的档案著录规则中没有设置档案的全宗和多级著录规则,而档案著录数字化更适合采用全宗和多级著录原则。因此,应充分借鉴国际档案标准,根据全宗和多级的著录原则,不同门类制定不同著录规则。针对科技档案实际应用,编制专门的科技档案著录规则。首先从全宗著录起,由全宗逐级向下著录到类别,然后再由类别著录至案卷、文件。多级著录是尊重全宗原则在档案著录中的具体体现。档案著录只有建立起多级著录规则,才能满足档案著录数字化的要求。航天企业应充分结合航天档案工作实际,不断对档案著录细则进行修订,制定《电子档案著录细则》,充分考虑档案的真实性、便捷性以及实用性。著录时,对档案的内容、背景和来源进行具体描述,提高档案的利用价值。依据档案的全宗规则,重点录入7大项,其他20项根据航天档案实际,选择性录入,根据航天科研人员的常态性工作习惯,多用产品型号的代号来沟通交流,著录时可追加录入代号。针对航天科研档案里面的设计文件、科研报告及图纸,著录时,要关注报告的来源及格式,考虑其兼容性,确保后期能在不同的软件里面使用。

3.2 加强档案著录监管,建立质量控制监督体系 加强档案著录监管,建立质量监督体系。涉及到航天商业涉密事项,设置防线,防止涉密事项外泄。在档案著录系统中可通过设置访问权限、密码动态保护等措施,保障档案信息的安全性。对一些共享性的电子档案,可采取防火墙、多重密码及独立备份等保障措施,确保档案信息的安全性。在档案著录阶段,建立相关的检查、监管制度,做好科技档案著录的质量控制和监督。一般采取自查、互查的方法,也可设专人负责质量检查。必要时需将著录卡片与文件一一对应进行抽查,便于及时发现问题。同时建立奖惩制度,杜绝为赶速度、应付任务而出现的著错、漏著等现象的发生,提高著录质量。

3.3 充分考虑系统的兼容性,建立档案数据库系统 目前,航天档案数字化系统处于数字化建设的初级阶段,完成这一步的关键在于档案数据库建设。建立档案数据库的目的是依托先进的信息技术对档案进行科学管理和有效利用。加快建立档案数字化信息资源库,不断完善档案信息系统的应用,建立快捷高效的档案查询系统,实现档案信息的网络化服务。面向检索和应用,建立动态数据库,关注数据库的使用频率和效率。对于航天企业,若能将设计师用的设计系统和档案管理系统瀚海之星融合起来,建立目标数据库,将提高自动化系统的效率。建立完整的档案数据库,对案卷级和文件级目录数据库结构以及字段名称、类型等逐级录入,建立完整的数据库。在档案系统建设中,要重视电子档案的著录工作,明确电子档案的著录要求。档案数据库建设是一个漫长的过程,因此,数字化过程也不能操之过急,要循序渐进。技术人员和档案管理人员在工作中要互相配合,共同解决建设数据库建设过程中存在的问题。

3.4 优化人才结构,建立一支综合业务水平高的著录队伍 实现档案信息电子化、数字化,档案管理人员需有较高的综合素质。目前,档案管理部门缺乏档案和信息处理复合型人才。为适应数字化时代对数字化档案管理的需要,档案管理人员必须不断努力学习和掌握数字技术,善于将档案知识和计算机技术融合起来,才能适应档案管理数字化的需要。而且,由于档案人员晋升通道有限,人才流失严重,档案队伍常出现“断层”,面临专业人才招聘难且留不住的困境。为提高档案管理人员的积极性,留住人才,航天企业进行档案专业技术职称晋升改革,畅通档案专业晋升通道,才是长久之策。

4 结束语

科技档案著录数字化是档案管理数字化的重心,是实现档案精细化、自动化管理的基础,是大数据时代促进档案工作数字化发展的必然趋势。作为航天企业,要做好档案著录工作这项系统性和持续性的工作,一切从航天档案实际出发,不断完善档案著录的标准和规则,推进航天企业档案数字化、标准化,充分考虑系统兼容性,建立档案数据库系统,还需不断优化人才结构,重视档案专业人才的职业发展,留住人才。如此,才能不断推进档案著录数字化进程,加快航天企业的档案数字化建设的步伐,为我国档案事业的健康、有序发展奠定良好的基础。