医院基建项目档案管理的问题与对策研究

梁 波

广东医科大学附属医院工程动力部 广东 湛江 524001

引言

在医院档案中，基建项目档案的重要性不言而喻，是医院在基础设施建设环节形成的第一手资料，是对医院基础设施建设各流程信息的准确记录，不仅可以预防医院内部贪腐现象，还能为基建项目后期检修维护提供资料方面的支持。因此，对此项课题进行研究，具有十分重要的意义。

一、提高对基建项目档案管理的重视程度

(一)重视程度不足。在查阅相关文献资料后得知，重视程度不足，是导致档案管理工作无法取得预期效果的重要原因，尤其是领导者认识不到位，就会使档案管理工作的开展受到全方位的挑战。在医疗改革的背景下，医院领导对医疗服务质量的提升十分重视，并将其作为工作核心，而对于基建工程建设，通常只关注过程和结果，对建设过程中所形成的档案，其关注度严重不足，由此，就会引发档案管理过于随意的问题。比如：部分医院尚未针对基建项目档案建立档案室，在管理基建档案时将其与其他档案置于一处，共同管理，导致档案价值无法实现[1]。

(二)提高重视程度。基建项目是医院的重要项目，与之相对应的档案，是医院档案的重要组成，记录了基建项目建设各个过程的信息，尤其是在医院基建项目不断增加的背景下，加强基建项目档案管理至关重要。因此，建议医院领导提高对基建项目档案管理的重视程度，如果医院具备条件，可以单独设置基建项目档案管理中心，并选择工作经验的人员负责档案管理工作。此外，将原有档案管理机构作为基础，增加分支机构，同样是提高档案管理水平的有效途径。

二、完善基建项目档案管理制度

(一)制度建设流于形式。制度是工作质量的保障，就医院基建项目档案管理工作而言，制度建设有助于档案管理工作质量的提升。在医院基础设施建设数量不断增加和档案管理工作深入开展的背景下，多数医院已经建设了基建项目档案管理制度，但就实际情况而言，部分医院所建设的制度，可操作性不强，很难落实到实际工作中。具体表现为制度与管理意见类似，没有对档案管理各项工作内容进行明确规定，实用价值非常低。此外，制度落实不到位，同样是影响档案管理质量的重要问题，没有落实的档案就如同一纸空文，所起到的作用极为有限。

(二)加强基建项目档案管理制度建设。通过上文分析可知，制度建设流于形式，是导致医院基建项目档案管理水平迟迟无法提升的重要原因，档案管理实效性也受到了不利影响。为此，医院应针对档案管理制度建设中存在的不足，采取有针对性的措施解决问题。第一，针对档案管理制度较为宽泛和空洞的问题，医院应立足于实际，建设以档案搜集为起点，档案销毁为终点的制度体系，并确保制度体系的针对性和可操作性，从而使基建项目档案管理工作在制度的保障下顺利开展。第二，针对档案管理制度执行不到位的问题，医院应融入奖惩机制，并加大检查力度，做到有法必依，有规必守，促进制度公信力和执行力的有效提升，使制度落实成为常态化工作[2]。

三、加强档案管理信息化建设

(一)信息技术水平偏低。在信息时代下，医院十分重视信息技术的运用，并将其作为医院改革发展的重要工作内容，信息技术在医院的应用方向也逐渐由横向，朝着纵向发展。不仅是医院基础管理工作被纳入到信息系统，基建档案管理同样被涵盖其中，但就实际情况来看，这种涵盖较为浅显，与信息化建设预期目标尚存在一定的距离。比如：部分医院的基建档案建设工作依然是简单的信息录入，在传统思维的限制下，基建项目档案管理信息化，还需要走很长的一段路。

(二)做好基建项目档案管理信息化建设。在信息技术高速发展的背景下，各行各业对信息化建设的重视程度不断提高，医院基建项目档案管理信息化建设已经成为档案管理未来发展的方向。利用计算机和信息管理系统，对传统手工操作进行取代，是档案管理的主要方式，这种管理方式，有助于档案管理效率的提升，同时还能起到节约资源的作用，对基建项目档案工作而言，具有显著的优势。因此，医院在信息化建设时，不能仅只注信息化系统在办公领域和医疗服务领域的应用，还要将其与档案管理和利用紧密相连，从而使基建项目档案在医院基础设施检查和维修中的作用实现。

四、加强人才队伍建

(一)人员素质参差不齐。医院基建档案涵盖基础设施项目由立项到验收的全过程，在立项、招聘、建设、竣工、验收等环节中会产生数量众多的档案，因此，对档案管理人员提出了更高的要求。简言之，高素质的档案管理人员，是做好医院基建档案管理的前提条件。但就实际情况来看，医院基建档案管理人才队伍建设远远落后于其他档案管理队伍建设，具体表现为专业人才匮乏，需要从其他部门抽调人才，导致档案管理专业性受到影响。此外，还存在部分人员思想较为传统，无法接受现代管理思维和方式。

(二)培养优质的人才。人才是医院基建项目档案管理质量的保证，建设专业化的管理队伍是解决人员素质参差不齐问题的有效举措。为此，医院应该根据自身的实际情况，做好以下方面的工作：第一，加强优秀人才的引进力度。医院应优化岗位准入机制，适当提供准入门槛，通过内外部招聘的方式，吸引优秀的人才从事基建项目档案管理工作，同时还要将非专业人员逐渐淘汰出管理队伍。第二，加强培训力度，培养优质的人才，医院应建立多元化的培训体系，以岗前培训为起点，在岗培训和轮岗培训为中心，提高管理人员的管理水平，最终实现培养复合型档案管理人才的目标。

结论

综上所述，基建项目档案是医院档案管理的重难点内容，关系到医院的发展，因此，医院应提高重视程度，并通过完善基建项目档案管理制度，加强档案管理信息化建设和人才队伍建设等措施，解决基建项目档案管理固有问题，并提升档案管理效率和质量。