基于大数据技术的高校档案管理工作研究

农彦

高校档案是高校教育教学活动、高校管理、教科研工作和教育督导评估环节的重要参考资料，对高校的长远发展至关重要。本文概述了大数据下的高校档案管理工作现状，进一步探寻了基于现状的高校档案管理工作创新路径，最后就基于大数据技术的高校档案管理工作体会进行了研究，为大数据技术的高校档案管理工作提供可行性借鉴。

一、引言

高校档案是高校教育教学活动、高校管理、教科研工作和教育督导评估环节的重要参考资料，对高校的长远发展至关重要。随着信息化技术时代的到来，高校在档案管理工作中需更好地利用大数据技术，以达到提高教育管理水平、提升高校教学水平的效果。本文基于大数据技术，就高校档案管理工作做如下分析。

二、大数据下的高校档案管理工作现状

（一）信息化管理理念欠缺

当前，我国诸多高等院校在档案管理信息化建设中，缺乏对大数据技术应用理念的掌控，且多数领导层未充分认识到重视信息化管理工作对于高校档案管理工作的重要性。以往的档案管理仅通过人工操作进行档案管理检索，耗费时间又浪费精力，不能很好地适应时代的发展。因此，基于大数据下的高校档案管理工作在满足快速、容量大的档案影像，适应时代需求，在一些综合类档案的形成和整治中渐趋归于正规化。

（二）基础设施建设不完善

在高校档案管理工作中，缺乏相关的配套设备投入，尤其是受到高校自身建设经费欠缺，很难确保信息化建设资金充足和完善;同时，与之相配套的设备更新不及时等问题频现。以教师档案信息管理为例，多数高校仅留存一些教师业务和照片资料，档案资料收集、整理不规范，加之在档案管理上缺乏经验和标准要求，在类别保管期限上模糊不清，不分主次地一概收集、整理、组卷，无法辨识其保存价值，一律收集，永久保管，且按学年装订成册。

（三）网络安全成老大难

因档案管理方式都是传统的手工操作，先分类、再装订，然后手工著录，整个过程繁琐低效，导致较多档案入馆后被长期堆放、不能及时整理归档，且盘点的时候一般只清点档案袋的数量，不能反映内部档案真实的储存信息。如果要拆开每个袋子进行盘点，那工作量十份庞大。在档案利用过程中，人工操作上的会有失误，档案存放顺序被打乱，造成档案存放无序，查找困难。一旦档案没有按规定存放，查找起来就好比海底捞针，要将所有档案筛选一遍，而且管理人员对储存时间掌握很不准确，很多过期的旧档案和有效档案一起保存，形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。因而大数据下在高校档案管理中，受其开放性因素影响，黑客入侵和电脑病毒等的侵袭，对高校档案信息安全的风险影响极大。

三、基于大数据技术的高校档案管理工作创新路径

高校档案管理信息化建设是大数据技术发展的产物，为推动高校档案管理工作提供了质量保障。较之于传统档案管理，在缩短档案管理时间、避免档案管理错漏和丢失，有效提升工作效率上，大数据技术使得高校档案管理更科学、更便利、信息更透明、监督等有力。

（一）重视大数据技术在高校档案管理工作中的作用

高校明确认识和了解档案管理信息化建设对于高校档案管理工作的重要性，对发挥信息化建设功效，更好地在工作实践中积极认真对待，善用大数据技术作为管理手段，对提升高校档案管理信息化水平，更好地掌握档案管理信息化建设的重要性对于高校长远发展的意义。

为进一步搞好档案管理工作，需重视学校管理层领导、协同教师、上级主管业务部门等，强调搞好档案管理工作的必要性，更快更好地完成档案归档工作。做好对相关档案管理工作的书面总结，更好地在档案材料文字书写、文笔运用、格式规范中，确保档案管理工作的规范化和标准化。具体实施环节，通过确定信息化标准，规范档案管理基础工作。提升档案管理工作相关部门的基础业务能力，提升储存的卷宗质量，实现不同类档案的著录细则兼容性。档案信息化的系统软件中，确保其有较高的移植性，确保现行的档案分类与管理等规定很好地适应愈来愈多的归档资料。通过提高档案信息化的工作标准，建立完善，统一的规范体系，对实现科学的档案管理信息化至关重要。

（二）资金上大力扶持，专业素养上大幅度提高

高校要强化在档案管理信息化建设上的软件和硬件设备支持，才能更好地为档案管理提供基础设施支持。在电脑系统管理层面，强化对技术人员的专业知识培训，树立其终身学习、爱岗敬业的坚定信念。将培养档案管理工作人员信息化管理工作意识、知识培训活动、信息技术操作协同起来，为工作人员合理运用信息化手段管理高校档案提供人才保障。分析档案管理人员的专业素质要求，需坚持正确的政治方向，树立正确的政治立场;档案人员要严格遵守《保密法》、《档案法》，避免将档案随意堆放;在档案行政、档案管理和利用服务等职能活动中，以积极主动，诚恳热情的服务态度，树立全心全意为人民服务的思想和良好的工作态度;树立实事求是、兢兢业业的工作作风;具备较强的业务素质，不断地努力学习，掌握新的管理技能和手段。这就要求档案工作者必须具有良好的心理素质，全心全意做好档案工作。大数据时代背景下，高校档案管理的信息化建设工作中，要求档案管理人员必须熟悉档案业务知识，确保现有档案更加规范化、标准化。根据档案类别，编写目录，分柜安放，改变以前封面标题的随意性，注重作者、时间、内容、文体四要素完备。

（三）从网络安全着手，提升档案信息安全管理力度

在大数据环境下进行信息化建设工作，要时刻保持档案机密性特点;甚至安全防护等级及其访问权限，以便用户更好地查询档案信息。此外，将大数据的建设与高校档案的规范化管理协同起来，预防网络黑客对档案信息的恶意攻击，防止病毒侵害电脑信息等。其一，明确责任，加强网络安全工作组织领导。成立网络与信息安全领导小组和网络安全应急联络小组，明确工作职责和分工，对日常网络办公、信息上传审批、办公电脑防护、存储设备使用提出明确要求，以日常防控强化网络安全管理。查漏补缺，完善并落实网络安全管理制度。定期对全体人员进行网络安全教育，对新调入、聘请人员及时进行专题网络安全教育。重新修订档案网络与信息安全应急处置预案，提高应对突发网络与信息安全事件的能力，保障数字档案馆系统网络与信息的安全。其二，结合网络安全管理现状，对本单位的相关制度进行检测评估，制订了管理办法、安全事件报告及处置管理制度，由各科室严格执行。针对因特网、政务网、局域网的网络属性及“三张网”上的信息系统的功能要求，进行防火墙、入侵防御系统、数据库审计、日志审计等安全设置和网络安全软硬件设施排查，开展软硬件专项维护，进行漏洞扫描、反病毒库更新、系统补丁修补等安全防护工作，确保各信息系统运行的网络安全。其三，密切关注网络平台，防止恶意攻击。网站、微信、APP管理人员每天定时关注网站，积极主动排查安全漏洞，采取防范计算机病毒和网络攻击、网络侵入等危害网络安全行为的技术措施。其四，重视增加投入，加强防护建设。确保网络行为管理和蓝光光盘库备份系统已正式投入运行。网络行为管理系统对网络设备运行状况、网络流量、用户行为等进行日志记录，并保存三个月等。

（四）加强意识形态领域档案管理人员的素质及意识培养

重视在意识形态领域强化对档案管理人员的专业素质和工作意识培养，将该项工作作为重要性资源信息获取的渠道加以管理，从加大资金投入，提升人员责任意识等层面整体实现对档案信息的科学化管理。在人才选聘环节，强化对人事档案管理岗位相关人员的品德建设和准入要求，确保高校档案管理人员具有高尚的品德，强烈的职业责任感、认同感和职业归属感，更能通过自身的专业素质和实践操作技能水平更好地胜任档案管理工作，全面提升档案管理工作水平。

四、结语

基于大数据技术的高校档案管理工作對高校而言至关重要，尤其需要高校强化高校档案管理。全文概述了大数据下的高校档案管理工作现状，进一步探寻了基于现状的高校档案管理工作创新路径，为后续高校的档案信息化管理提供了研究依据。

（作者单位：百色学院）