关于人力资源管理信息化的必要性分析及其优化措施探讨

钱玉竺

摘 要：当前我国企业人力资源管理普遍存在效率低下、工作流程烦琐等问题，整体人力资源管理效果不理想，这主要归因于传统的人力资源管理模式。为了解决这些问题，提升人力资源管理的效果，有必要在人力资源管理中引入信息化系统，提升人力资源管理的信息化水平。围绕这一内容进行探讨，分析人力资源管理信息化的必要性，并提出相应的优化措施。

关键词：人力资源管理;信息化;必要性;优化措施

中图分类号：F243        文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2021）01-0099-03

一、人力资源管理信息化概述

1.人力资源管理信息化的含义。人力资源管理信息化指的是借助于通信技术、网络技术、信息技术、数据库技术等进行人力资源管理信息系统的搭建，将人力资源管理有关的信息、数据等进行分享和集成，使人力资源管理工作通过信息平台得以实现的活动。可以说，人力资源管理信息化是对传统人力资源管理模式的突破，是从新技术、新手段出发对人力资源管理流程的再造，属于一种新型的人力资源管理模式。

2.人力资源管理信息化的必要性。人力资源管理信息化对于企业而言是具有重大意义的，其必要性可以总结为以下几个。

第一，有助于节约企业人力资源管理的成本。人力资源管理属于一项系统化的工作，涉及诸多方面的内容，比如招聘、培训、薪酬、考核等工作，这些工作都比较烦琐，且需要比较大的耐心，需要花费较多的时间来管理。在传统模式下，人力资源管理者在开展这些工作的时候需要花费大量时间和精力，且要对每一名员工的情况进行记录，做好备注，不仅浪费时间、精力，而且取得效果不明显。而在信息化背景下，通过进行信息化系统的引入，则能够利用系统对每一名员工的情况进行记录，或者将员工、岗位、绩效等信息录入系统中，系统会自动进行信息整合、排序，还可以对有关信息进行筛选和汇总，这就能够降低人力资源基础资料方面的处理时间，使零碎时间得到整合，从而能够降低企业的人力资源管理成本。

第二，有助于提升人力资源管理的效率。人力资源管理信息化的开展，能够使各位有关人员借助于信息系统对人员情况进行了解，领导可以在授权范围内对员工的信息进行查阅，办理员工调动、转岗等。同时，系统还能够快速对人力资源管理信息进行传递，员工及时接受公司人事变动通知，并了解公司动态，人力资源管理者能够与员工及时进行沟通与联系，并迅速对反馈信息进行搜集，及时做出处理，从而能够在很大程度上提升人力资源管理的效率。

第三，有助于促进企业综合竞争力的提升。人才是企業的核心竞争力，当前企业之间的竞争归根结底是人才的竞争，企业只有掌握高端技术人才，并对人才进行科学分配和运用，才能够实现综合竞争力的提升。而通过引入人力资源信息化系统，则能够促进企业领导对每一位员工进行深入了解，结合企业情况、员工情况对员工进行统筹分配，确保每名员工都能够在符合自身特长、兴趣爱好等的岗位上工作，从而不断提升工作积极性，为企业创造更大的价值。与此同时，通过信息化系统的构建，还能够对企业人力资源管理有关的信息进行汇总和集中，为企业领导做决策提供更有利的作用，促进企业改善或者调整管理思路，对企业管理进行优化。

二、当前企业人力资源管理信息化面临的问题

1.信息化系统的适用性较低。企业人力资源管理信息化的目的在于提升人力资源管理的效果，促进企业综合竞争力的提升，所以企业在引进信息化系统的时候要注意其适用性，要确保所引入的系统与企业发展相符合，能够切实为企业人力资源管理工作的开展提供便利。但是当前很多企业领导都一味地强调进行信息化系统的引入，却并不注重系统的适用性，虽然花费了资金来引入系统，但是并没有达到理想效果，导致资金被浪费。最为明显的体现就是，一些企业的人力资源系统功能开发不够全面，现有的功能存在浪费的情况。还有一些功能与企业人力资源部门的发展需求不相符合，难以为人力资源管理者所用。另外，还有一些企业领导对人力资源管理信息化的重视程度不够，没有看到信息化为人力资源管理带来的积极影响，不注重信息化引进方面的资金投入，也影响了该项工作的顺利开展。比如认为人力资源管理工作成效仅仅与人力资源管理者的能力有关，与信息化技术不存在直接联系等，在运行中将大部分时间、资金等都花费在招聘和业务上，不为信息化系统、设备的引入留足够多的资金，导致企业这方面的发展受到了较大的限制，亟待进行完善。

2.人力资源管理体系陈旧、落后。人力资源管理体系是人力资源工作开展的基础，在新时代背景下，企业人力资源管理的环境发生了变化，尤其是在引入信息化系统之后，企业人力资源管理更是与传统模式不同，这就要求企业领导要对人力资源管理体系进行完善和优化。然而从当前来看，很多企业依然是沿用传统的人力资源管理体系，仅仅是将传统模式下手工人力资源管理的内容放在互联网中，借助于计算机来代替手工，并没有对系统的深层次作用进行挖掘，人力资源管理信息化面临着严重的形式化现象。并且人力资源管理体系中的很多内容出现了明显的滞后性，无法适应信息化发展需求，企业人力资源管理的效果堪忧。在这方面最为明显的体现就是，企业领导在引入信息化系统之后就“撒手”不管了，由员工自主对系统进行探究，将传统的手工工作借助于计算机来体现，而所运用的人员管理体系、规章制度等还是原来的。这是当前我国很多企业普遍存在的问题，其会直接导致人力资源信息化的发展受到限制，比如原有的制度与信息系统存在较大的出入，无法为现实人力资源工作提供指引，导致人力资源管理部门人员在开展工作的时候出现效率低下、过程受阻等问题。

3.人力资源管理者综合素质亟待提升。人力资源管理者是人力资源管理工作的主体，其综合素质高低直接影响人力资源管理的效果。当前在信息化背景下，很多企业人力资源管理者明显表现出综合素质低下、技能不足的现象，无法对信息化系统的功能进行深入挖掘，没有较强的信息水平，且掌握的人力资源管理知识较少，难以适应企业的发展变化，这种现象如果无法得到改善，势必会对人力资源管理带来不利影响。另外，还有很多人力资源管理者存在专业化技能不高的现象，一些企业在招聘人力资源管理者的时候不注重考核，导致招聘进来的人员综合素质低下，是非人力资源管理专业人员，需要花费大量的时间来接受培训，或者学习人力资源管理有关的知识，影响了企业经济效益的提升。人力资源管理是一项综合性较强的工作，需要管理者掌握管理学方面的知识和技能、掌握经济学知识、心理学知识等，从多方面出发进行技能的提升，这样才能够适应企业发展。显然，当前我国很多企业人力资源管理者都不满足这些条件。

三、企业人力资源管理信息化的优化措施

1.准确定位，引入高适用性系统。企业管理者在引入信息化系统之前要对企业的现实情况进行科学分析，明确企业各部门、各个运行环节的情况，及时结合这些情况进行信息化系统的引入，且在引入系统之前要对系统做深入分析与了解，确保其与企业的发展相符合，能够对传统的人力资源管理模式进行优化。人力资源管理系统的引入需要考虑多方面内容，不能急于一时，要选好供应商，且积极与供应商或者系统开发者进行沟通，为其传递企业的有关信息，使其对企业情况更为了解，以此提升系统开发的科学性。同时，在引入系统之后，还要及时为企业员工进行宣传和普及，为其讲解系统有关的知识，使员工认识到信息化系统的优势，并及时借助于系统开展有关工作，比如进行数据上传、信息汇总等。还要根据不同员工的实际情况、岗位职责等进行权限的设置，确保每名职工都能够在自身权限内开展工作，避免出现越权行事的情况，为企业各岗位工作的顺利开展奠定良好的基础。另外，针对部分企业领导忽视企业人力资源管理信息化的情况来说，人力资源管理人员要及时为其说明信息化系统的优势，使企业领导对信息化系统有一个全面的认识，并做好系统的引入。

2.创新人力资源管理体系。在人力资源管理信息化背景下，企业必须要对传统的人力资源管理体系进行健全和优化，提升体系的科学性和实用性。一方面要结合信息化系统对人力资源管理体系进行优化，健全原有体系中缺失的内容，对体系中落后的内容进行调整;另一方面还要对员工的家庭信息、个人信息等进行详细搜集，建立多元化人力资源管理体系。比如对每一名员工的家庭信息、个人信息等都进行搜集，在系统中构建员工个人档案库，结合员工的家庭情况、个人情况等为其安排岗位。还可以借助于信息化技术对员工的个人信息进行分类，为后期员工评价提供诸多有利作用，不断提升评价的准确性。这样能够促进企业领导、人力资源管理者更好地了解每一名员工的情况，有针对性地对员工进行引导和帮助，实现员工与企业的共同发展。传统人力资源管理工作属于静态化管理，而信息化系统的引入，则使其静态化管理不断向动态化管理转变，企业人力资源管理者可以结合员工的工作情况、各项信息的汇总等对员工进行深入认识，从而对人员配备进行调整，实现各岗位人员的协调分配，推动员工最大限度地发挥自身的价值。

3.不断提升企业人力资源管理人员的综合素质与技能。在信息化系统背景下，企业领导要注重对人力资源管理者的培训与交流，及时为其培训信息化系统有关的内容，使其对系统有更为深入的认识，了解系统的功能，并实现系统的深化运用，对其功能进行挖掘。同时还要为其培训计算机技能有关的知识，使人力资源管理者有更高的信息化技能，更好地胜任现有工作。在新时代背景下，企业人力资源管理的范围不断被拓宽，人力资源管理工作的划分更加精细，可以用“海量”一词来形容人力资源管理工作，这就要求人力资源管理者要及时进行专业化知识的学习，不仅要学习管理学方面的知识，还要加强心理学、经济学等各方面知识的学习，并积累丰富的人才管理经验，这样才能够适应时代需求，实现人力资源管理工作效果的提升。另外，为了激发人力资源管理者的工作积极性，提升其学习的热情，企业领导还可以构建激励措施，定期对人力资源管理者的技能、素质等进行考核，并做出奖惩。

4.加大人力资源精细化管理的力度。当前企业的快速发展对人才的要求不断提升，在这种背景下，企业也应当加强自身建设，为员工提供更大的便捷性，在要求员工大量付出的同时也要健全自身的配套设施，从心理、思想等各个层面对员工进行疏导和教育，使员工在良好的氛围中开展工作。而要想实现这一目标，就必须要人力资源管理者付出更多的劳动，要提升人力资源管理的精细化水平。第一，要对人力资源管理部门的任务进行详细划分。比如，一些人员负责人力资源培训工作，一些人员负责招聘工作，一些人员负责绩效考核，还有一些人员负责心理疏导等工作，针对员工的各种情况设定对应的专门管理者，使其在自身的职责范围内更好地开展工作，提升工作的专业性。第二，要将人力资源管理部门与其他部门融合在一起，实现各部门的互通。人力资源管理部门属于企业中的核心部门，其与各部门之间都存在不可分割的关系，所以必须要将人力资源管理部门与其他部門联系在一起，这样才能够使其更好地对各个部门员工情况进行了解，更好地开展人力资源管理工作。第三，要加强疏导教育和管理。在传统模式下，人力资源管理部门在开展工作的过程中，往往是将招聘、培训等作为重要工作，很少会注重员工心理疏导与心理教育等，这样难以与员工进行深入沟通，无法掌握员工的实际情况，影响了人力资源效用的发挥。在新时期背景下，人力资源管理者要注重对员工进行心理疏通，了解员工最真实的需求，尽量满足员工需要，好地发挥自身的作用。第四，要做好企业内部“硬性”环境建设，为员工提供休息空间，满足员工的发展需求，使员工感受到企业内部的人性化气氛，更好地融入企业发展。

总之，在新时代背景下，企业必须要加强人力资源管理创新，积极进行信息化技术的引入，以提升人力资源管理的效果。只有适应时代的发展变化，才能够促进自身综合竞争力的提升。本文结合实际情况提出一系列企业人力资源管理信息化的措施，希望能够为相关人员提供一定的参考和借鉴。

参考文献：

[1]  高群芝.关于人力资源管理信息化的分析[J].建材发展导向（上），2016，（7）.

[2]  蒋娟.关于人力资源管理信息化的实践探索[J].人才资源开发，2016，（2）.