关于《中国档案分类法》及其在数字转型期的修订价值的思考

2021-02-22 07:47:26 北京档案 2021年1期

张琦 王英玮

摘要:《中国档案分类法》的编制目的是建立统一的档案分类检索方法,进而建立全国统一的目录中心。本文勾画档案分类问题研究理论框架和历史脉络,探索数字转型期背景下档案分类,尤其是档案内容分类的价值和意义。在以数据驱动的档案和文件管理大潮中,修订《中国档案分类法》将进一步有利于档案资源整合、数据治理,推动国家治理体系和治理能力现代化。

关键词:数字转型期 档案分类 《中国档案分类法》

纸质环境下,档案工作者把档案分类视为对档案实行科学管理和有效提供利用的重要基础性工作,认为它对档案价值的实现、作用的发挥具有决定性的影响,并且发现档案实体分类的过程经常是不可逆的,全宗理论正是为了解决综合性档案馆首层分类问题产生的,这说明档案分类是一项科学性很强的工作,离不开科学理论的指导。数字环境下,档案工作正在经历从模拟化、数字化向数据化转变的重要战略转型期,以传统载体数字化为先导,由数据驱动的档案和文件管理大潮汹涌扑来。档案工作者惊诧地发现“分类”这个老问题在新的技术环境下依然起着决定性作用。信息与原载体的可分离性使得以“内容”为中心的分类和管理工作强势崛起,分类决定着档案内容的组织形式、基本结构和利用价值,从某种意义上说,分类决定了档案的命运。

国内外档案学者非常重视档案分类研究,特别是档案内容分类问题研究,基于职能分类的档案分类理论和实践在世界范围内取得基本共识。《中国档案分类法》是我国学者在这一领域的主要研究成果,包括档案、图书、情报、文献等不同领域的分类专家共同勾画了档案分类问题研究的理论框架和历史脉络。本文将沿着这条轨迹,重温档案分类理论发展与演变的历程,探寻其中的历史变化规律和现实指导意义。《中国档案分类法》的编制距今已40余年,有必要就其背景、内容、历史意义等有关情况做一说明。

一、《中国档案分类法》编制过程和历史意义

20世纪80年代初,随着“科学技术是第一生产力”和“实践是检验真理的唯一标准”的冲锋号,我国社会主义现代化建设掀起了全面改革开放的大潮,实践的蓬勃发展迫切要求理论建设的创新。电子计算机的推广和应用使我国各个领域、各项事业都发生了深刻变化,科学化、规范化、标准化等现代化管理要求逐渐深入人心。就档案领域而言,计算机检索在我国档案工作现代化管理进程中具有特别重要的现实意义,它不仅是当时的尖端技术,而且具有推动和改革档案基础工作的动力作用。实现档案工作现代化的重要前提是实现全国统一的档案工作标准化和规范化。

作为全国档案事业和档案工作领导机关,国家档案局从现代化管理需求和我國档案工作实际出发,既要充分运用计算机存储、检索、显示、传递等先进技术,又要看到手工操作在相当长的一段时期不可能根本改变,因此,把手工操作和自动化管理有机结合起来是标准化工作的出发点和落脚点。通过分析由手工操作向自动化管理过渡的具体要求,国家档案局集中主要力量,重点研究制定三个方面的国家标准,分别是档案工作名词术语标准,档案著录规则,档案分类法、主题法标引的标准。著录和标引是具有档案特色、专业性较强的基础工作,率先在这个领域实现标准化和规范化,有利于全面提升档案工作效率,建立全国统一的目录中心,充分实现档案资源开放和共享。

1983年12月,国家档案局决定编制《中国档案分类法》,成立起草小组并在全国文献工作标准化技术委员会立项。第一版经全国文献工作标准化技术委员会第五分会审查后,由国家档案局于1988年5月正式颁发,在全国试行。第二版修订工作自1995年开始,于1999年出版,前后历时近20年。国家档案局在《关于颁布〈中国档案分类法〉的通知》(国档发〔1988〕号)中请中央各专业主管机关按照《中国档案分类法》指导思想、编制原则及其体系结构,组织人力编制适用于本行业的档案分类表,气象科技、医药卫生、环境保护、石油工业、标准计量、金融等50余个专业分表或者公开出版,或者以专业标准的形式由有关部委颁布实施。1984年,为了检验《中国档案分类法》实用性,国家档案局统一部署,到各地开展了档案试点工作。四川省档案馆、武汉市档案馆、辽宁省阜新市和阜新县档案馆、浙江省绍兴县档案馆、广东省顺德县档案馆以及北京朝阳区档案馆等试点单位按照《档案著录规则》《中国档案分类法》对档案进行著录和分类标引,总体上所分档案能够归入相关类目中,验证了基本大类设置、类目名称选用的概括性和包容性,但也不同程度上存在分类标引人员对类目不熟悉、不理解造成的分类困难。上述省、市、县档案馆分类试点工作主要通过著录卡片形式展开,当时国家档案局对由手工检索向计算机检索过渡的形势判断是准确的。

《中国档案分类法》的历史意义还在于它掀起了档案分类研究的热潮,推动档案分类研究向纵深领域发展,这一时期的研究成果基本上构建了我国档案分类问题研究的基本框架和理论基础。在编制过程中,国家档案局组织了多达800位专家的浩大阵容编审队伍。1984年至1996年全国档案刊物发表了550余篇档案分类相关文章。中国人民大学档案学院邓绍兴教授提出创建“档案分类学”,并在《档案分类法理论研究的现状与展望》一文中梳理了档案分类研究的10个问题,分别是:(1)档案分类法的历史;(2)档案分类的概念、类型及其特点;(3)档案分类法的分类标准;(4)档案分类的基本原则;(5)《中国档案分类法》的名称;(6)档案分类法与图书分类法的异同;(7)档案实体分类与档案目录信息分类的异同;(8)《中国档案分类法》详表的编制;(9)档案分类表在建立目录中心中的作用;(10)档案分类法的发展趋势。其中第2、5、6、7个问题是这一时期理论研讨的要害之地,第5个问题具有典型性,它是第2、6、7个问题的集中表现。

以《中国档案分类法》为代表的档案检索分类研究如火如荼进行的时候,这一时期也出现了档案内容分类试图“一统天下”,弱化、淡化甚至否定档案实体分类的错误趋势。中国人民大学档案学院和宝荣教授认为当时对什么是“档案分类”,什么是“档案分类法”,档案实体分类和内容分类能否统一等基本认识上出现了偏差。他提出“档案分类是一系统工程”,共包含档案种类划分、档案实体分类、档案内容分类三种不同的体系,各自有不同的功能,既相互区别又相互联系。问题的产生不是偶然的,它与图书分类方法的引进有一定的关系。和宝荣提出了档案学研究的继承性与创新性问题,他在多篇文章中反复强调在学习借鉴图书、情报等相邻学科领域的先进经验过程中,应该改变不符合实际或不够准确的东西,但不应轻易抛弃通用的、实践并未证明是不正确的东西,“任何一门独立的学科,都有自己特定的研究对象、专门的概念体系、特有的理论原则和方法”“如果不注意保持和发展档案学特色,缺乏必要的理论和概念的稳定性,轻率地见异思迁,不利于档案学和档案工作的发展”。在人云亦云的喧闹尘嚣中,和宝荣冷静自持,对把握档案分类研究方向起到了“中流砥柱”的作用。在立足专业优势、保持专业特色思想指引下,冯惠玲、何嘉荪随后发表了关于全宗理论的系列文章,掀起了全宗的概念、全宗的本质、主客体全宗划分有无必要等理论探讨热潮,构建了档案分类,特别是档案实体分类的理论基础。

二、《中国档案分类法》理论基础和基本内容

《中国档案分类法》的编制目的是建立统一的档案分类检索方法,为建立全国统一的目录和咨询中心打下基础。严格意义上说,《中国档案分类法》是一种档案检索语言,主要适用于档案内容分类,不能与抽象意义上的“档案分类”这一统称画等号。这也是许多学者建议在名称中补充“检索”或“目录信息”等词的原因,因为档案分类与图书分类不同,其实体分类与内容分类具有不一致性。照搬《中国图书分类法》命名规则,容易导致实际工作部门误认为可以用《中国档案分类法》进行实体分类或排架分类。由于《中国档案分类法》分类体系打破了“全宗”界限,以此为标准进行首层分类,将破坏档案的有机整体性,把“档案”分成“非档案”。

档案分类的基本原则是思想性、科学性和实用性,其中思想性是指导思想,科学性是分类依据,实用性是目标要求。思想性主要解决政治方向问题。《中国档案分类法》以马列主义、毛泽东思想为指导,分类体系的确立、类目的设置和序列的先后,都力求能充分反映我国档案的特点,适应我国社会主义各项事业广泛利用档案的需要。科学性主要解决分类基础问题,要能够反映档案的本质属性和形成的客观规律。档案是人类社会实践活动的原始记录,原始记录性是档案的本质属性。因此,档案分类不以科学分类为基础,也不以國家职能分工为基础,而是以人类社会实践活动分工为基础。《中国档案分类法》分类体系是以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础,并紧密结合档案记述和反映的事物属性关系,采取从总到分,从一般到具体的逻辑体系。实用性主要解决实际应用问题。《中国档案分类法》用于指导各级各类档案馆(室)类分档案、组织检索工具和查找利用档案。实用性很大程度上取决于科学性,如果档案分类指导思想明确,分类科学,分类体系能充分反映我国档案的特点和客观性,并适合社会广泛利用档案的需要,就必然是方便、适用的。所以,思想性、科学性和实用性基本原则是一致的。

《中国档案分类法》体系结构是“一法四表”,“一法”指《中国档案分类法》,“四表”分别是《中华人民共和国档案分类表》《新民主主义档案分类表》《民国档案分类表》和《清代档案分类表》,以满足不同历史时期档案分类的需要。其中,《中华人民共和国档案分类表》是分类法的主体,按照我国实际共设置了19个基本大类,分别是:A中国共产党党务,B国家政务总类,C政法,D军事,E外交,F政协、民主党派、群众团体,G文化、教育、卫生、体育,H科学研究,J计划、经济管理,K财政、金融、保险、审计,L商业、旅游业、服务业,M农、林、牧、渔业,N工业,P交通,Q邮电通信,R城乡建设、建筑业,S环境保护,T海洋、气象、地震、测绘,U标准、计量、专利。每一基本大类下,视需要分设了若干属类,一般设立四级类目,有的设立了五级类目,个别的只设立了三级类目。国家档案局在确定编制《中国档案分类法》的同时,也启动了《档案分类标引规则》的编制工作,对分类标引的程序与方式、规则和方法、标引人员的素质以及标引工作的组织管理都进行了规范,标志着我国档案分类标引工作迈上了一个新台阶,为提高档案检索效果打下了坚实的基础。

《中国档案分类法》提出了一些重要观点和论述。第一,有无必要编写独立的档案分类法。有的学者从图书与档案共同研究对象——知识出发,提出知识具有不同层次,不同层次的知识具有不同属性,论证了辅助分类标准——“社会实践活动所记述和反映的事物属性”的合理性,但无法论证主要分类标准——“国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工”的合理性。《中国档案分类法》编委会从社会实践活动出发,提出人类社会实践活动是按照职能分工形式进行的,职能分工是由档案本质属性决定的。

第二,《中国档案分类法》是否适用于实体分类。编制说明中指出,某些专业档案可以用本分类法进行档案实体的分类整理和排架,组织馆藏。这里的专业档案主要指科技档案。《中国档案分类法》起草初期曾组织了两个小组,分别起草文书档案分类和科技档案分类,在起草过程中发现二者互相交叉,难以截然分开,为此专门召开会议,深入研讨这个问题,然后决定编制统一的档案分类法,并向国家档案局和国家标准局做了汇报。和宝荣认为如果少数科技档案适用《中国档案分类法》,没有必要就整个文件去说可以用它分类,以免有些单位“认为必要”用该表去分类整理普通档案;如果多数科技档案适用该表,应该单独编制科技档案分类表,以免与普通档案互相牵扯。

第三,档案分类的发展趋势。档案分类整体上呈现一体化趋势,包括“分类-主题”一体化和“体系-组配”一体化。20世纪八九十年代我国先后颁布了《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》这两部行业标准,并探索将两种性质、功能不同的检索语言合二为一,以达到“一次查表,一次标引,双重效果”,节省人力物力,提高工作效率。王英玮认为两者都以档案内容为对象,基本单元“类目”和“主题词”之间没有本质区别,原理上的一致性是实现分类主题一体化的理论基础。在不触动基本结构基础上,有的以分类表为主体,有的以主题词表为主体,都可以将两种检索语言改造成一种分类主题一体化的检索语言。档案分类受到文献分类发展趋势影响,逐渐从类目单线排列起来的体系分类法,发展到按照表征一类事物某一方面属性的分面组配法。分面组配法比体系分类法可以容纳更多的事物属性,提供了更多样的检索途径,但许多“面”之间没有主次之分,也由此造成了分类的自由度过大,带来了很大的人为性。于是一些文献分类学家提出将两种方法组合起来使用,即“分面组配—体系分类法”或“体系—分面组配分类法”,名称在前的为主干,在后的为辅助标准。无论是“分类-主题”一体化还是“体系-组配”一体化,说明档案分类方案的编制不可能使用单一的分类方法。

三、《中国档案分类法》修订价值和现实意义

《中国档案分类法》的编制目的在于建立全国统一的目录中心。其“一法四表”中的《清代档案分类表》《民国档案分类表》和《新民主主义档案分类表》对加强和完善相关目录中心至今仍发挥着指导作用。2002年发布的《全国档案信息化建设纲要》第6条提出“进一步加强档案目录中心作用。进一步完善明清、民国和革命历史档案资料三个目录中心的建设。鼓励各地区国家综合档案馆建立区域性档案文献机读目录中心,推进档案信息资源共享”。“十三五”时期明清、民国、革命历史3个全国档案目录中心已分别接收各地文件级目录17万条、1042万条、54万条,为在全国范围内实现档案资源馆际共享创造了条件。

新科技革命对我国档案事业和工作带来深刻复杂变化,当前和今后一个时期,档案管理工作正处于重要的数字转型期。数字转型期第一阶段表现为传统载体数字化,我国各级各类档案馆(室)在过去近20年里积极推动此项工作,在妥善保管档案原件基础上,将数字化成果作为档案馆(室)开放共享和开发利用的宝贵资源。数字转型期第二阶段表现为数字化到数据化的转向,这是数字档案馆(室)建设发展的必然方向。自2021年1月1日起实施的《中华人民共和国档案法》第41条指出“国家推进档案信息资源共享服务平台建设,推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用”。档案信息资源共享服务平台建设的前提是有统一的资源描述、组织和分类标准,只有这样才有可能使档案数字资源“流动”起来,实现跨区域、跨部门、跨平台的开放和共享。由此可见,《中国档案分类法》是全国档案资源目录数据统一平台建设的基础,修订《中国档案分类法》是一项不可或缺的长期性、基础性和系统性工作。

1.有利于统一平台中不同颗粒度档案分类对象的整合和集成。研究并解决档案分类问题,对于处于数字转型期的档案信息化具有直接支持作用,对于不同颗粒度的档案管理对象编码、分类、导航、检索、利用具有重要意义,对于相关软件开发和系统建设具有支撑作用。新技术的开发和利用使得档案管理对象的颗粒度不断“下沉”,从档案、文件到信息、数据,实现了档案内容“数据-信息-知识-智能-智慧”全链条管理。档案内容管理模型也得以从原来基于过程、基于控制发展到基于对象的管理模型,真正实现了内容的“精細粒度”管理。钱毅基于技术环境变迁提出了“三态两化”学术观点,“三态”指三种技术环境,分别是模拟态、数字态和数据态;“两化”指技术转型,分别是从模拟态到数字态的“数字化”和从数字化到数据态的“数据化”。“三态”管理对象的核心差异在于信号性质与内容语义是否具有连续性。模拟态文档信号连续,语义也连续;数字态文档仅作为“容器”,不同颗粒度的信息记录虽然信号离散,但仍具有语义连续性;数据态对象多数是以数据驱动类系统产生的面向机器处理的各类形式的数据及其集合,在信号上和语义上都呈现出离散的特点。无论是文档、信息还是数据,其价值实现的前提是有序化和标准化,分类将上述不同内容组件有效组织起来,贴上“标签”,重新目的化,从而被发现、被检索,进而被开发利用。数字环境下,《中国档案分类法》也将被“内置”入相关软件和系统中,成为不可或缺的文件和档案管理工具。科学、稳定的分类方案可以与归档范围、保管期限表、处置规范以及元数据方案进行挂接,便于资源的自动化处理。

2.有利于不同平台中档案数据互联互通,实现数据治理和安全。2020年7月3日公布的《中华人民共和国数据安全法(草案)》将“数据”定义为“任何以电子或者非电子形式对信息的记录”,将“数据活动”定义为“数据的收集、存储、加工、使用、提供、交易、公开等行为”。众所周知,档案的属概念是“原始记录”,本质属性是“原始记录性”,与上述数据定义相比,内涵大外延小,“原始性”是档案数据与一般性数据的根本区别。档案传统整理工作有“六环节”(收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用)或“八环节”(新增检索和编研)之分,档案数据如果想如一般性数据那样,实现“资源—资产—资本”价值链跃升,也亟须破解“交易”这项新课题。数据是新的生产要素,建立数据要素市场的前提是实现数据开放共享,实现数据开放共享的前提是实现数据交易,实现数据交易的前提是建立权属明确、边界明晰的数据产权制度。当前,档案由数字化向数据化转型迫切需要解决的一个问题就是要实现档案部门之间的互联互通,以及档案部门与其他部门之间的互联互通,逐步实现由政务信息的互通到业务数据的互通再到档案数据的互通,最终实现对包括政务信息、业务数据等在内的各类电子文件的在线归档、在线移交与接收,彻底打破档案部门“信息孤岛”的状态。只有实现了档案数据的“聚”“通”“用”,使档案数据自由、安全地流动起来,才能从根本上实现档案数据治理和数据安全,最大程度地挖掘和释放档案数据价值。“信息孤岛”不能保证信息的“安全”,信息的“分类”才能保证信息的有序共享、分级保护。《中国档案分类法》是确保档案内容信息从无序到有序的根本保障。

3.有利于从资源层面推进国家治理体系与治理能力现代化建设。习近平总书记指出,国家治理体系和治理能力是一个国家制度和制度执行能力的集中体现。档案工作适应国家治理体系和治理能力现代化要求,其中一个重要方面就是加强档案分类体系和分类能力建设。档案分类体系和分类能力是档案管理制度和制度执行能力的集中体现。档案分类体系是由国家档案局领导下的档案学者、分类专家、文件管理人员、技术开发人员等主体力量广泛参与的,具有民主协商、社会协同、公众参与、法治保障、科技支撑的治理体系。档案分类能力是一整套紧密相连、相互协调的制度建设和执行的能力,既包括以纸质载体为主、以数字化为主和以数据驱动为主的不同管理环境,又包括分类工作体制机制、法律法规、标准规范等不同层面,既包括分类理论与实践、分类技术与方法等不同领域,又包括著录、标引、组织、检索、开发利用、安全保护等不同内容。构建科学、规范的档案分类体系和分类能力,才有望在资源层面打破瓶颈和障碍,推进国家治理体系与治理能力现代化建设。加强档案分类体系和分类能力建设是一个系统工程,系统观念是分类思想和工作方法的基础。面对深刻复杂的变化和错综复杂的矛盾,必须系统谋划和协调推动档案工作科学化、规范化、标准化建设。中国特色社会主义档案分类体系应该是一个定位准确、边界清晰、功能互补、统一衔接的分类体系,在宏观方面要能够支撑大型数据库建设,提升大数据等现代技术手段辅助治理能力,在微观方面要能够通过技术赋能支持资源下沉,构建网格化管理、精细化服务、信息化支撑、开放共享的集成管理服务平台。

修订《中国档案分类法》既是数字转型期提出的严峻挑战,也是社会实践发展的客观要求。在我国研究档案分类问题,必须立足我国国情和实际,构建具有中国特色的社会主义档案分类体系。《中国档案分类法》是在我国改革开放建设初期社会实践活动基础上形成的,“一表四法”体系结构和19个基本大类设置对指导当时的信息分类和目录中心建设具有开创性意义。修订后的《中国档案分类法》指导思想将扩充为马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想,其体系结构和基本大类设置要能够准确反映党的基本理论、基本路线和基本方略,反映“五位一体”总体布局和“四个全面”战略布局,反映新发展理念和新发展格局内涵,反映国家治理体系和治理能力现代化要求。目前,我国发展进入了新时代,在“两个一百年”历史交汇点上,在制定全国档案事业发展“十四五”规划并结合2035年远景目标背景下,修订《中国档案分类法》无疑具有重大的历史意义。

参考文献:

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作者单位:中国人民大学信息资源管理学院