大数据环境下行政事业单位电子档案管理研究

梁海云

（中共佛山市直属机关工作委员会，广东佛山528000）

不管行政单位还是事业单位，做好人事、财务、历史、综合档案信息管理工作，方便有关人员随时查阅，这是许多单位共有的基础信息管理工作，不但对于员工查阅相关信息、单位领导开展相关工作，甚至对于相关部门、社会服务等方面，也是一项不可或缺的工作［1］。而电子技术成为新时代信息档案管理的普遍选择，以计算机为中介，以文字、声像为表现形式的电子档案，越来越成为新时代档案工作的重要内容。那么，如何更好地发挥电子档案的优势，提升电子档案工作的管理质量，最大限度地增长电子档案的价值，值得每一位档案工作者认真探讨和深思。

1 大数据环境下档案电子化管理的必要性

大数据时代首先是一个信息社会相当发达的时代，电脑、手机业已成为人们工作、生活中不可或缺的基本工具；其次是云计算、云共享飞速发展，人们的生活方式与工作方式因此发生了巨大变化。在这种背景下，加强和升级电子档案工作势在必然。

以往纯纸质档案管理工作，虽然在特定历史时期曾经发挥了相当大的作用，但需要依赖很高质量的专业档案存放室，管理者须具备很高的存放水平与管理水平。而各种档案的无序集中堆放，无疑会增加资料查询的巨大不便，容易产生查找困难、保存不完整、共享程度不高等问题，以及衍生出来的信息不对称、操作作假等不良现象，加上资料储存、传递中衍生出很强的人为干扰因素，复印或打印资料的油墨褪色，存放条件简陋，纸质资料受到人为的或非人为的磨损侵蚀，导致档案信息失真问题；……