建立、落实档案工作责任制

管先海 李兴利

李兴利（焦作市档案馆）：新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称新修订《档案法》）于2021年1月1日起正式施行。新修订《档案法》第十二条提出：“按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度”。以“法”的形式和“法”的内容提出“建立档案工作责任制”，意义非凡。本期沙龙，请各位同行结合实际，谈谈新时代应该建立哪些档案工作责任制，怎样才能落实好档案工作责任制。

孙大东（郑州大学信息管理学院）：落实好档案工作责任制的前提是有完善齐备、实施性强、合理科学的档案工作责任制度可参考。建立档案工作责任制应从三个方面着手。一是合理部门分工、细化岗位责任。按照应有岗位和部门，在相应的制度条例中明确不同部门、不同岗位人员的基本职责、工作范围、拥有权限以及与其他部门与人员的协作关系等，厘清责任边界，把责任落实到个人，把“谁主管、谁负责”的原则贯彻到底。二是明确责任指标、做好硬性要求。档案工作责任制的硬性指标不明是其難以落实的一个重要原因，在建立相关制度时应对相关人员的工作职责与工作成效做出硬性规定，避免相关人员对不知该不该做、做什么、做到什么程度、达到什么效果认知不清。三是完善考核机制、强化监督检查。档案工作责任制应包含明确的监督检查机制，谁监督、监督什么、如何监督都要有明确规定;同时应把考核工作落到实处，奖惩分明，让认真履责的人员有更高的积极性，督促散漫拖沓的人员完成使命，真正促进档案工作责任制科学合理，贯彻落实。

南燚（安阳市社会福利院）：以“法”的形式来谈档案工作责任制，不管是防微杜渐也好，还是亡羊补牢也罢，“建立档案工作责任制”总归能以“法”的形式和“法”的内容来提出，是将档案工作责任制提高到了法律层面，是对档案部门提出了更高层次的要求。既然谈到档案工作职责，肯定要以尽职履责为目标，以杜绝庸政懒政怠政为重点，以监督巡查为措施，细化到每个部门每个岗位，将平时考核与年终目标考核纳入到档案工作责任制中，不达标者罚，达标者奖，以奖优惩殆来落实档案工作责任制，“法治”才更容易贯彻落实。值得一提的是，修订和完善档案工作责任制都要注意两点：一要禁止法无禁止即可为，二要强调法无授权不可为。

王旭（湖北民族大学档案馆）：新修订《档案法》，将档案工作责任制首次写入档案法律文本，充分彰显了建立档案工作责任制的重要性。那么档案工作责任制包含哪些内容？在实践中究竟如何运用呢？宏观来讲，无论是行政管理还是业务建设，先应确定机构、部门、人员职责。微观讲，要明确管理尺度和专业技术标准。档案管理工作，既是一项涉及方方面面的管理工作，也是一项具体的事务性工作。管理性决定其广度，事务性决定其深度与细度。事实表明，档案工作责任制，不仅需要各行政管理部门尽快出台符合法治精神的制度，而且需要社会各层次人员明确认识其岗位职责，并在法治框架内正确履责。要坚决反对以签署工作责任制形式搞形式主义。档案法是宏观的、基本的，具体配套法规应及时出台，各部门之间的法律法规要互相支撑，相应工作岗位上的人员担负其应履职责，档案工作责任制才会产生应有作用。

丁晓琴（洛阳市档案馆）：新修订《档案法》规定建立档案工作责任制的单位范围很广，我个人对于如何建立档案工作责任制有以下几点看法：第一，档案工作责任制必须符合单位实际情况。每个单位设立部门不同，工作流程不相同，人员组成不相同，不能盲目照抄照搬其他单位档案工作责任制，一定要从本单位实际情况出发，制定出符合本单位特点的档案工作责任制。第二，明确档案工作牵头部门和具体责任人，建立工作协调机制。根据产生档案的特点，明确档案工作牵头部门和具体责任人，大部分机关和事业单位档案工作一般由办公室牵头，综合档案室设在办公室，办公室至少指定一名专职或兼职档案员。档案工作几乎涉及所有部门，一定要建立一个内部议事协调机构，设在档案工作牵头部门，协调处理跨部门的档案问题和日常事务性工作。第三，要明确档案收集、整理、保管、利用基本原则和责任人。档案工作责任制要具体，具有可操作性，这些档案工作基本环节都是不可缺少的。注意档案的完整性，除了传统的文书档案，注意收集科技档案、声像档案、专门档案和单位的重大活动档案，注意电子文件归档，例如单位网站、微信公众号、微博、单位负责管理的平台等都要纳入归档范围。最后，明确考核奖惩机制。把档案工作责任制纳入单位目标任务体系内，每年进行考核，完成任务出色的要奖励，未完成任务要处罚，不能完成和没完成一个样，更不能无所谓，实行一票否决制，未完成档案工作责任制，取消评先资格，没有客观原因拒不完成的，取消年终奖发放资格，奖惩措施要有较强的实用性和可操作性。

余厚洪（浙江丽水学院）：责任，不是别人要求你做什么，而是自己明白需要做什么。档案工作责任制，是对档案部门和档案工作者所需有的责任意识的强化。以“法”的形式和内容，要求建立、落实档案工作责任制，越发充分地说明了责任制的重大性。如果说，责任的弱化和缺失可能导致事业的危机和隐患，那么，在当下，最为重中之重的是，依法办事，真正把责任放在心上，保守档案秘密，加强档案利用，以雷厉风行的作风，及时解决档案工作中存在的问题。唯有将工作中的问题切实予以有效解决，才能显示出责任与担当。当然，特别应强调的是，责任不在于一时，而在于长远，绝不可仅在眼前，而应常抓不懈。把责任细化，把任务压实，奋发有为，创先争优，开创档案工作新局面。

郭东升（临清市档案馆）：应该建立哪些档案工作责任制呢？我以为，首先，应该建立领导层的责任制。应该把责任制首先列入机关、团体、企业事业单位和其他组织主要负责人的岗位责任之中。其次，分管负责人要有一项专门的档案责任条款。要列明其应负的责任。比如，档案制度、规范审核把关责任;档案规划、计划审核落实奖励问责责任;档案人财物审批协调责任等。第三，建立单位档案主要负责人的责任制，首先要负责制定单位档案工作年度及任内工作规划目标。要有完成目标的具体举措，要有完成目标任务的奖励与完不成目标任务的惩罚内容;要列出其对上级负责与争取，对外协调与争取的责任;要列出对下支持协调监督调度奖惩落实的责任。第四，建立单位档案各分管负责人的责任制。分管总和不漏项，各分管范围具体，具体到每一项业务、每一个人、每一个岗位。要有一项业务、每一个人、每一个岗位监督检查指导的时间要求和对发现问题处理预案。也要有执行不力惩戒的内容。最后，建立一般业务工作人员的责任制。除责任任务具体外，一定要有工作完成情况每日一结，每一任务完成立即总结报告的内容。

程媛媛（焦作市档案馆）：我认为落实档案工作责任制，要从“明责、知责、担责”三个维度加以重视。一要明责，解决好“档案工作责任都有什么内容”的问题。要贯彻落实《档案法》《机关档案管理办法》等法律法规和规章制度，从政治站位上、从依法履职上，规纳梳理各级各类从档人员在档案工作中所承担的任务、所肩负的责任。通过明责来推动各类从档人员自觉当好档案工作建设的领导者、执行者和推动者。二要知责，解决好“我的档案责任是什么”的问题。落实档案责任制，确保各责任主体主动作为、各司其职，是深入推进落实档案工作责任制的当务之急。知责可以包括三个方面：一是应当明确各单位各部门档案主体的责任内容来知责;二要通过加大法律法规的学习宣传教育来知责;三是通过明确任务分工知责。三要担责，解决好“档案工作我负责”的问题。要树立“从档有责、从档尽责”的担当意识，坚持做到“讲档案工作时，先问问自己是否对档案责任搞清弄懂了;提档案要求时，先问问自己在落实档案责任上是否做到了以身作则;抓档案規范时，先问问自己是否明责尽责了;追究工作责任时，先问问自己是否也有责任”。以高度的政治责任感，切实履行好各级涉档人员的守档责任，以“规范实施档案工作责任体系考核”倒逼各级涉档人员勇担责、敢担责、尽守责。

梁艳丽（新乡市档案馆）：结合新乡市档案馆2007—2017年档案资料利用统计情况，我从利用时间、查阅帮扶、服务效能、管理水平四个方面谈谈档案利用工作责任制的建立问题。首先，要明确并公布接待利用时间，依法保障查阅者的利益。新乡市档案馆接待利用时间与工作时间一致，并在单位门口挂牌标示。除此之外，相关接待利用注意事项通过报纸、网站、微信公众号等渠道对外发布。不容忽视的是，工作日定期的单位集体活动时段，单位临时性、紧急性工作安排时段，接待利用是暂停的。建议档案馆参照博物馆、图书馆的接待利用方法，细化接待利用时间的标引：一是注明正常接待利用时段;二是标示经常性的集体活动如每周固定的集体学习暂不开展接待利用时段;三是及时发布临时性暂停接待利用时段。对于急需查阅档案且前来查阅时间在后两种时段的查阅者，档案馆可通过印制紧急查阅档案卡或通过微信扫一扫填写相关信息，建立并畅通不见面沟通渠道，及时了解查阅需求并尽快回复。其次，对现场查阅但未查到人群要做好解释及帮助工作。客观上，受档案移交进馆时间、范围、完整性等因素影响，主观上，受接待利用人员业务水平、对馆藏了解程度、责任心等因素影响，任何一个档案馆的查到率都不可能是百分之百。当查阅者因查不到档案产生不解或者有其他情绪时，接待者应及时做好解释工作，并根据工作经验提供其他查找线索、途径，为利用者提供力所能及的帮助。最后，优化对教师、学生等学术利用群体的查阅服务。相对于知青、招工、婚姻等已数字化且查找指向单一、明确的档案利用而言，学术利用研究需查找档案资料内容更具有专题性，相关文件、资料更分散。有没有，有多少，在哪里，怎么看，是否能用上，能用上多少，对相关研究的支撑性如何等在一开始都不得而知。相应的，如果以个人简单利用的查阅服务来对待学术利用群体，其效果可想而知。最后，查阅过程中发现问题应建立科室协调机制。查阅过程中发现扫描不完整、扫描件清晰度不够、漏扫、档案实体损伤等情况应及时记录、汇报，并建立科室协调机制，查漏补缺，提升档案馆整体管理水平。

王培正（河南省档案馆）：就档案的接收征集工作建立和落实责任制，我有以下建议：一是责任划分要因人而异、因地制宜。在实际中，要坚持接收与征集并重，接收是依法依规进行的，有国家标准和要求，业务性比较强;而征集是面向社会的公开活动，要依靠公众的参与和支持，灵活性较大。因此，对于不同的岗位，应结合实际，明确不同主体、不同内容的责任，不能搞“一刀切”。二是责任落实要抓细抓常、注重实效。一项工作任务能否得到很好地落实，关键取决于领导力和执行力。比如，在今年的疫情防控档案征集工作中，仅仅依靠在媒体上发布公告，通过捐赠方式所收集到的档案微乎其微，因此改变思路，主动搜索线索，主动沟通联络，建立征集台账，明确目标任务。正是因为责任到人，措施到位，才取得丰硕的征集成果。三是要建章立制，配套相应的政策和机制。在工作中，除了奖优罚劣之外，更重要的是要建立健全好的政策和激励机制，以便及时扫除工作中的障碍，解决干事创业中的实际问题。比如，在原来的重大活动档案工作中，一直存在参与不充分、沟通不顺畅、收集效果差等问题，在河南省档案馆的积极协调下，以河南省委办公厅名义出台了《河南省重大活动档案管理办法》，对重大活动的范围进行了界定，对重大活动档案的归档与整理、移交与处置、利用与服务进行了规范，对奖惩与处罚进行了明确，使重大活动档案工作有了载体和抓手，进入到良性循环的轨道。同时，在征集工作中，除了社会组织或个人无偿捐赠之外，我们还需进一步建立激励机制，特别是要探索建立征购和奖励机制，只有这样，才能更好地把档案征集的职责落实到位。

李宗富（郑州大学信息管理学院）：我认为，档案工作责任制度建设工作应注意以下三点：一是要全面、系统梳理现有各种档案工作责任制度，切忌全部推倒，从零开始、从头再来重新构建一套新的责任制度体系。一方面要在短时间内构建出一套较为科学合理可行且相互协同发展的完整的档案工作责任制度规范体系既不现实也不可能，另一方面完全新建也不利于相关档案工作责任制度的连续和继承。因此就需要对现有各种档案工作责任制度进行全面系统梳理，然后在全面深刻客观总结当前档案工作实践的基础上，根据档案工作未来发展趋势和国家提出的档案事业发展目标、任务和要求等，尽快修改补充完善原有档案工作责任制度体系，使之更加符合并满足当前及未来发展之需求。二是要尝试建立档案工作岗位责任清单制度，根据档案工作岗位定岗、定编、定职、定责、定人。在科学核定每一个岗位的职能、目标、任务、权限及其标准、规范、要求等基础上，建立档案工作岗位事务和责任清单。用制度规范岗位，用标准考核职责。通过对岗位负责，进而对工作负责。三是要加快观念、理念、实践创新。当前档案事业发展面临的环境日趋复杂、社会各界需求和要求不断提高、各种新技术应用挑战日益严峻等，就需要不断解放思想，加快观念理念转变，努力破除档案事业发展过程中的各种瓶颈和壁垒，最大程度地解放档案工作者和档案事业发展能力，通过制度创新为档案工作和事业发展提供强有力的制度保障，最终通过档案之制推动档案之治。

黃琥（中原油田分公司档案管理中心）：一套成熟、切合实际的岗位工作责任制，可以较好地回答“我是谁、我在哪、我要干什么”的问题。应当如何建立档案工作责任制？一是岗位责任从领导抓起。档案工作能不能让领导想起来，一方面要大力宣传档案法，让档案意识深入人心，树立档案工作责任重大、使命光荣的思想理念，让领导们觉得档案工作不可或缺，分工能想到，担责有内容。二是档案部门的同志要努力践行“有为才有位”，关键时刻干得出样子，拿得出“真金白银”。例如，在突发重大事件面前，能通过整合档案资源总结出前人科学的决策，给今人以借鉴;在重大节庆期间展出宝贵史料，让民众不忘历史，催人奋进;在老百姓费尽心力维护自身权益的时候，一卷档案定乾坤、胜千言等等，增加档案工作在领导心目中的分量和价值。有了专门分管档案工作的领导，并制定出相应的岗位责任制，具体工作人员腰杆就能挺得更直，说话更有底气，档案工作的发展壮大才有了坚实基础。二是内容宜实不宜虚。责任不是一句空话，它重如千钧。以企业为例，分管档案工作的局领导的职责是什么，主管档案工作的处领导的职责是什么，专职档案员的职责是什么，兼职档案员的职责是什么，档案馆（室）的职责又是什么，要条分缕析，每一个人、每个部门（单位）都知道自己要做什么，要达到怎样的目标。人人肩上有重担，责任就是实实在在的。也不会出现因人设岗的现象，无论什么人从事档案管理，认真阅读岗位责任制，就知道自己的使命所在。三是标准宜高不宜低。购车还有高配和标配予以区分，岗位工作责任制是不是也可以适当拔高？以往档案人员的岗位责任，多聚焦于收集、整理、保管、借阅、统计等重复性、体力性工作环节，新档案法的出台，对档案人员提出更高的要求，岗位工作责任制是不是也要水涨船高，向着更高的目标迈进？例如，档案的封闭期限由30年降至25年，以往各地档案部门鲜少开展的档案鉴定工作怎么实施，怎样让档案在方便百姓的同时，兼顾保护国家和企业的秘密？实现档案数字资源跨区域、跨部门共享利用，档案部门怎样持续推进档案信息化建设，打造档案信息查询的民心工程？这些内容是不是要充实到档案人员的工作职责中去？这些工作需要分（主）管档案工作的领导有思路、有规划、有魄力、有打造新时代档案工作者新形象的远见卓识，更需要广大专兼职档案员提升素质、开动脑筋、敢于攻坚啃硬，以新修订《档案法》为指引，干出样子，亮出牌子，打响知名度，破除部分人员心目中档案工作技术含量低、人人都能干的刻板印象。四是监督考核必不可少。石油企业流行一句话，“井无压力不出油，人无压力轻飘飘”。监督考核机制就是档案人无形的压力。新修订《档案法》第六章“监督检查”共有六条内容，第一条就要检查档案工作责任制和管理制度落实情况。档案工作责任制就是档案管理的基础，说得再动听，喊得再响亮，不如责任落实到岗，工作执行到位。

注：本文系根据“档案专题沙龙微信群”中的跟帖发言整理，观点仅供有兴趣者作进一步研究参考。

（作者单位：管先海，濮阳市档案馆;李兴利，焦作市档案馆;其他作者，略 来稿日期：2020-09-23）